新时期地方高校外事工作信息化的对策研究

项寅

摘要：在信息高度发展的时代，高校对外交流合作日趋频繁。能否通过先进的信息技术提升外事工作的效率和质量，关系着学校国际化发展的成败。本文分析了新时期高校外事信息建设的重要性，在研究高校外事信息建设现有问题的基础上，提出制订外事信息化建设长期发展规划及搭建外事公共服务和国际交流合作平台等建议。

关键词：外事工作；信息化建设；对策研究

随着我国教育对外开放的深入发展，高校外事活动日益增多，相关信息和数据大量涌现，之前“兵来将挡，水来土掩”的工作方式越来越难以满足全面推进教育国际化的要求。在知识全球化和信息网络化高速发展的时代，高校外事工作必须借助先进的理念和技术，设计出科学的管理模式和办事流程，通过优质高效的服务赢得世界的认可。当前，我国大部分高校都已具备了网络、多媒体等信息化建设的基本设施，并将其应用到教学、科研和行政服务等各个领域。但高校外事信息化建设目前还处于初级阶段，系统功能和服务较为单一，以简单的外事宣传和辅助管理为主。網络和信息技术的许多功能没得到充分开发和利用，对外事管理和国际交流的支撑远远不够。

本文通过分析新时期高校外事信息建设的重要性，明确信息化建设对高校外事工作和国际化发展的重要意义。在分析当前高校外事信息化建设主要问题的基础上，提出搭建外事公共服务和国际交流合作平台，建立教师因公出国、学生境外交流、联合办学、科研合作、人才引进和国际留学生六大管理系统的建议，通过高效和优质的服务，促进外事工作更好地为教育教学服务。

一、新时期加强地方高校外事信息化建设的重要性

1.优化政策咨询，提高决策能力

在大数据和网络高度发达的时代，国际合作背景错综复杂，各国形势和政策瞬息万变，高校外事活动和对外交流也随之复杂和多变。越来越多的高校和教育机构加强了对网络信息技术和手段的利用，建立了适合自身发展的国际交流合作平台和外事信息管理系统，一方面帮助业务部门提高对相关信息和数据进行收集、整理、分类和分析的能力，提高办事效率；另一方面，协助决策层进行快速决断，找到解决问题的有效方法，并为学校国际化发展提供前瞻性的思考方案。

2.加强对外宣传，促进合作交流

外事信息化建设是加强高校对外宣传、促进合作交流的有效途径。结构合理、内容丰富的网络平台，专业的在线咨询和服务窗口，是学校宣传办学动态、师资水平、专业设置、课程内容和国际化发展的有效渠道；是与外界保持密切联系的桥梁和纽带，能够促进学校与国内外教育和科研机构、企业和政府部门的沟通和交流，建立新型合作关系；是引进优秀外籍专家、学者、教师和国际学生的有效手段，为外籍人士提供来华工作、生活、交流和学习提供及时和专业的咨询服务。

3.加强部门联系，促进协同配合

加强高校外事信息化建设，不仅可以提高办事效率，促进交流合作，还有利于各部门和学院间的协同配合。区别于传统的企业管理组织架构，高校管理体现的是一种典型的矩阵型组织架构，包含了各行政部门、教学部门以及专门项目管理小组间复杂而多变的关系。因此，高校外事管理要与其他行政职能部门和教学职能部门建立全面广泛的联系，充分发挥单位间的协同作用。而外事服务系统和国际交流平台的建立将有利于数据的有效关联和资源的充分共享，促进信息在上下级、同级部门间的流通，加强沟通联系，促进协同配合。

二、地方高校外事信息化建设存在的主要问题

1.外事管理信息化的意识淡薄

目前，国内很多高校对外事信息化工作的建设缺乏重视。有些学校虽然开展国际合作交流多年，拥有多个合作办学和交流项目，外籍专家引进、师生互动等活动也开展得如火如荼，但至今尚未建立外事宣传网站；或者网站内容陈旧、结构不合理，不利于对外宣传。部分高校外事管理沿用传统纸质文件传递的工作方式，办事效率较低，不利于数据的保存、整理和调用。由此可见，许多高校尚未充分意识到网络平台和信息化管理手段对有效获取境外各类信息、加强外事部门与各部门和院系协同配合、提升外事服务质量的重要作用。

