档案管理信息化建设的重要性

扈新红

摘要：对于企事业单位而言，档案管理具有着非常重要的作用，能够为企业的管理提供一定的依据。就目前的情况而言，信息技术有着非常普遍的应用。而档案管理信息化建设也具有着一定的重要性。这在很大程度上促进了档案管理的进一步发展。 本文主要探讨了档案管理信息化建设的重要性。

关键词：档案管理；信息化；重要性

一、档案和档案管理的现状

在社会活动当中，国家机构、组织或者个人所保存的能够随时查阅的图像、文字、视频等一些记录的形式被成为档案。档案的主要类型有人事档案、教学档案、会计档案、科技档案、司法档案、文书档案、外交档案、艺术档案等。

档案管理主要分为了档案实体管理和档案信息组织。其中，档案实体管理主要指的是对档案资源进行管理，管理的内容主要为收集、整理、鉴定以及保管档案。而档案信息组织主要指的是管理档案当中所包含的信息。目前，我国主要通过建设档案资源管理来加强馆藏体系的合理性和科学性，从而体现出档案管理的现代化。和其他文献管理一样，档案管理活动主要指的是信息控制系统，能够完成对信息的输入、存贮、加工以及输出等过程。

档案管理的作用非常的明确，并且越来越受到人们的重视。随着信息化技术的应用和发展，档案管理也有着非常快速的发展。但是和社会的发展速度相比较而言，档案管理还是具有着一定的差距。这导致档案管理在发展过程中存在着许多问题。这些问题主要体现在档案建设、经费投入、设施以及态度等方面。由于领导和员工本身不具有一定的档案管理意识。这导致人们都忽视了档案管理信息化建设的重要性。

二、档案管理信息化建设的重要性

档案信息化体系的构成部分主要包含有：人才队伍建设、标准规范建设、应用系统建设、基础设施建设、档案信息资源建设等。其中，最重要的部分为档案信息资源建设和基础设施建设。档案管理的重要性主要体现在三个方面。第一，档案管理信息化建设可以提高档案管理工作的有效性。第二，在科学研究以及知识普及方面，档案管理信息化能够使服务更加的智能化。第三，档案管理信息化能够保证信息的完整性以及可靠性，并且能够提高综合分析能力。这样可以保证决策的正确性。

三、影响档案管理信息化建设的因素

（一）档案人员并没有相对较高的综合素质，并且所享受的工作待遇又较低。这在很大程度上阻碍了档案管理工作的进一步发展。档案管理工作对档案人员的专业以及技能又有着较高的要求。但是我国档案人员却没有较宽的专业面，并且也缺乏复合型的人才。因此，档案管理技术的应用仍然存在着大量的不足之处。

（二）在档案管理信息化建设当中，档案信息安全问题是其存在的主要问题。档案信息系统对于电子档案、文件等一些比较有价值的信息具有着保障的作用。因此，档案信息系统的安全性具有着非常重要的作用。而这也是当前影响档案信息化建设的主要因素。

（三）进行档案信息开发和利用是为了将档案的价值发挥到最大化，但这一体现档案价值的途径受到各种因素的影响，实现存在一定的难度，导致不能发挥档案的最大化利用价值。随着科学技术和互联网信息的爆炸式發展，各种信息和数据大量出现，然而这些信息却没有得到专业的分类筛选和利用，只是停留在简单的搜索层面，很少被利用。

（四）实现档案信息化管理，离不开领导层的支持。如果领导层不重视档案管理工作，会给工作的开展带来很大的阻碍。

四、档案管理信息化建设的具体途径

（一）优化管理人员的知识结构，提高管理人员的整体素质。通过多种渠道为管理人员创造提升的自我的平台，通过培训、深造等方式不断提升队伍的专业化水平，培养复合型管理人才。

（二）保证档案管理的安全性和完整性。档案管理会受到很多方面的影响产生损坏，因此必须保证档案管理的安全性。完善储存环境和技术，优化传播和利用渠道，确保档案各方面的安全性。

首先，从硬件和机房管理入手，通过技术手段确保储存环境的安全。在进行硬件选择的时候，要充分的考虑到硬件系统的安全性能。其次，如果是较大的企业进行档案信息化管理，应该使用本企业的内部网络，并在建立网络的时候进行物理隔离，确保网络的安全。也可以通过数据库加密以及用户分类以及备份的方式保证三竿的安全。可以施行登记保护法，根本企业物流。信息的重要性以及保密性、信息泄漏后可能造成的损失来划分安全等级，以及权限，避免未授权者看到权限范围外的信息。

（三）要重视档案管理的业务重组流程。实现档案信息化建设的背景是网络大环境，主要用到的是信息技术以及互联网技术，在管理中也经常会涉及到计算机技术。因此传统的人为档案书写、储存模式将会逐渐被淘汰，档案管理将会进入信息化、自动化时代，通过集中管理的方式，实现更高效的档案管理，这对档案管理来说是必然的趋势。

首先，实现管理模式的变化。信息化管理模式在进行档案处理的时候可以直接完成数据处理，实现档案的自动归档和统计。第二，改变档案搜索和利用的方式。互联网时代的到来为档案管理提供了极大的方便，使档案管理的效率得到了极大的提升。第三，实现档案休息化管理，需要依靠信息技术作为支撑，但由于传统管理方式的影响，一时很难改变管理思想。因此需要对当前的管理组合模式重新把进行审视，利用开放的思想，实现档案信息化管理。

五、结语

为了实现档案的信息化管理，档案管理人员可以在对档案管理和手机的基础之上，对档案管理工作的内容的范围扩大，使档案的信息化管理更具备针对性，以达到不同客户的需求。实现档案的信息化管理，也正可以更好的实现这个目标。

参考文献：

[1]崔慧.新时期卫生计生档案管理刍议[J].兰台世界，2017（S1）

[2]贾春兰.简谈档案管理工作[J].管理观察.2017（17）endprint