高校学生资助档案管理的优化路径探讨

张海蛟　付轶

摘要：高校学生资助档案是学生资助工作的基础和重要组成部分，“精准扶贫”工作开展以来，社会对高校学生资助档案管理提出了更高的要求。本文首先解析了学生资助档案管理的内涵，简要分析了高校学生资助档案管理中存在的问题，并探讨了管理的优化路径。

关键词：高校；资助；档案管理

一、高校家庭经济困难学生资助档案的内涵

高校在对家庭经济困难学生的管理过程中，对困难学生的资助所产生的基础信息是庞杂的。家庭经济困难学生资助档案广义上应包含高校在对家庭经济困难学生资助过程中所产生的、有价值的纸质文字材料、图表、照片，以及高校自身建立的学生资助管理系统中的相关信息。高校学生资助档案不仅包含专业性的文字材料，还包括电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。高校学生资助档案分为综合类、表册类、财务类、声像类四大类。家庭经济困难学生档案是高校对学生实施“奖、助、贷、补、减”等相关资助的重要依据，只有建立完善的学生资助档案才能推进资助工作的开展。

二、高校家庭经济困难学生资助档案管理的问题

1.學生资助档案管理方式不规范

第一，档案的内容缺乏统一的规范。目前，尚未有文件对学生资助档案的内容有明确的规定。学生资助档案来源广泛且分散，档案的类别复杂，有管理制度、上级部门文件、重要通知、申请表、专项资金拨付文件等。第二，档案的管理队伍水平参差不齐。资助档案多由资助中心和二级学院辅导员保管，但他们本身没有受过专业的档案管理培训，还身兼多职，处理日常琐事，必然影响管理质量。第三，学生资助档案保管时限有待明确。资助的项目类型多且杂，每个项目的保管时限不同。

2.学生资助档案信息化建设滞后

信息化的发展给学生资助档案的归档与管理带来了新的挑战。传统纸质档案作为资料留存固然有电子档案不可比拟的优势，但我们也应该看到纸质档案有占用资源、动态化管理困难等缺点。首先，传统的纸质档案在工作中相对电子档案占比过高。电子档案形式丰富多样，保存和移交更便利，可以节约物力、人力和财力，更适合学生信息的动态化管理。其次，资助信息管理系统的建设相对滞后。贫困学生的家庭经济情况变化、学籍信息移动都需及时与学生资助档案对接，这些都要求高校必须加强资助档案信息平台建设。

3.学生资助档案利用率偏低

现阶段，学生资助档案利用率偏低。首先，资助档案只是作为学生受资助的记录和凭证，没有及时跟进学生受资助后的生活、学习情况。档案中有些优秀的贫困学子事迹本可以作为励志成才典型，用来引导学生励志感恩，但实际情况是很多资助档案束之高阁，对励志感恩教育发挥的作用有限。其次，贫困生的家庭经济情况是动态且难以量化的。部分学生在贫困生认定过程中，证明材料易得，造假成本低，影响了部分贫困生档案的真实性，这必然导致后期贫困生资助工作资助档案使用率的下降。

三、学生资助档案管理的优化路径

1.加强制度规范化建设，实现管理专业化

第一，要建立规范的资助档案管理制度，明确相应的档案归属管理部门、归档时间、对应的部门职责，加强监督机制。第二，明确学生资助档案的管理内容，对照“奖、助、贷、补、勤、免”资助体系，规范档案管理内容。第三，确定相关档案的保存时限。从重要程度和保存价值来看，除了贫困生认定档案为短期保存，其他内容的材料都应长期保存，这有利于为今后的资助工作及绩效考核提供有效依据。

2.推进电子信息化建设，实现数据库动态化

第一，充分利用教育部的全国学生资助管理中心网等信息管理系统和生源地助学贷款，借助校内学工系统、学籍系统，搭建网络信息平台，共享民政部门、学校教学管理部门的相关信息。第二，加大对学生资助档案管理的资金投入，搭建集网络登记、信息更新、发布等功能于一体的信息平台，实现纸质档案与电子档案同步发展，不断提升构建网络档案查询系统的速度。第三，强化档案管理人员的电子信息归档意识，确保信息建设与人员的共同发展，提升档案管理水平。

3.提高资助档案利用率，加强学生感恩教育

一方面，要及时更新信息，及时跟进学生受资助后的学习、生活、家庭情况，将挥霍助学金、感恩意识淡薄、弄虚作假的情况计入档案，成为助学金评定的依据。另一方面，要善于挖掘资助档案背后的典型事例，加强学生的思想政治教育，把扶贫励志工程与学生的思想教育系列工程有效结合起来，将诚信教育与励志感恩教育贯穿始终。

参考文献：

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