2.缺乏有效的国际网络平台

高速发展的网络信息技术彻底改变了人们的工作和生活方式，

网络成为人类获取信息的主要渠道。国际化网络平台对宣传高校国际化形象，加强与国际社会联系，拓展合作交流渠道意义重大。当前我国许多高校，特别是国际化发展处于起步阶段的地方高校，缺乏面向世界的、成熟的英文网络运作平台，主要体现在以下几个方面：首先，一些学校由于自身国际化水平不高，尚未建立学校英文门户网站，或门户网站由于院系和部门关注不够，栏目信息长时间得不到更新；其次，很多学校英文网站的设计未从国外访问者的角度出发，其网站架构和内容与中文网站较为相似，缺少外籍教师、留学生和国外高校的一些重要信息，如外籍教师聘用要求、留学生入学条件、开设专业、相关专业课程描述等，网站整体内容对开展国际合作交流工作的支撑作用不明显；最后，网络平台缺少在线咨询和服务功能，对来华学习、就业以及开展合作交流等相关问题难以给予及时和准确的答复。

3.缺乏外事管理自动化办公系统

在国家、学校相关政策和经费的支持下，越来越多的师生走出了国门，同时来华交流、学习和工作的外籍人员人数也在增多，高校外事部门的工作人员每天都要处理大量的材料和数据。比如办理教师因公出国批件和护签手续的文件、学生赴境外交流的材料、外籍专家的聘用资料、留学生来华学习材料等。据了解，一些高校的外事人员每年要办理二百多位教师的出国护签手续，有些外事人员甚至要同时兼任合作项目管理、出国来华业务办理、文件翻译等多项工作。在人员有限的情况下，工作量大幅度增加。如果不引入信息化管理手段，建立相关办公自动化系统，将会降低工作效率和服务质量，影响学校、师生外事活动的正常开展。

三、加强高校外事信息化工作的建议

1.制订高校外事信息化建设长期规划endprint

高校外事部门应通过实地考察、调研等手段，学习和借鉴其他高校开展外事信息化建设的经验，结合学校当前实际情况以及国际化发展的目标，进一步加强对信息化建设的认识，制订外事信息化建设的规划，包括阶段和长远性的目标、建设方案和实施细则。另外，要充分发挥教务、学工、科研部门、信息管理中心以及各个专业学院的协同作用，鼓励他们积极参与外事信息化的规划和建设，为平台和系统的设计出谋划策。

2.建立外事公共服务和国际交流合作平臺

根据高校外事工作涉及的领域，通过搭建外事公务服务和国际交流合作平台，建立教师因公出国、学生境外交流、联合办学、科研合作、人才引进和国际留学生六大管理系统（见图1），提高外事工作的管理效率，提升合作交流的服务质量。

根据政府和学校关于开展教师和学生赴境外研修的要求，搭建外事公共服务平台，建立因公出国人员管理系统，设计教师网上办理因公出国手续的标准流程，生成出国人员信息和数据资源，包括各类文件、表格和材料等，并提供办事结果线上查询功能；建立学生境外交流管理系统，完善“申报—遴选—录取—派出—回国”的网上办理流程，提供在线查询和咨询服务，建立学生出国信息数据库。

依托学校英文门户网站，搭建国际交流合作平台。针对国外高校，建立联合办学管理系统，提供项目介绍、专业和课程描述、办学要求等信息以及在线咨询服务；针对国外教育和科研机构，建立科研合作管理系统，介绍科研项目、实验室条件，科研合作要求等信息；针对外籍专家、学者和教师，建立引进外籍人才管理系统，提供应聘岗位描述、工资福利待遇信息、在线申请服务，建立外籍人才信息和数据库；针对外籍学生，建立来华国际学生管理系统，提供来校进行短期交流、本科及硕士专业介绍、申请奖学金要求等信息及在线申请服务。

高校外事信息化建设是一项系统而复杂的工程，学校决策层要给予政策和经费支持。行政和教学部门要高度配合，建设前须进行充分调研，统一规划和设计，建成后还须不断完善和改进，发挥外事信息系统动态性、实时性、便利性和专业性的功效。

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