小型博物馆藏品全流程管理信息化研究

韩俊

摘要：中国，一个多元包容的大社会，很多小型特色博物馆也在几十年快速经济发展中不断成长壮大，但相对大型综合性博物馆存在诸多缺陷、不足，尤其是核心的藏品管理工作。本文通过界定小型博物馆定义，梳理藏品全流程管理，进行比较和分析后，阐述藏品的全流程管理应用信息化技术后，对于解决小型博物馆人手不足、账目不清、更新滞后和由于流程模糊导致不规范操作致藏品损伤等问题，从而提升博物馆的整体水平。

关键词：小型博物馆；藏品全流程管理；管理信息化

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2017）07-0101-05

1 國内小型博物馆发展现状

博物馆，作为人类文明的象征，是汇集人类智慧的圣殿。他的作用对于一个国家和地区的经济发展、社会文明不可估量。中国在经历数十年经济快速发展，多元的博物馆文化也蓬勃兴起，除了大型综合馆的建成，很多特色的小型博物馆也应运而生。

1.1 小型博物馆定义

小型博物馆，the small museum，目前国际博物馆协会尚未对此发布权威、清晰、详细的定义阐述。就国内而言，一般泛指除一级、二级、三级博物馆之外的无等级各类博物馆（包括行业专题类、区县级、纪念类的各式博物馆）。

拥有众多小型博物馆的美国在2007年由小型博物馆委员会及专业团体机构（Small Museums Committee and Affinity Group）对小型博物馆的特征做出结论：[1]

较少的年度预算（低于100000美元）及资金来源的不稳定性，较少的员工（6人以下），员工身兼多职，志愿者的职能划分（志愿者从事馆内的关键职位），藏品数量与科学管理、以及建筑与展厅的大小、参观者的数量是衡量小型博物馆的特征指标。

1.2 小型博物馆在国内的现状

根据国家文物局发布的《2015年度全国博物馆名录》[2]统计，全国（未统计港澳台地区）一共有4627家经文物局备案在册的博物馆，其中一级97家、二级223家、三级405家，无级别3902家。

在这3902家博物馆中大部分是独具特色的专题类小型博物馆，这些博物馆是整个国家文化云图中的重要组成部分，虽不如大型博物馆璀璨耀眼，但其星星点点亦使整幅文化长轴充满生机与灵动。

诚然小型博物馆受限于政策、资金、人力、物力等诸多因素，存在许多的不足和缺陷，相对于大型博物馆而言，有着很大的区别，具体见表1。

2 藏品管理全流程及信息化

藏品管理以藏品为中心，围绕藏品而展开恰当的管理与看护及相关的一切业务活动。博物馆的性质与目标决定了藏品应得到长久的安全与健康，更强调管理过程中规范有序地进行规定活动，整个活动过程都有科学动态、严格缜密的控制。离开了管理，藏品库房充其量只是间堆放贵重物品的房间而已。

2.1 博物馆藏品管理全流程

一般博物馆保管部门机构下设，征集室、编目室、总账室、仓库保管室、技术处理室、摄影室。

藏品管理工作的一般流程为：征集、接收、鉴选、登记、编目、入库、保管、提用、统计和注销等；[3]

征集，制定科学征集计划，做好科学原始记录；

接收，保管人员按入馆清册，对文物标本进行核对和必要的技术处理；

鉴选，对接收文物进行鉴定与选择，确定入藏品；

登记，对入藏文物标本分类分级，办理登帐手续；

编目，在鉴定基础上做编目及藏品档案；

入库，藏品排架、定位和建立方位卡；

保管，对藏品日常保养、管理；

提用，提用藏品，须经有关领导批准后填写凭证方可出库；

统计，季末和年终，统计藏品增减数值，并做帐物核对；

注销，因各类原因不属于本馆藏品，需在藏品账目上注明，予以注销。

同时在藏品管理的全流程中各个职能科室参与的工作和承担的职责详见图1。

2.2 博物馆藏品管理信息化

博物馆信息化建设内容一般分为三部分：数字资源系统建设、管理信息平台建设和数字化文化展示服务平台建设。这三部分承担了不同的目标：数字资源系统建设是博物馆信息系统建设的基础，管理理信息平台建设的目标是提升工作效率，数字化文化展示平台建设的目标是加深博物馆知识受众的文化感受。[4]

在数字化博物馆中，所有资源都以数字化为最终结果，图2显示，数字化资源可分两类：藏品原生资源和藏品再生资源。藏品原生资源指藏品自身所具有的物质价值和文化价值。藏品再生资源指藏品原生资源通过展览、交流等方式与受众互动后所产生的新价值，是对藏品原生资源的衍生资源。藏品原生资源信息大多直接来自藏品本身，通过利用先进的测量、采集技术设备，实现对其数字信息化。[5]

