浅谈办公室精细化管理的心得体会

刘悝

摘要：办公室是为集团公司各部门提供管理服务等多项职能的综合性部门，在勘察设计和生产经营中，发挥着上传下达，统筹管理的紐带作用。精细化管理是一种先进的管理文化和管理方式，实施精细化管理是企业科学发展的要求，也是管理水平提升的必然选择。在新的形势下，运用精细化的管理理念和手段，进一步转变工作作风，改进工作方式，提高管理和服务质量，是对当前办公室管理工作提出的新要求。

关键词：精细化管理；办公室

办公室是为集团公司各部门提供管理服务等多项职能的综合性部门，是集团公司管理、日常服务和辅助决策的中枢，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。精细化的综合管理水平，是整个组织的润滑剂，关系到各项工作是否能够全面落实，以及各部门和人员之间是否能够有效协调、长远发展。本文从办公室精细化管理的实践出发，结合管理学理论，探讨推进办公室精细化管理的有效途径。

一、办公室工作的主要特征

（一）枢纽部门

沟通工作是办公室的一项主要工作。很多时候需要将信息归集，经过加工后再有指向性的向其他组织或部门传递。对外，办公室是一个组织的窗口，负责来访接待、上传下达；对内，是一个协调器，负责统一协调组织内部各个部门之间、领导之间的工作。作为一个枢纽部门，办公室需要在多层次、跨部门之间进行沟通往来，从而提升组织的工作效率。

（二）督办部门

办公室承担着组织内部的公文处理、政务信息、机要保密等工作，通过这些工作，建立与各个部门的信息往来。办公室通过对收发文的集中管理，对各项工作进度进行管控，进而发挥督办作用，可以有效推动各项工作顺利落实。

（三）服务部门

办公室负责组织内部后勤保障管理工作，大到办公场所，小到笔墨纸砚，任何一个环节出了疏漏都会影响工作正常开展，工作中突发事件多，面对的情况复杂。做好服务工作，可以保证组织内各项工作顺利开展。

（四）参谋部门

办公室需要为组织内部领导提供信息参考和决策建议。需要为领导安排日程，要在关键节点提醒领导，要站在领导的层面，以领导的视觉去深入了解工作，充当决策助手的角色。从而帮助领导做出科学的决策。

二、精细化管理的必要性

（一）推进精细化管理是办公室工作的客观要求

现阶段办公室的管理领域越来越宽、承担的任务越来越重，职能范围由传统的以文、秘、档为主向综合性转变，涵盖信访接待、票务管理、公文管理、综印章管理、车辆管理、重要会议活动组织、对外联络、综合协调、工作督办、行政事务、行政后勤等，一些临时任务和突发事件也大都需要办公室来牵头承担、协调落实。

在工作领域不断拓宽的同时，办公室人员却在不断精简，出现了“一人多职”、“一岗多能”的要求，这就使办公室人员忙于大量事务性工作，影响对工作细节的关注，表现为工作略显粗放、不够严谨，如常用“差不多”、“大概”、“基本上”等模糊概念；部分制度设计欠精细、细节流程不明晰、执行不到位等。

精细化作为现代工业化时代的一个管理概念，最早是由日本的企业在20世纪50年代提出的。企业管理是对企业中“人”和“事”的管理，精细化管理是对“人”和“事”的精准、精确、细致、细化的管理，即把企业中的“事”精细化，培养职业化的“人”，编写精细化制度，用制度、流程、信息系统将“人”“事”结合，做到事事有人负责，事事完成的情况有人检查，事事完成的步骤、结果有据可查、有章可循。因办公室的特殊地位和职能，所以客观上要求不断推进管理创新，切实提升精细化管理水平。

（二）精细化管理是适应新形势、新要求的迫切需要

随着集团公司对外业务不断延伸和深入，社会矛盾日益突出，不确定因素和风险因素增加，使得集团公司内外环境发生了很大的变化，这就要求办公室必须时刻保持高度的政治敏感性和具备及时应对复杂局面的能力。新的形势对办公室工作提出了极具挑战性的新要求，管理不到位就有可能忙于应付、漏洞百出，甚至造成重大损失和恶劣影响。

而集团公司科技创新对管理质量、管理能力要求的不断提高，迫切需要引入精细化管理理念，消除这些问题带来的负面影响。因此只有坚决贯彻新时期精细化管理理念，遵循现代管理学规律，秉承“严谨细致、精益求精”的工作作风，注重细节、扎实工作，整体管理水平才能不断提高。

