关于房管档案数字化发展的探讨

刘璟怡

【摘 要】在我国科学技术水平越来越高的影响之下，大量先进的、现代化、智能化、数字化的科学技术运用在各行各业当中，各个领域都在朝着数字化的方向稳步发展。房管档案同样也不例外，在新时期下房管档案的信息量骤增，提升房管档案工作成效，推动其实现数字化发展也成为房管档案不可逆的一大发展趋势。基于此，本文将立足于房管档案的内涵与特点的基础之上，通过简单介绍房管档案实现数字化发展的意义，简要谈谈笔者关于房管档案数字化发展的相关思考。

【关键词】房管档案；数字化建设；发展意义

由于以前房管档案信息数量比较有限，因此采用人工管理的方式基本上能够满足房管档案管理要求。但自从进入到大数据时代以来，房管档案信息数量呈指数式骤增，同时人们对于查询和施工房管档案的需求量也越来越大，而以往的人工管理方式显然已经难以继续满足房管档案管理要求。为此，推动房管档案的数字化发展已经势在必行，这也是房管档案在新时期下实现长久稳定发展的根本路径。

一、房管档案的简要概述

（一）具体内涵

在我国的住房保障工作以及房屋管理工作当中经常会产生大量的信息数据和历史记录，涉及住房保障、物业管理等众多领域，通过将其进行系统整理并建档保存后即可成为房管档案。各项房产管理中产生的重要数据和信息资料均完整、真实地记录在房管档案当中，为外部人员对房产情况的查询等提供至关重要的参考依据[1]。

（二）实际特点

房管档案与其他专业档案最大的不同在于其具有明显的动态化特征。由于房产本身会因为转让、买卖活动或是房屋自身外部条件出现变化如房屋征收等因素的影响，而出现房产所有权的变化，因此房管档案需要随时根据房产变化情况进行更新变动。而这也要求房管档案管理工作必须具有较好的动态性，使得房管档案能够始终与房产情况保持一致。另外，作为房地产行政管理工作的重要依据，房管檔案可以有效证明人和房屋之间的权利关系，因此从这一点上来说，房管档案还具有明显的凭证性，而在每一个行政区划当中只允许存在一所房地产发证机构，因此房管档案及其管理工作还具有区域性的特点。

二、房管档案实现数字化发展的重要性

（一）提升工作成效

房管档案的数字化发展本质指的就是在管理房管档案当中灵活使用包括计算机技术、互联网技术等在内的众多现代化数字技术，将房管档案资源根据实际工作需要转化成各种各样的载体形式，最后使用数字化的存储手段对其进行妥善管理，实现房管档案信息资源的高效利用。因此实现房管档案的数字化发展能够有效提升工作成效，在计算机等专业化设备的辅助施工之下，将有效改善当前使用人工管理模式存在的弊端和问题，从而以更短的时间更加精确地完成房管档案的管理工作。

（二）优化工作水平

通过实现房管档案的数字化发展，可以有效改善当前在房管档案管理工作中各业务部门相互分离的情况，利用互联网等将各个业务部门相互连接，并将大量纸质的、难以长期保存的房管档案转换成数字格式，也可以有效控制房管档案管理成本，利用整体房管档案管理工作水平的优化提升[2]。

（三）建立服务体系

在数字化发展过程中，房管档案的管理和运行方式均将发生不同程度的创新变化，房管档案以及相关资源信息将真正实现优化整合和统一利用，受此影响，房管档案综合管理信息平台将得以建立，在这一平台的运作之下人们可以更加高效便捷地利用房管档案信息资源，同时在搜集和整理分析房管档案方面也创造了有利条件，原本分散的业务得以实现有机整合，内部工作效率也将因此得到全面提升。由此可见，房管档案实现数字化发展具有十分重要的现实意义。

三、关于房管档案数字化发展的相关建议

（一）积极建设标准的房管档案体系

房管档案实现数字化发展的基石便是拥有标准、规范的房管档案管理体系，利用这一体系能够有效明确数字化时代下房管档案的各项管理行为，考虑到当前有一些房产部门在管理工作当中相比于产权更加重视户籍，因此导致在管理房管档案方面存在明显的随意性和滞后性。为此，推进房管档案数字化发展，必须从建设标准的房管档案体系入手，依照现行的相关法律法规，与房管档案当前的工作情况紧密结合，制定出即合规合法又具有可操作性的规章体系。譬如说目前已经出台了大量有关电子档案和电子文件移交、归档以及管理的规范标准，在该类文件的指导之下，房管档案的数字化管理工作将更加具有方向性和规范性。另外，我国当前也出台了有关建设数字档案的相关规定和指南，在扫描房管档案并对其进行数字化处理的过程当中，可以根据指南与规定中的相关要求与流程进行操作，此举不仅能够有效保障房管档案数字化发展的有序进行，同时也可以在很大程度上增强数字化后的房管档案的安全性与完整性。

