医疗机构档案管理模式与探讨

洪波

摘要：档案是历史的见证。医疗机构档案不仅记载了本单位重要事件历史发展的过程， 是研究医学科学发展的重要资料， 也记载了关乎人民群众身心健康、关系社会和谐的重要信息， 是民生档案的重要组成部分， 在社会主义和谐社会建设中发挥着越来越重要的作用。

关键词：医疗机构；档案资源建设；档案资源管理；医疗改革；档案事业

1 当前我国医疗机构档案资源建设中存在的主要问题

1.1 档案信息化建设意识不高

很多医疗机构对于档案信息化建设意识不足，只注重本院的经济效益和业务的发展，忽略对档案资源的管理，没有把档案资源管理当成是医院管理中一个重要的组成部分，导致整体的档案管理水平停滞不前。随着计算机技术的高速发展和大力普及，医疗机构的信息化建设步伐也得到了加快。很多医院都已经从过去手动管理逐步转型为计算机管理，并开始创建医院局域网、应用办公自动化系统以及医院信息系统等来对档案进行管理。

1.2 缺乏一套档案信息化建设管理标准

档案管理是否规范与标准是实现档案信息化建设的重要前提条件，更是提高档案信息化水平的一个决定性因素。但从实际的档案管理工作来看，还缺乏一套严格的管理制度和标准的操作流程，导致在开展档案管理收集、整理、归档、立卷、保管和利用这些工作环节的时候无法可依、无据可循，整体管理工作毫无秩序、混乱不堪。在很多医疗机构中，人事管理系统、收费系统等层次与所属的部门实际要求不符，导致管理工作出现脱节现象。例如：档案管理的数据储存的方式与接口存在着技术问题，导致数据信息没有得到有效的转换、对接以及共享，这些都给医院档案工作实现信息化管理产生了不同程度的阻碍。

1.3 缺乏统一的软件应用系统

很多医疗机构在档案管理工作中采取的管理模式主要為多部门、分散式共同管理。例如文书档案、基础档案等都是由档案部门来进行保管和储存，健康档案以及财务档案等都是由保健科与财务科来进行保管，这种分散式、多部门的管理方式促使整个管理工作没有统一的软件系统作为指导，在操作过程中形式不一，大大降低了档案的信息化水平，最终导致很多文档的缺失。同时很多医疗机构所应用的管理软件还较为落后，部分还依然应用单机版系统来进行档案管理工作，导致系统难以顺利的实现兼容、对接、升级以及更新，给系统维护增加了难度，以至于无法满足现代化管理的需求。

1.4 医疗机构基础设施建设资金投入有限

经济决定上层建筑，只有以强大的经济作为后盾，各项工作才得以顺利开展。医疗机构也不外乎此，加强医疗机构的基础设施投入，是顺利实现档案信息化建设的重要保障。但是，从当前的实际情况来看，很多医疗机构对于基础设施建设资金投入是非常有限的，如果仅仅依靠当地财政的预算来购置大量的先进设备是远远不够的，资金投入的局限性导致档案管理部门所需的设备无法得到完善，加之现有设备在逐渐老化和陈旧，成为了档案管理工作顺利实现信息化的绊脚石。

1.5 档案管理人员专业技术以及职业素养偏低

很多医疗机构对于档案的管理工作没有形成一个全面正确的认识，部分医疗机构还采用兼职人员来负责档案管理工作，导致管理人员的素质水平参差不齐。很多管理人员的知识文化水平和技能水平都较低，没有接受过系统的培训，加之年龄较大，导致他们无法正常使用计算机网络来进行档案管理，这些因素都对档案的信息化的建设与发展产生了阻碍。此外，部分管理人员责任心缺失，缺乏创新精神，不符合现代档案管理工作人員的规定与要求。

2 医疗机构档案管理的解决措施2.1强化领导， 增强档案管理意识

在建立健全档案管理工作机构、配备专职档案管理人员的基础上， 着力提高各级医疗机构干部和职工的档案管理意识， 特别是领导干部的档案管理意识。要把档案管理纳入机构管理和建设的重要议事日程， 坚持与业务建设同步规划、同步发展； 要大力宣传医疗档案管理工作， 使医疗机构的领导、管理者和职工充分认识医疗档案管理工作的重要性， 更好地支持和参与档案管理， 形成领导重视、职工参与， 一级抓一级、层层抓落实的档案管理工作新格局。

2.2建立健全档案机构，配备人员

根据国家规定， 各级医药卫生部门要理顺档案管理体制， 建立综合性档案工作机构， 即综合档案室， 负责本单位的档案工作和统一管理本单位形成的全部档案（ 病历档案除外） 。一些小型的医疗机构其内设的部门种类相对较少，由此形成的医疗材料文件数量也不是很大，这样比较有利于集中统一的管理工作。随着综合档案部门的创立，档案的工作人员也可以从中获得好处。医疗工作人员依据国家文件的规定，忠于职守且肩负高水平的文化标准，在待遇方面等同于一般的医疗技术工作者，这一点要求应该长久地保持。

2.3科学分类，建立档案管理网络

根据工作需要， 可将医疗机构档案主要分为文书档案、医疗档案和科技档案等。其中， 文书档案以行政职能部门为主， 包括党群工作、行政管理、医疗、护理、预防保健、基本建设、设备仪器和会计管理。医疗档案以临床科室为主体， 包括内科、外科、妇产科、儿科等， 尽量涵盖所有专业科室。科技档案以科研教学为主。各部门应明确兼管档案工作的负责人， 形成较完整的医院档案工作网络， 让他们收集和接收所在部门管理范围内具有保存价值的档案资料， 并做好初步的档案整理工作， 严格签字、登记、入库手续， 确保档案信息准确， 程序合法， 使档案规范化管理得以保证， 特别是医疗档案的证据性得以保证。

3.结语

综合上述可知，在医疗机构的档案资源管理工作中，还存在着信息化建设重视度不高、缺乏一套档案信息化建设管理标准、缺乏统一的软件系统、基础设施建设资金投入有限、档案管理人员素质偏低等问题。为此，只有在针对这些问题上努力完善管理制度，积极采取各种有效的措施，加强对档案的保管工作，提高档案保管的安全性，才能够促使医疗机构档案资源管理工作顺利实现信息化，根本上提高医疗机构档案管理的工作水平。

参考文献：

[1] 王桂兰.档案信息资源开发应注意的三个问题[J].北京档案，2014，18（11）.

[2] 赵婷.医疗机构档案信息化建设浅析[J].黑龙江档案，2014，11（2）.