三、精细化管理的前提是标准化建设和优化工作流程

现代管理学认为，科学化管理有三个层次：一是规范化，二是精细化，三是个性化，三者环环紧扣、层层递进，缺一不可。

标准化是以管理工作中的规律和实践经验为基础，通过制定、发布和实施标准，对其中的重复性事物和概念进行统一和规范，是规范化的进一步升华。

精细化管理要求做到规章制度、工作和操作流程的统一规范，部门职能和权责的明晰协调，这就需要不断加强标准化建设，建立适合部门实际的、切实可行的标准化体系，通过制定、优化工作流程，将概括性的标准具体化，实现标准与工作、理论与实际的有机结合，推进办公室精细化管理。

办公室在大力推进自身标准化建设的同时，以集团公司、处两级标准为基础，结合实际，加强了规范标准的流程化建设，先后制定、修订了多项制度规范，理顺了工作流程和实施细则，每个环节都有专人负责，流程清晰、环环紧扣、层层把关，在提高效率的同时，实现了管理标准和日常工作的结合。

四、精细化管理的核心是保障执行力

制度的生命力在于执行。从一定意义上说，执行比制定更为重要、更为紧迫、也更为费力。执行不到位，再健全、再完善的制度也将成为“写在纸上、挂在墙上、说在嘴上、停在行动上”的摆设。

办公室紧密围绕执行力建设这一核心，开展企业文化建设，有针对性地组织培训活动，同时严格落实岗位责任制，加强过程监督，有效保证了各项标准流程的贯彻执行。endprint

（一）坚持“以人为本”营造和谐的企业文化氛围

管理是一个互动的过程，涉及多方协调和统一，需要和谐的企业文化氛围。办公室领导班子深入贯彻落实科学发展观，上下齐心，努力营造团结协作、和谐奋进、相互尊重、相互支持的核心价值理念。坚持以工作例会、个人谈心、集体讨论及业余活动等形式，加强员工间的沟通与交流，加深彼此的理解与信任，营造出和谐融洽的人际关系；坚持“以人为本”，尊重员工心理、生理等层面的合理要求，及时反映并尽最大努力解决员工在工作、生活中遇到的困难；关心个人成长，帮助做好职业生涯设计和规划，增强职工对集体的认同感与向心力。通过企业文化建设，充分调动部门员工工作的积极性和主动性，激发爱岗敬业、勇于创新、乐于奉献的责任感和使命感，将办公室打造成一个团结一致、和谐奋进、勇于创新、成就共享、责任共担的工作集体。

（二）以提升执行力为目标组织培训

办公室注重对员工的培训教育。选派部门新员工参加新员工培训，增强对集团公司、办公室和工作岗位的了解，使他们在明晰管理流程的基础上，按照规范流程办事。

办公室十分重视好的工作方法、工作经验的延续和继承，鼓励老员工通过工作例会、集体讨论和个人谈心等形式，深化与青年员工间的沟通交流，加强对年轻同志进行“传、帮、带”，尽快提高年轻同志的素质和能力。

办公室还结合部门职能，开展公文处理与公文写作、OA办公系统培训等。进一步明晰工作范围、流程和方法，在提升管理和办事效率的同时，防止内外部员工之间产生不必要的摩擦和误会，维护了和谐的工作氛围，有效提升了员工对各项规章制度的认知、理解和执行能力。

（三）定岗定责，实行岗位责任标准化

“定岗”，就是根据办公室职能和工作流程，科学设置工作岗位；“定责”，就是明确界定岗位职责，确定工作流程的衔接节点，做到分工明确、配合协调。以精细化管理为目标的标准执行，必须建立在岗位责任标准化的基础上。以票务管理为例，为了方便职工出行，解决职工签购票难的问题，集团公司成立了票务中心，涵盖免票和签售票功能，办公室承担管理监督指导职能。在办公室的管理和推动下，票务中心明确职责分工，综合科结合服务内容科学设立岗位，将各项制度、工作流程和管理标准具体分解到每一个工作岗位中，使工作人员能够全面了解岗位职责，即便人员变动，也能确保各项规范标准和工作流程得到严格执行。

（四）加强过程管理

过程管理是强化制度执行力的关键。办公室长期强化对日常工作的过程管理，确立了例会制度，梳理工作情况，加强监督指导，及时总结经验，探讨改进措施，在年度工作计划的基础上，制定重点工作推进表和管理目标分解表，分发到每一名员工手中，明晰了人员分工，明确了工作内容，设置了时间节点。

通过例会制度，实现了对日常工作的实时跟进，确保各项工作在时间、进度和效果上的有机统一。

人们常说“细节决定成败”。办公室工作任何一个细节的忽略、马虎，都可能导致被动。办公室在精细化管理理念的指引下，管理水平不断提升，各项工作推进顺利，突发事件处理得当，服务工作井井有条，得到了集团公司领导、职能部门和生產单位领导、以及广大职工的充分认可，在集团公司多项评比中，获得先进集体称号。办公室实施精细化管理战略，不断夯实基础，继续关注管理工作的每个细节，将工作做细、做精，以一流的服务为集团公司发展提供坚实保障，为生产经营保驾护航。endprint