（二）搭建房管档案的信息数据系统

朝着数字化方向发展的房管档案必须尽快将当前众多纸质的甚至手工记录的房管档案信息资源转化为数字格式。在此过程中，工作人员首先可以通过使用扫描仪将其传输至计算机当中，此后利用带有识别文字的专业软件进行精准识别即可。而如果房管档案信息比较少或重要等级相对比较高，则可以考虑使用人工录入的方式将档案信息转换成电子文本格式[3]。另外，为尽可能拓展计算机中保存房管档案的存储空间，工作人员可以将原本占用大量内存的图片或其他媒体格式的房管档案统一转化成数字化的原文格式，并利用专业的功能软件对档案中的文字格式等进行统一调整，以有效提高数字化房管档案的规范性和统一性，为之后其它人员查找和使用房管档案提供便利。相比于其他的方式，使用扫描仪将房管档案转换成数字化格式能够最大程度的保留原本的档案信息，避免因后期的加工而影响档案信息的真实度和完整性。此外，工作人员需要积极利用计算机技术、互联网技术等搭建其房管档案的信息数据系统，在这一系统当中完成房管档案的数字化格式转换以及分析处理、保存等一系列管理工作，通过配合使用专业化的工具和软件，进一步完善房管档案信息数据系统功能的完善性，使其可以更好地为房管档案实现数字化发展提供相关服务。endprint

（三）实现房管档案信息的共享传输

经过数字化处理后的房管档案信息需要通过高效的传输平台完成自由传输和共享，才能有效发挥房管档案信息资源的有效性，提升房管档案的利用率和管理水平。在此过程中，工作人员需要将房管档案信息传输与数字网络系统相连接，构成一个完整的传递网络，使得房管档案信息能够突破时间和空间的约束，实现多项远程档案信息传递。管理人员需要严格遵循统一通信协议，利用现有的网络连接优化整合各个业务部门单位的计算机资源，并通过设置相关的服务器使得个体计算机也能够在接入网络之后与其他计算机之间实现房管档案信息的自由共享与传输。

（四）重视保障房管档案信息的安全

在数字化发展当中虽然使得房管档案的管理成效得到有效提升，但房管档案信息资源的安全性也受到了一定威胁。因此为保障房管档案在数字化发展当中仍然能够实现长久稳定的发展，还需要管理人员加大重视保障房管档案信息资源的安全管理[4]。这也要求管理人员在构建和使用房管档案信息数据平台以及相关系统的过程中需要积极在其中安装能够有效抵御外界恶意程序和木马病毒等攻击的防火墙和杀毒软件，在每次启动运行房管档案信息数据平台和系统之前，工作人员均需要统一进行网络病毒及系统程序的全盘查杀，为房管档案信息数据的共享和交互传递创造良好环境。此外，为避免因内部问题而影响房管档案信息的安全性和完整性，还需要工作人员定期对网络环境进行仔细检查，保障插头、网线等连接正确；与此同时，根据不同工作人员的职权范围为其设置一定的使用权限，工作人员在登录使用房管档案信息数据平台和系统时，首先需要进行个人身份的验证，而在查询和使用房管档案信息数据时也只能在自身权限范围之内完成相关操作，利用此种方式有效提升数字化发展路程上房管档案信息的安全性和可靠性。

（五）构建数字化房管档案工作团队

房管档案的数字化发展是一个持续的、长期的过程，需要大量的专业技术人员作为坚实的后盾保障，为其提供源源不断的智力支持。因此在实现房管档案数字化发展的过程中，还需要加强对房管档案的数字化人才团队的建设，可以通过组织现有工作人员积极参与计算机网络技术培训活动，使其能够掌握基本的管理和开发数据库以及房管档案数字化信息系统的能力。不仅如此，房管档案管理人员也需要重视提升自身的职业素养，正确意识房管档案的重要性，在工作中能够始终保持较高的安全管理意识；在工作之余也可以主動学习数据技术、网络通信技术等，以更好地为房管档案的数字化发展贡献自己的力量。

四、结束语

总而言之，在当今的信息经济时代之下，人们对房管档案管理工作提出了更高的要求。通过积极建设标准的房管档案体系，搭建其房管档案的信息数据系统并为房管档案信息实现共享传输提供广阔平台等方式，推动房管档案实现数字化发展的目标，使得房管档案能够用更加智能、高效的数字模式完成房管档案的管理、利用等工作，在有效落实房管档案管理工作的基础之上，力求能够充分发挥出房管档案服务社会与基层群众的优势作用。

参考文献：

[1]谢靖.浅议房管档案的信息化建设[J].上海房地，2016，11：45-47.

[2]沈银娇.新形势下如何发挥房管档案的社会服务作用[J].档案天地，2013，12：47-48.

[3]陈璐瑶.房管档案信息化建设[J].科技视界，2014，17：197-199.

[4]龚靖.房管专业档案创新管理的思考[J].中国档案，2011，03：42-43.endprint