试论事业单位档案管理的现代化和电子化

张利萍

摘要：事业单位的档案管理也是事业单位所有重大事业中的一项，它虽然是基础事业，但是由于其特殊性和基层性，更加决定着事业单位的稳固发展。档案管理主要管理的就是单位的基本资料，人员流动、资金周转以及一些政策方针的资料文件，档案部门就是这些信息的集中营。当今社会，科学技术发展迅猛，事业单位的档案管理也随着时代的变迁发生了巨大的改变，从原来的人工管理逐渐的向数字技术管理过渡，实现了档案管理的现代化和电子化。

关键词：事业单位；档案管理；现代化；电子化

事业单位的档案管理现代化和电子化有利于提升档案管理地工作效率，有利于提升档案的利用和开发，能够有效的促进事业单位档案管理工作的有序进行。科学技术的发展迎来了新的春天，事业单位作为国家基层党政单位也要随着时代的变化改变自己的管理模式，加快自己进步的步伐，事业单位档案管理的现代化和电子化就是为事业单位其他工作的开展奠定了一个夯实的基础，保障了事业单位的工作有序进行。

一、事业单位实现档案管理的现代化和电子化的要求

1.档案的无纸化保存是先决条件

要在事业单位内普及档案管理的现代化和数字化就是要先实现单位中档案的无纸化保存。所谓的无纸化保存谷顾名思义就是，不利用传统的纸张的方法进行资料和信息的保存而是迎合时代的要求，进行数字化保存，实现档案管理现代化的第一步。当今时代，无纸化进度在国内已经有了明显的趋势，名著数字化、教材数字化、资料数字化，一切都是数字化，当年需要利用厚厚的纸张记录的信息和资料全部变成了数字化的信息，可以在互联网上进行查阅和共享，提高了信息资源管理的效率[1]。事业单位的档案管理也是同样的道理，在单位中实现档案的无纸化，就是先要将一切的档案信息通过数字化技术进行保留和存档，以便与日后的提取调用等。无纸化的档案管理有一个明显的好处就是提高了档案管理的效率，首先变便捷了管理人员的存储方式，其次，加快了档案利用者的查询速度，最后促进了档案信息和资源的管理事业的高效运行。

2.强化档案管理的电子化

档案管理的现代化和数字化最显著的特点就是信息展现方式的压缩。并不是压缩了信息的内容，而是压缩了信息存储和管理的空间。传统的档案信息都是主观可触的纸质档案，对于管理人员而言其实也是一种巨大的压力，要整理和加工这些信息资源，要花费大量的时间和精力，要保存好这些纸质档案还要花费大量的财力物力，用到专业的设备进行保存。但是数字化的档案管理，完美的解决了这个问题，它将信息压缩成数字技术，利用互联网和计算机设备，将信息保存在虚拟空间中，不会占用现实的空间，节省了很多的资源。保存档案的时候，也不必再像从前一样小心翼翼，不仅要注意档案的信息安全，更要紧的是注意档案的载体安全，有了压缩技术，将信息压缩处理，存储在虚拟空间中，就减轻了工作人员的工作压力。同时档案调用的时候也会简便快捷许多，传统的档案管理中，调用档案总是要花费很长的时间，因为很多档案放在一起，找起来很麻烦。但是电子档案查询就会简单的多，只要检索关键词或者定位档案存储硬盘就能快速的找到自己要的档案了。

二、事业单位档案管理工作的现代化和电子化的策略

1.建立健全档案管理制度

事业单位是国家基层组织单位，在单位事务的管理上都很有党性原则，事业单位的工作人员也大多数具有极强的专业素质，因此在工作过程中都有很好的约束力和专业性。尽管如此，也还是要在档案管理上建立健全基本的管理制度，只有建立了适用的合理的档案管理制度，才能树立起标杆作用，让单位的档案人员在进行工作时有所参照。合理的制度能够提高单位的档案管理事业，奠定好单位发展的基础，不论是在单位内部的管理制度还是法律上的管理制度，有要有一个完整的体系。并且档案管理制度的制定还要切实的根据自己单位的发展方向和人发展目标制定，时代在进步，管理方式和数据资源都在不断改变，制定管理制度也要有一定的契合度，能够适应于当下的企业发展，适应当下的社会经济和科学技术的发展水平。

2.提高工作人员的专业水平

众所周知，档案管理虽然逐渐在从纸质档案管理向数字化档案管理过渡，但是在管理过程中起到决定性作用的还是管理人員的人为因素[2]。管理人员的专业素养和业务水平，都会影响着事业单位的档案管理的工作，因此在档案管理的硬件设施进行更新、软件系统进行改革的情况下，也要定期的进行档案管理人员的基础技能培训和科学技术技能培训，要将档案管理的专业知识和数字技术专业知识相结合，使用到工作中，打造出一个具有高标准严要求业务能力过硬专业水平保障的档案管理团队。

3.档案的保存和查询实现现代化和电子化

计算机在世界的普及，改变最大的无疑是人们的阅读方式和存储方式，在档案管理上尤其体现出了这一点。传统档案管理的工作中是手写档案，纸质存储，档案记录人员和档案的调用查询都是一门巨大的工程量，如今随着计算机技术的普及和发展，如今家家户户都有电脑，每个企业都是现代化电子化办公，因而档案的存储和调用也逐渐的实现了电子化，数字化。档案的保存和查询是档案管理工作中的基础，因而要想实现档案管理的现代化还是要从档案的存储和查询调用着手，实现保存和查询的现代化、电子化[3]。首先，在工作交接上，管理人员接手了上任的工作遗留，第一步要做的就是核实校订，管理人员要先将档案的数据和内容以及所有的信息进行以此系统的整理和录入，信息录入完成之后要使用科学的存储方式，并且将所有存入的档案按照一定的规律进行排序，方便以后的查询和调用。

四、结语

综上，事业单位的档案管理工作现代化和电子化趋势已经是不可逆转，这是时代发展的必然要求，也是人类进步的依据，从最初的手写记录和现代的手打录入，实现了档案管理质的改变，传统的管理模式已经难以适应当下迅猛发展的科学技术，因而事业单位也不能落于人后，尽快的实现档案管理的现代化和电子化。

参考文献：

[1]葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].中国市场，2015，（28）：126+139.[2017-08-11].

[2]韩伟.事业单位档案管理的现代化和电子化[J].黑龙江科技信息，2017，（13）：252.[2017-08-11].

[3]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016，（07）：157.[2017-08-11].endprint