关于高速公路基层运营单位档案管理的调研

摘要：汉宁分公司洋县管理所档案建设，围绕《陕西省档案管理工作目标管理认证办法及标准》逐项整改完善，顺利完成了目标管理AAA级认证工作。结合管理所现状，从硬件建设方面、制度管理方面、档案归档方面、档案利用方面方面对基层管理所档案建设工作进行了总结调研。

关键词：高速；档案管理

汉宁分公司洋县管理所档案建设在市、县档案局的支持帮助下，在汉宁分公司的正确领导下，认真贯彻《档案法》、《档案条例》和国家档案局第8号令，不断加强档案管理标准化、规范化、信息化建设，加大投入力度，充分发挥档案作用，为各项运营工作的有序推进提供了有力保障和良好服務。为了进一步加强档案管理水平，该所于2012年制定了创建档案工作目标管理AAA级认证的工作计划，成立了创建工作领导小组，落实了工作人员和工作职责，完善了档案管理规章制度，严格按照档案管理各项要求，对该所自建所以来的档案资料进行了全面规范整理。对照《陕西省档案管理工作目标管理认证办法及标准》逐项整改完善，顺利完成了目标管理AAA级认证工作。

一、管理所基本概况

该所地处汉中市洋县磨子桥镇杨家湾村，改所成立于2006年7月11日， 11月21日正式运营通车，担负着汉宁高速公路（京昆高速陕西段）金水至上元观62.5公里路段的收费、养护、路政、治超、安检任务。所辖桥梁155座、隧道10 座。下设综合办公室、财务股、征费稽查股、养护股、路政中队五个股室，以及地处张骞故里的城固站、朱鹮之乡的洋县站、蔡伦封地的龙亭站三个收费站，同时下设龙亭安检站和汉江停车区。经过不懈努力，已先后建成了“省级青年文明号”“省级卫生先进单位”、“陕西省模范职工小家”、“省级文明单位标兵”。

二、档案管理基本情况

（一）硬件建设方面

该所档案室总面积约90平方米，其中，档案室库房40 平方米，档案阅览室30平方米，档案整理室20平方米，达到了办公、阅览、库房三分开。档案室内配备了密集架、计算机、打印机、复印机、扫描仪、空调、温湿度计、灭火器、吸尘器、杀虫剂、遮光窗帘等设施物品，档案室设施规范到位。加强电子文件档案管理系统的投入，管理所购买了《北京航星档案管理信息系统》档案管理软件一套，提升了档案管理的电子化规范程度。

（二）制度管理方面

一是成立了档案工作领导小组，定期召开档案专题会议，研究布置档案工作。二是进一步确立完善了档案管理网络，做到了各部门均有兼职档案人员，实现了档案工作事事有人抓、有人管的良好工作格局。三是将档案工作纳入每年整体工作计划，与各项工作同部署、同推进、同考核。四是根据管理所档案工作实际情况，制定和完善了各项档案管理制度，制定了《档案员岗位职责》、《档案室管理制度》、《档案借阅利用制度》、《档案归档制度》、《档案销毁制度》、《档案保密制度》、《档案信息系统安全管理制度》等各种制度，确保档案管理工作实现制度化、规范化、科学化管理。

（三）档案归档方面

一是加大开展档案管理宣传力度，提高全体员工对档案管理工作重要性的认识。二是加快档案管理硬件设施建设，安装了档案管理系统软件，建立档案资料计算机目录检索查阅。三是每年4月份定期对各部门文件资料进行收集整理归档，认真收集那些易散的文件，确保文件资料的完整。档案资料按照党群工作、行政管理、经营管理、路政管理、公路建设、会计档案，设备仪器、特殊载体等内容进行了科学分类和归档装盒，编制了检索工具，制定了《洋县管理所档案分类大纲及编号方案》，全所截止2016年底档案累计建立文书档案2845件（卷），基建档案218卷，会计档案548卷，实物档案81件，照片档案8册，录音录像盘24张，案卷质量符合档案标准要求。

（四）档案利用方面

为便于档案的检索和利用，档案室编制了簿式和计算机两种检索工具，管理所先后编写了《大事记》、《组织沿革》、《发文汇集》、《洋县管理所收费业务知识手册》、《洋县管理所查验偷逃漏费行为方法汇编》、《洋县管理所公路养护管理制度办法汇编》等手册汇编。除此之外，所档案室积极为分公司各业务科室的业务知识手册编辑工作提供了文字、图片等资料数据。所档案室借阅制度规范，切实为各部门查阅文件资料提供了便捷。在管理所十年所庆活动中，充分利用档案室实物档案资料，为员工进行了十年历程回顾展示，收到了员工好评。

三、档案管理中存在的不足

在总结日常档案管理经验的同时，我们也深刻的认识到一些档案管理工作的不足之处：一是实物档案的收集归档工作还需要进一步细致、深入。二是文书档案里面保管期限到年限的档案，最终销毁处理问题，需要按程序逐步实施。三是收费、养护、路政等业务股室一般性资料的存放管理有待进一步统一规范。

四、下一步档案管理展望

一是完善管理措施。定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，增强工作人员的档案意识。加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自查阅，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作。积极组织档案管理人员参加档案专业技术和业务知识培训，提高档案管理人员的业务素质。

二是提升档案管理科技水平。利用好档案信息化管理系统，按年度对文书档案目录及照片档案目录进行了数据录入，保证了档案录入工作的规范性、及时性。

三是发挥档案管理服务大局的作用。配合各部门做好档案资料的利用工作，积极协助外单位做好档案资料的查阅工作，有效助推分公司各项工作稳健发展。

作者简介：吴志友（1969.08）男，汉族，本科。陕西汉中，单位：陕西高速集团汉宁分公司洋县管理所。endprint