综合档案馆电子文件管理体制研究

刘萍

【摘 要】随着计算机技术的发展和普及，产生了大量的电子文件，为此，综合档案馆对于电子文件的接收力度大大增加，以期更好的保管电子文件。电子文件进馆，极大的冲击了传统档案管理体质，难以与电子文件管理需求相适应。因此，在综合档案馆中，针对电子文件，应对管理体制进行建立，提高电子文件的管理效率和管理质量。基于此，本文结合综合档案馆电子文件管理体制的重要性，在相关原则的基础上，对电子文件管理体制的构建策略进行了研究。

【关键词】综合档案馆；电子文件；管理体制

近年来，随着计算机技术、电子技术的应用和普及，电子文件大量产生，对于相关的管理体系，也提出了更高的要求。通常情况下，在综合档案馆中，可以利用既定程序，实现电子文件的管理，其管理架构主要是依据电子文件实际需求来设计。基于电子文件的实际管理需求，综合档案馆应当对电子文件管理体制进行细致的研究，认识到其中的重要性，并遵循一定的原则，对管理体制予以建立，使电子文件档案管理机制更加成熟，管理效率得到进一步的提升。

一、综合档案馆电子文件管理体制的重要性

在综合档案馆当中，对电子文件管理体制予以建立，与电子文件管理需要是相契合的，在电子文件管理中，制定制度标准、配备管理人才、设计管理功能、建立管理机构等，都具有重要的意义[1]。在电子文件大量产生的背景下，以往纸质档案管理体制，难以充分满足实际需要，而电子文件又具有较高的独特性，所以综合档案馆必须针对电子文件管理需求，制定相应的管理体制，从而为电子文件管理工作提供更加充分的依据。随着电子文件的不断发展，相应管理体制的制定，已经成为了一个客观性的要求，现今综合档案馆的主要管理对象，正逐步转变为电子文件，因而对于相应管理体制，也提出了更高要求。通过制定管理体制，可以为电子文件管理，提供充分的组织及制度保障。此外，档案信息化建设，也为电子文件管理体制的构建，提供了标准规范、数字资源、技术人才等客观条件。

二、综合档案馆电子文件管理体制的构建原则

对于综合档案馆来说，在电子文件管理体制的构建当中，必须遵循一定的原则，主要包括创新性原则、适应性原则、系统性原则、一致性原则等，从而实现管理体制的良好构建，并能够发挥出真正的效用。在电子文件管理体制中，要积极实现组织及制度创新，不断摸索和发现更为有效的管理方法。电子文件管理体制，本身就是与电子文件管理要求相适应的，而随着电子文件的发展变化，管理体制也应不断的完善和改进，以满足适应性的原则。在综合档案馆，电子文件管理体质的构建，是一项系统性的工程，其中囊括了各个电子文件管理体制的相关要素[2]。因此，在管理体制构建中，必须对系统性原则进行遵循，对各方面协调发展予以加强，使各个要素功能都能得到充分的发挥。此外，管理体制构建还必须遵循一致性的原则，需要和国家档案工作原则相一致。综合档案馆电子文件管理体制的构建，需要对国家档案工作原则精神进行坚持，将当前管理体制中的不科学、不合理之处。

三、综合档案馆电子文件管理体制的构建策略

在综合档案馆中，电子文件管理体制，作为一个有机整体，需要滿足方便利用、长久保存的要求，在机构的基础上，结合功能需求及制度标准，利用人才的力量，实现规范化、科学化的电子文件管理。首先，在管理机构上，应将传统档案管理机构改变，积极建设电子文件中心，最终建设和实现数字档案馆。其次，需要对权限合理划分，对功能需求全面设计。电子文件管理工作中通常会涉及到一些其它机构，因而要对责任主体加以明确，对权限合理划分，避免管理中产生矛盾冲突。在功能需求设计中，要对附加功能、辅助功能、主要功能、基本功能予以充分考虑，满足电子文件管理需求，并确保电子文件管理质量和管理效率。

在构建电子文件管理体制的过程中，需要充分关注和重视人才的作用。人才作为重要的核心，在电子文件管理中，发挥主导性作用，对于电子文件管理质量有着直接的影响[3]。所以，综合档案馆要对人才意识进行树立，对人才需求加以明确，进而实现人才机制的建立。最后，要注意对制度标准体系的建立，在制度体系建立中，包括电子文件工作、软件管理、硬件管理等，都需要对相应制度进行建立，以确保电子文件管理工作的有序进行。对于标准体系的建立，需要涵盖技术、业务、管理等方面的标准。对标准先行的意识进行建立，给予标准建设充分的重视，在工作中着重开展标准建设。例如，可采用国际通用性标准，根据管理需求联合相关部门，并建立地方、国家相关标准，在技术发展的前提下，对标准实施完善和修订，以确保综合档案馆实现更为有效的电子文件管理。

四、结论

电子文件作为当前一种重要的文件形式，在综合档案馆中，对于管理具有很高的要求，传统管理体制，无法实现其管理需求的满足。对于综合档案馆来说，随着电子文件量的不断增加，在管理上也面临着更大的压力。因此，要充分认识到电子文件管理体制的重要性，遵循相应的原则，采取有效的策略，对其管理体制进行建立，确保综合档案馆电子文件管理的有序进行。

参考文献：

[1]陈琛.政府电子文件管理体系的改进方法研究——基于滨海新区文档中心模式[J].天津档案，2017（1）：21-22.

[2]白莽，陈娟.地方高校档案馆的建设与管理——以北京建筑大学为例[J].高等建筑教育，2016，25（6）：174-177.

[3]张勇.北京市综合档案馆数字档案信息资源业务全流程管理研究[J].数字与缩微影像，2015（1）：19-22.endprint