知识管理视角下的高校档案数字化研究

赵 彦

（太原师范学院档案馆，山西 晋中 030619）

知识管理视角下的高校档案数字化研究

赵 彦

（太原师范学院档案馆，山西 晋中 030619）

档案资源是一种重要的知识资源，文章从档案数字化系统、档案知识资源管理、档案数字化服务模式3个方面对知识管理在高校档案数字化方面的应用进行了梳理，摸清知识管理在档案数字化方面的发展脉络，为其深入探索奠定一定的理论基础。

数字化；知识管理；档案知识

伴随着知识经济时代的到来，知识管理理念已逐步深入人心，并不断在许多组织机构里被推行实施。联合国国际劳工大会于1986年首次提出“知识管理”这一概念，而关于知识管理的第一篇文章《脑力》则于5年后在《财富》杂志上发表[1]，此后关于知识管理的理论研究和实践应用便如雨后春笋般涌现出来。

知识分为显性知识和隐性知识两大类，知识管理是指组织机构对存在于组织内的各类知识资源进行收集、组织、创新、利用和开发的连续动态的管理过程。知识管理作为组织内知识共享和创新的新途径，能在很大程度上提升组织的核心竞争力。

知识管理作为管理学界的研究热点，已被多个学科交叉借用，档案本身不是知识，但具有知识属性，档案资源是一种重要的知识资源，它翔实地记载着人们社会活动中大量有知识价值的事实、成功和失败的经验、技术成果和科学理论[2]。进入21世纪以来，科技迅猛发展，高校档案馆已普遍开始进行档案数字化的建设，有不少学者在探究档案数字化建设方面引入了知识管理的理念。

1 知识管理在高校档案管理中的应用

加拿大著名档案学者特里·库克[3]提出：档案工作者应该“由实体保管员向知识提供者过渡”，“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上，”“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧。”冯惠玲教授[4]提出“后保管模式”，在后保管模式中，提出比起文件实体更要重视档案文件中所包含的有效信息—知识。

目前基于知识管理的档案管理研究，主要为档案管理流程的研究，档案管理流程涉及收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计，而组织知识管理也包括战略定义、获取、创造、分享传送、利用、存储6个环节。徐拥军提出档案知识管理有4个环节：知识积累（对应档案收集）、知识组织（对应档案整理）、知识评价（对应档案鉴定）、知识服务（对应档案服务）。档案管理与知识管理的过程有一定的相似性，都是将相对分散不集中的管理对象进行收集获取，并进行整理使之有序化，鉴定创造使之优化，然后加以利用的过程，在利用的过程中又产生新的档案或知识。

2 知识管理在高校档案数字化建设方面的应用

本文选择中国知网（CNKI）、万方、维普3个中文数据库进行文献调研，截至2017年4月30日，文献分布状况如表1所示。

表1 有关文献分布状况

由表1可以看出，关于档案数字化方面的研究已是百家争鸣，文献数量很大，高校研究档案数字化也已初具规模，但将知识管理理念引入到高校档案数字化建设的研究还相对不多，未成体系。

四川大学蔡娜、姚乐野[5-6]提出要建设基于知识管理的数字化档案馆，就要以知识管理理念为指导，以档案馆所拥有的档案资源为核心，以档案知识收集和整理为基础，以档案知识挖掘和开发为手段，以档案知识应用和知识创新为目标，推动档案知识传播、共享和社会化。

2.1 知识管理在高校档案数字化系统上的应用

徐拥军[7]提出了构建“档案知识管理”系统的路径，即在基于知识管理的OA系统中实现文件、档案一体化管理、集成管理，并且用知识管理的技术方法提高文件管理、档案管理的功能。

基于知识管理的高校档案数字化，就是要在档案数字化管理的系统中嵌入知识管理的功能，按照一定的知识表示方法，利用知识生成的处理技术，借鉴知识搜索、知识地图等知识管理工具，生成有关档案本体、档案信息及档案利用人员的各种知识库，以达到档案资源的更优化管理。