藏品的信息是一切博物馆活动的本源，是后续服务、管理的基础。日常的博物馆藏品管理工作中，藏品管理信息化实际是一种关于藏品相关活动的有效监控，突破传统博物馆藏品管理工作中存在的瓶颈，大幅有效提升藏品管理工作的效率，完成前端藏品数字信息和后端库房排架的实物藏品数据同步，这些都能在应用藏品管理信息化后得以实现。

藏品管理全流程信息化主要通过管理系统的形式得以实现，系统的模块主要依据藏品管理流程，详见表2。

3 小型博物馆藏品管理流程及信息化应用思考

3.1 小型博物馆藏品管理流程

小型博物馆规模小，预算与资金也较少，没有复杂繁冗的机构设置和人员编制，一般3-6人就实现博物馆的日常运作。因此在符合规范的前提下，定制合适灵活的藏品管理流程是必要且急需的。

通过对一般博物馆藏品管理流程的梳理，在确定核心工作（藏品的接触、原始资料与账本的保存管理等）必须由专职工作人员处理，其他工作可以做一定优化和外包处理。endprint

（1）征集工作，依靠社会的专业机构或专业人员，如委托当地大型综合博物馆代为征集或聘请原从事征集的专业人员兼职；

（2）接收（核心工作），由2名博物馆专职人员处理；

（3）鉴选，待入馆藏品到一定数量后统一请专家与本馆人员成立临时鉴定小组，对藏品进行鉴定、筛选、定级等工作；

（4）拍攝，由专业摄影公司处理；

（5）修复与复制，由国家文物局认证的专业公司处理；

（6）登记与编目，由经培训的志愿者或兼职人员系统录入，由专职人员负责审核造册；

（7）入库与提用（核心工作），藏品出入库工作必须由专职专人处理；

（8）统计，设定权限后由兼职人员操作；

（9）注销（核心工作），专职专人处理。

小型博物馆由于预算、人手、场地限制的缘由，一般相对大型博物馆每个年度征集的数量不会太多，因此上述非核心工作可以累积一定数量级别后统一交付兼职者、志愿者，或发包专业的第三方公司完成。

3.2 小型博物馆藏品管理流程信息化

小型博物馆藏品管理全流程信息模块基本等同于一般博物馆的藏品管理系统模块，主要通过用户权限的有效设置，将原来征集室、编目室、技术处理室、摄影室的用户分别分配给兼职人员、志愿者、专业认证公司员工，核心工作用户权限分配专职人员。

藏品信息化系统在保证所有相关藏品信息得到数字化的前提下，同时能够有效控制流程，如必须有鉴定委员会签署的文件备案后，方能进入藏品基本信息的登记环节；藏品必须确认方位信息（库房货柜层号）后，方能操作藏品提用的环节，否则无法进行，从而有效规避了因人为因素导致的失误与误差。

在小型博物馆藏品管理流程的诸多工作中，专职人员主要职责有：

（1）确保核心工作的安全进行。

（2）严密监控与及时指导非核心工作的正常展开，使之活动进程出于可控范围内。

（3）对所有汇总的信息化数据做规范、科学的审核，保证数据的真实、完整、规范、无误。

4 结语

信息化管理系统的特点是可以将日常常规工作有效地整合，大幅提升效率，有效减少对人力、物理资源的依赖，规范有序推进工作，规避由于信息沟通不畅导致的资源、时间的损耗，并一定幅度减少由此产生的费用，降低总体支出。

对于小型博物馆来说，藏品工作专业且繁杂，按照大型博物馆方式或传统手工方式操作，客观条件明显无法支持其正常运作，更无从谈起藏品的有效管理。藏品管理流程信息化能有效解决人手不足，资金有限、账目不清、更新滞后和由于流程模糊导致不规范操作致藏品损伤等问题。通过藏品管理信息系统，基本可以在只有3名全职工作人员的情况下便能有效的进行库房与藏品的全流程管理。

因此，藏品全流程管理信息化工作对于小型博物馆而言意义重大，不仅确保博物馆的核心藏品工作有效运作，还能释放有限的博物馆人力资源开展其他必要工作，从而大幅提升该博物馆的整体水平。

参考文献

[1]周小园.论小型美术馆（博物馆）的现实意义[D].中央美术学院，2012，（05）.

[2]北京博物馆学会.博物馆藏品保管工作指引[M].中国书籍出版社，2012，（04）：117.

[3]胡锤.故宫博物院的信息系统建设[J].数字图书馆论坛，2010，（1）：92-98.

[4]韩红芳.数字博物馆模型研究及应用开发[D].浙江大学，2005，（03）.endprint