做好档案监督指导工作扎实推进档案资源体系建设

文/周 英

做好档案监督指导工作扎实推进档案资源体系建设

文/周 英

依据《中华人民共和国档案法》的规定，县级以上的档案行政管理部门主管本行政区域内档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。这是档案行政管理部门的重要职能，也是主要的业务工作和行之有效的管理手段。档案监督指导工作做的如何，直接影响着当地档案工作的整体水平。反所以，档案行政管理部门积极做好新形势下的监督指导工作，对于推动档案事业在规范化的道路上健康发展，推进档案资源体系建设具有十分重要的意义。笔者在区县档案局监督指导科工作多年，积累了一些经验和做法，与大家一起分享。

一、统筹安排工作，加强业务培训

每年年初举办全区档案业务培训班，是区县档案局年初的一项重要工作。一是能及时传达贯彻国家、省、市档案方面的法律、法规、规划、意见及地方党委政府关于档案工作的方针政策，对各部门的贯彻落实提出要求，使各部门准确把握当前档案事业的发展方向。二是全面且有侧重点地安排部署全年档案工作，细化具体工作任务。三是培训档案业务人员，使他们熟练掌握档案业务标准和各门类、各种载体档案的整理办法。

二、深入基层指导，夯实基础业务

在指导档案工作，必须把握好以下几个方面：

1.领导重视是关键

指导工作时，要经常深入基层，与单位主管领导及档案工作人员沟通交流，强调档案工作的重要性，并提出具体的要求。如，明确分管领导，配备专职或兼职的档案工作人员，配置符合条件的软硬件设施，建立健全各项档案工作制度且严格执行等。

2.各门类档案要规范整理

在指导各级国家机关、团体、企业事业单位档案工作时，要求其应收尽收、应归尽归，规范整理、安全保管，有效利用。所整理归档的档案要最大程度反映其职能工作，并确保档案资料齐全完整、安全。现阶段，整理好文书档案在各单位档案工作中占有重要的位置，要严格贯彻执行《归档文件整理规则》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。在开展文书档案业务指导时，一定要指导各单位编制本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，通过严格审核批准后，让其按照制定的办法收集材料和划分保管期限，指导工作也就事半功倍。其他门类档案如照片档案、实物档案等更能直观、形象的记载历史，反映当时的情况，也应该按照相应的标准指导整理归档，做到应归尽归。

3.将档案业务指导工作向其他领域延伸

在重点做好辖区内机关企事业单位档案业务指导工作时，还要将业务指导工作向其他领域延伸，深入推进档案资源体系建设。如：社区档案、农业农村档案、重点建设项目档案、民营企业档案、新兴经济组织档案、方言语音档案、名人档案、家庭档案等。

在指导这些单位档案工作时，可以改变以往的指导方法，多抽调人力，主动上门举办培训班，提供业务指导，现场指导整档，督促其重视档案工作。同时还可以与民政、农业、组织、财政、人事等相关部门协调配合，建立长期、有效的档案工作协调机制，以促进其档案工作规范化管理。

三、重要涉民部门，重点监督指导

按照国家档案局下发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》要求，要实现档案资源多样化，使档案资源更加齐全完整、丰富多元，覆盖人民群众的档案资源体系更加完善，必须要加强对重点部门档案工作的指导。

在规范机关各部门、企事业单位档案工作时，要加强对重点涉及民生档案部门和重点二级单位档案工作的监督指导。如民政局、人社局、卫计局、农业局、住建局、国土局、教育局、司法局等。在开展工作时，经常同其主管领导及档案人员沟通协调，充分调研论证。对产生民生档案部门的工作职责和形成档案的门类、内容及数量要做到心中有数，确保劳动就业、医保、社保、低保、计划生育、司法公证等民生档案的齐全完整与规范管理。可以从以下几个方面着手开展工作：一是对照上级相关业务标准，与其主管部门联合举办业务培训班，培训内容有直接针对性，会收到很好的效果；二是与其主管部门联合，加大对涉民档案工作的监督检查力度；三是对民生档案信息化要提出更高的要求；四是做好这些单位档案目标认证工作，提升档案工作的综合管理水平；五是可以提前接收进馆，确保安全保管，尽早提供利用。