2.2 知识管理在高校档案知识资源管理上的应用

高校档案知识管理是运用一系列的知识获取技术（智能搜索引擎等）和知识处理技术（数据仓库、联机分析等）形成高校档案馆特有的知识资源体系，并进行档案馆的知识资源管理。

运用知识管理技术，能对形成的各类档案知识库进行面向元数据的搜索，通过数据挖掘将元数据提取出来综合分析，发现隐含的、有价值的信息，并形成新的知识，优化档案知识资源结构，为用户提供更加合理、快捷、细化的知识服务[8]。

2.3 知识管理在高校档案数字化服务模式上的应用

高校对档案数字化的建设，归根结底是要完善档案馆的服务模式，拓宽服务领域，精细服务内容。在对知识产品进行深度加工的基础上，为高校师生提供个性化、专业化的档案服务，它主要包括以下几个方面的内容：（1）原始档案信息查询服务（档案凭证价值）；（2）文献信息加工服务；（3）参考咨询服务；（4）信息推送服务；（5）智能代理服务；（6）信息导航服务；（7）在线咨询服务。

知识经济时代用户对档案资源的需求向个性化、专深化方向发展，档案馆的信息服务人员要转变思维，不能再只是被动地接受咨询查阅服务，提供原始的、片面的信息来为用户服务，而应该站在利用者的角度上了解挖掘用户的潜在需求，与档案的利用者互动起来，为用户提供一种整合加工过的有一定知识含量的有针对性的知识服务，使档案的知识属性外化，并推动知识共享和创新。

知识管理在服务模式上的应用可归结为3个阶段：（1）了解用户使用习惯，通过对用户的基本资料信息进行跟踪、记忆和分析，默认用户的个性特征；（2）为用户提供知识导航服务，通过利用知识搜索引擎、知识地图等知识管理技术，进行多层次获取和多策略检索，引导用户查询到个人所需的信息和知识；（3）知识推送服务，运用智能的知识服务工具，结合用户的使用习惯和知识背景，对用户可能感兴趣的信息或知识，通过网络Web平台向用户进行推送。

3 结语

档案数字化是目前高校档案馆的工作重点，将知识管理引入档案数字化的建设过程中是未来的发展方向，现阶段基于知识管理的档案数字化研究已取得一定的成绩，但总体研究水平和质量不高，多是概念的解释借用，将知识管理的思想理念、技术方法套用于档案馆工作中，多为定性描述，少有实践探讨，理论性和重复性的研究偏多，实践性和创新性的研究偏少，还没有构建起合理的研究体系。

高校的主要任务就是知识传播和教育，良好的学术氛围和各类软硬件设施设备都为高校档案馆引入知识管理，构建档案专业知识库和交流共享平台提供了良好的条件，档案馆应依托于自身的资源和环境优势，充分借助高校优势，以知识管理理念为指导，多形式多途径地为用户提供个性化知识服务，加快档案知识外化进程，为高校的发展作出自己应有的贡献。

[1]陈能华.论分类法与主题法的本质分歧[J].江苏图书馆学报，1996（1）：17-20，28.

[2]吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1988.

[3]特里·库克，刘越男.电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].山西档案，1997（2）：7-13.

[4]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯，1998（6）：45-49.

[5]蔡娜，姚乐野.知识管理在数字档案馆中的应用研究[J].档案学通讯，2008（3）：54-58.

[6]姚乐野，蔡娜.基于知识管理的数字档案馆建设策略研究[J].四川大学学报（哲学社会科学版），2008（2）：124-128.

[7]徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58-62.

[8]郭玺鸣.基于知识管理的数字档案馆本体库框架构建研究[J].科技情报开发与经济，2008（6）：88-90.

Study digitization of university archives from the perspective of knowledge management

Zhao Yan
（Archives of Taiyuan Normal University, Jinzhong 030619, China）

The archives resources are an important source of knowledge. This paper summarizes the application of knowledge management in the digitization of university archives from the three aspects of archival digitization system, archival knowledge resource management and archival digital service mode. To understand the development of knowledge management in the digital aspects of archives, for lay a certain theoretical foundation for in-depth exploration.

digitization; knowledge management; archives knowledge

赵彦（1988— ），女，山西晋中，助理馆员；研究方向：档案数字化。