谈档案数字化管理的优势与弊端

杨巧燕

摘要：档案管理数字化已经渗透到我国各个行业，为了促进档案管理数字化快速发展，必须明确档案管理数字化的优势与问题，指明档案管理工作的方向。

关键词：档案管理；数字化；优势；弊端

档案数字化管理是档案管理的主流趋势，档案数字化管理在改善档案管理工作现状的同时也存在着问题，需要对档案数字化管理的优势与弊端进行深入探讨。

一、档案数字化管理的优势

（一）提高档案管理工作效率

档案数字化管理可以提高档案管理工作的效率，有效克服了传统档案管理存在的问题，解决了档案管理工作繁重，档案管理操作繁琐等实现问题。首先，档案管理数字化是对纸制时代档案管理工作的全面升级，克服了纸制档案管理时代繁琐机械操作问题，做到了对档案资料的全面科学管理。其次，现代社会发展速度较快，呈现的档案资料也日益增多，特别是在信息化的社会环境下，传统的档案管理方式已经不能满足档案管理工作的需求，有限的档案管理人员只有使用数字化管理方式才能满足现代档案管理工作需要，解决档案管理存储空间不足，档案存储期限较短等实际问题。其次，现代档案管理工作更强调开发档案资源的使用价值，只有使用数字化的档案管理方式才能提高档案的使用价值，实现档案资料的快速检索目标，全面提升档案利用效率，同时节省了档案工作人员和使用人员的时间。数字化是现代档案管理主流趋势。

（二）提升档案管理工作质量

档案管理工作日益重视质量，全社会对公共档案数据的需要也越来越高，这使得传统的档案管理方式已经不适合现代社会需要，必须采用科学的方式全面提高档案管理工作的质量。首先，档案管理的数字化可以全面提高档案资料的准确性，解决了纸制档案管理时代错误率较高的问题。由数字化的电子设备的录入档案，大幅度的减少了人为输入造成的错误，从档案数据的收集到档案制作都按照统一的格式和标准进行，因此全面的提高了档案的精确性。其次，数字化的档案管理全面提高了档案资源的经济效益，使用电子档案可以快速的进行数据检索，可以在互联网渠道下进行实时的信息传递，档案数据资源还可以给单位决策和各种工作提供数据支撑，这对于提高档案的应用价值和发挥档案资源的经济效益有重要意义。第三，随着档案资源数字化，减少了对纸制原始档案资源的翻阅频率，通过激光拍照的方法档案资源以图片资源的形式存在，还可以借助现代的信息技术图片转换成文字，这对于减少对原始档案的损坏率，发挥原始档案资料的价值有重要的意义。

二、档案数字化存在的弊端

（一）数字化档案不满足公众需求

当前档案管理数字化的主要问题在于档案管理数字化的速度相对较慢，现有的数字化档案资源还不足以全面满足社会的需求，制约了档案资源作用的发挥。首先，我国大多数单位还缺乏专业的档案数字化设施设备，有限的档案数字化处理能力还不能实现全部档案资源的数字化存储和数字化开放，虽然档案数字化发展速度较快，但是档案数字化水平仍不满足需求。其次，我国档案数字化处理技术还处于摸索阶段，很多关键档案数字化处理技术还没有全面推广落实，这使得不少单位档案数字化管理还停留在初级阶段，档案数字化工作主要集中在纸制档案向数字化存储的过渡阶段，还没能围绕数字化档案使用开发出系列资源。第三，档案数字化管理与用户需求不对接，档案数字化资源很难实现全面共享，数字化档案资源的管理还缺少必要的系统和服务器等设备支持，因为档案数字化管理与用户的沟通交流较少，不能提供个性化服务，因此还要根据档案数字化发展目标，加快档案资源数字化进程。

（二）数字化档案技术使用难弊端

档案管理工作的数字化，使一部分档案管理人员显现出工作能力不适应档案事业发展需求的问题，暴露出现有档案管理人员水平和信息化能力不足的问题。首先，档案管理工作的数字化，要求档案管理人员掌握必要的档案操作技术，能够处理一般性的数字化档案管理工作任务，但是现有档案管理人员既缺少档案管理专业知识，又不具备档案管理信息化的操作能力，因此影响了档案数字化发展的进行和效率。其次，档案数字化需要专门的技术人才，只有依靠专业技术人才才能实现档案数据资源的开发工作，但是现有的档案管理人员缺乏创新意识，没能围绕着档案使用开发需求进行必要的创新，因此制约了档案数字化发展速度。第三，现有培训机制不能解决档案管理人员信息化能力不足的实际问题，档案数字化培训工作的针对性较低，短其培训的内容不系统，长期培训l工作开展的较少，培训与专业档案结合的又不紧密，如何解决档案人员能力的欠缺问题，建立科学的档案人才引进成为重要问题。

三、档案数字化发展建设的基本策略

（一）明确档案數字化发展规划

为了全面的做好档案数字化建设工作，必须制度完善的档案数字化建设任务，在科学分析档案工作现状的藏在，形成完整的档案数字化发展规划。首先，明确数字化建设的核心任务，那就是着力建成以数据库为核心的档案管理体系，通过数据库的建设工作来带动档案数字化各项工作的快速发展。其次，建立完整的档案数据资源的管理制度，全面提高档案数据资源的质量，保证生成的档案数据资源为历史负责，全面加强对档案数据资源的管理工作。第三，明确档案管理数字化的近期和长远目标，围绕着科学的目标体系，找准档案管理数字化工作的重点。

（二）做好必要的保障性工作

促进档案管理数字化的快速发展，应当做好档案管理的保障性工作，解决档案管理数字化基础条件不足问题。首先，加强档案管理数字化的硬件配置，根据档案管理数字化发展的现实需要，逐步的配置各种设施设备。其次，注重档案管理数字化软件系统的开发和升级工作，配套档案数据库建设，提高档案数据资源实用性，更好满足档案数据资源的使用需求。第三，形成良好数字化档案重审工作氛围，加强档案数字化的宣传工作，使更多人关注档案数字化工作，为档案管理数字化提供活力。

四、结论

本文分析了档案数字化管理的优势与弊端，总结了档案管理数字化工作的现状，并且指明了档案管理数字化只有从档案管理工作的实际情况出发，制订科学的档案管理发展规划，才能实现档案数字化管理目标。endprint