四、做好目标认证工作，提升综合管理水平

在做好指导基础业务工作的同时，根据单位的实际情况，指导辖区内的单位积极创建档案目标认证工作，提升综合管理水平。2011年修订的《陕西省档案工作目标管理认证办法》，从档案工作管理机制、档案业务建设、档案信息化建设、档案开发利用4个方面，17个大项、80个小项对档案工作提出了全方位的要求和具体的标准。

可以说，目标认证是对档案工作质量管理体系建设的综合评价，是档案行政管理部门强化控制各单位档案管理的一种措施。开展档案目标认证工作，可以提高单位领导对档案工作的认识和关注，加大对档案工作的资金投入，对档案工作人员是一次全面的培训；能对单位的档案进行一次彻底清理，还可从根本上解决档案管理的混乱现象，杜绝档案丢失、被盗、损毁等安全事故的发生，使档案管理水平迈上了一个新的台阶。

通过目标认证的单位，档案工作各个方面都得到提升。一是硬件设施设备得以更新、补充；二是各项管理制度和业务标准得以制定或修订完善，许多单位还制定了本单位档案工作长远规划，档案的收集整理、保管利用、信息化等工作可按照认证时的标准稳步发展、良性循环；三是历年来积存的档案资料可以全部鉴定、清理、整理、归档；四是编写和续编了编研资料；五是信息化建设有显著的发展和进步，实现了计算机检索，方便查阅利用。但在指导档案目标认证工作时，注意不能搞“一刀切”。一切从实际出发，具体单位具体对待，区别不同情况，提出不同等级要求。档案量大、业务基础扎实、硬件条件好的单位可以指导其创建省AAA级，如交通局、国土分局、财政局、民政局、教育局、农林局、人社局等。档案量少、单位办公条件不允许，可以创建省AA或省A级，如妇联、工会、团委、政研室、老干局等部门。

五、强化档案行政执法和监督，确保档案资源安全

档案行政管理部门对所辖区域内部门不但要积极指导，还要督促检查。加大对档案工作的执法检查力度，可以使指导工作成效显著，两者相辅相成，缺一不可。平时指导工作时，将执法检查与业务指导结合起来，经常提醒部门领导和档案工作人员，监督其履行职责，发现问题立即提出，及时纠正，防患于未然。

加强档案行政执法检查，首先要理清权力责任清单。行政执法要符合相关程序，执法工作人员要持证执法，文明执法。每年一次或多次对辖区内机关企事业单位进行执法检查，也可以多部门联合执法。

执法检查主要内容包括以下两个大的方面：一是档案管理的基本条件。包括了领导重视情况、制度健全情况、档案库房及硬件配备情况、档案“十防”措施等；二是档案基础业务工作。包括了各门类档案整理情况，档案资料是否收集齐全、整理规范、期限划分准确、装具规范、目录健全，档案的信息化工作，档案编研资料编写和续编情况，档案查阅利用是否规范，档案移交情况、档案的鉴定销毁情况等。执法检查过程中，如果发现有以下违反《档案法》的行为，应严格按照《档案管理违法违纪行为处分规定》，依法给予相关责任人处分。一是未能妥善保管所属档案，明知档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；二是有损毁、遗失、涂改、伪造的；三是未经批准，倒卖牟利的；四是不按时归档，不按期移交的。

档案行政管理部门只有做好档案业务指导工作，各立档单位将所有应该归档的档案及时收集归档，各级档案馆室按期接收保管，及时提供利用，档案资源体系建设才能扎实有效地向前推进。所以，档案行政管理部门的监督指导工作还有很长的路要走，还需要从许多方面予以加强。

一要充实档案干部队伍，并加大对业务指导人员的培训。打铁还需自身硬，只有指导人员的政治素养高，业务能力强，才能更好的开展工作。

二要做好档案法制宣传工作，增强全社会档案法治意识，特别是要提高部门领导对档案工作认识高度。

三要加大执法的力度，严肃查处违法行为，只有严格执法，指导工作才能有更好的效果。

四是要调动基层档案工作人员的积极性，想办法留住人才，通过表彰奖励、评档案职称等方式留住人才，基层档案人员基本固定，业务指导工作就相对轻松。

(作者单位：西安市高陵区档案局)