浅议如何加强科技档案管理的几点措施

张建平

前言

科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，概括起来就是科技档案的管理和利用。做好科技档案的管理工作，是开展利用工作必须具备的前提条件。做好基础工作，充分发挥科技档案的作用，主要包括以下几点：

一、准确性、完整性要求是科技档案真实性的保证

对科技档案而言，“科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件”是科技生产活动的直接记录，客观反映了科技生产活动的历史过程和科技对象的实际面貌。准确、完整是科技档案质量的保证。

科技档案的准确性就是要保证“两个一致”。“首先表现在相关科技档案材料之间，互相对应，彼此协调，内容一致；其次，还要能够如实地记载和反映科技对象的变化，同科技对象的实际面貌保持一致。”科技生产活动的不断发展和科技对象自身的变化，对科技档案的准确性和完整性产生很大影响。一方面，静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化；另一方面，相关的科技档案总是在不断地形成，致使原来有的科技档案从相对的完整、准确到不够完整、准确。

就完整性而言，就是要保证科技档案齐全、成套，不能残缺不全。一是应建立的科技档案种类，项目必须齐全；二是每个科技项目的档案材料保持成套性，即一个科技项目所形成的全部科技档案，客观地记述了这一科技项目的进展过程及成果，是一个有机的整体，不可任意割裂分散。

为了保证科技档案的准确性、完整性，在科技档案工作实践中人们建立了灵活的归档制度和科技档案更改、补充制度，

以最终维护科技档案的真实性。

二、更改补充是科技档案准确性、完整性的保证

档案作为原始凭证材料，是不允许更改和补充的，肆意更改或是添加补充违背档案的形成规律。造成档案记载内容与事实不符。《档案法》第 24 条规定，对有涂改、伪造档案行为的要依法追究行政刑事责任，可见国家对档案的真实性已从法律角度上加以保证。任何档案一经形成，是不允许更改的，此为法律所规定。科技档案也不应当例外。

在日常的科技档案归档工作中，关于归档时间的规定灵活而实用，可按项目结束时间、按工作阶段、按子项结束时间、按年度，随时归档。在归档时，还考虑到科技档案的现实性特点，即科技档案必须同它所记述和反映的科技对象一致，避免因科技档案内容的相对静止与科技对象的动态变化之间的矛盾，导致失真失准的科技档案无法满足它的现行使用功能。归档时间的灵活多样与科技档案现实性特点，使得我们在科技档案工作实际中，建立、健全了更改、补充制度，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充，这已成为行之有效的科技档案管理方法。

其次，科技档案完整性要求补充科技档案材料，以保证成套性。任何科技生产活动总是围绕一个项目或某一特有现象进行。规律性地形成了一系列文件，他们既以不同的工作阶段相区别，又在内容上紧密衔接，构成了一个有机整体。一个项目，一项科研活动的设计完成，在时间上是需要相当的跨度，一般在子项结束或某一阶段完成时，其形成的科技文件即可归档保存。但单个子项的完成并非代表整个项目的结束，后面子项形成的科技文件会依次补充进来。

除了科技生产活动的延续性，客观存在的合作性也要求补充科技档案以满足成套性。同一项目往往需要几个单位的通力合作，共同完成。由于各个单位归档的角度不同，要达到成套，需要各个单位的互相补充，达到数量与质量完整的辩证统一。

在此，我们需要弄清“科技档案的更改补充”只不过是由于人们受认识水平限制而沿袭下来的一种习惯表达。理论意义上的“科技档案更改”除了“包括对已归档科技档案材料的更改，更大程度上包括的是应该归档但尚未归档披称作为科技文件或科技档案原件、复制件的更改。还包括另行制作科技文件对科技档案的修正更改。可见“科技档案更改”这一提法，具有特定意义。

三、对科技档案真实性的进一步分析

（一）档案的真实性包括内容的真实和形式（载体）的真实档案的真实性，“指的是档案文献本身是真品，另一方面，指的是档案文献所记述的内容是真实可靠的。由于档案是历史的凭证和原始的情况材料，所以人门把它称作真实的历史记录，这是从大量的实践中得出的理性认识。同时应该指出的是，对档案的真实性，需要辩证地理解。

并且，我们不应将内容的真实性与正确性混为一谈。客观事物在不断发展变化，人们的认识也随之发生变化。在一定时期内认识不可避免存在一定局限，加之社会生活的复杂性，以致有些文件内容所描述的某些事件的现象，不符合或不完全符合客觀实际，从而削弱了内容的正确性，可这不能说明其内容的不真实。正如人们不会因科学发展，越来越显示出“日心说”的局限性和错误性，而将哥白尼进行长期研究所形成的一切档案材料都认为是虚假的而加以剔除销毁。推而广之，由于主客观原因造成的档案内容的不正确，不可等同于档案内容的不真实。只把档案形式或档案内容的真实与否作为衡量档案真实性的唯一标准，各执其理，不仅对档案理论发展无益，而且其偏颇的作法也无法运用于工作实践。对于科技档案也是如此。可以说，只有形式和内容都是真实的，才能构成档案的真实性。

（二）更改补充保证了科技档案内容的真实和形式（载体）的真实

科技档案的本质属性是原始记录性，它犹如物体运动留下的轨迹，客观地体现和反映物体运动。它是与科技活动的进行同步产生的。这是科技档案区别于其他相邻事物的突出特点。

原始记录性实质上是形成过程的原始性、真实性，即保证是第一手材料，是原件。科技档案的备查考性充分说明它的形成是有意识的，科技人员在完成现实任务的同时，必须有意识地形成完整、准确、系统和规范化的科技档案材料，以供查考，这种“有意识性”保证了科技档案的本质属性。

四、结束语

总之，科技档案内容的真实与形式（载体）的真实是一致的，它们共同构成了科技档案的真实性。对科技文件的更改及对原有科技档案的补充这一行为既从准确性和完整性上保证了科技档案内容的真实性，又保证了科技档案形式（载体）上的原始性、真实性。所以说，更改补充后所形成的科技档案是更为真实的档案。

参考文献：

[1]陈兆祦，和宝荣.档案管理学基础[M].北京中国人民大学出版社，2008.

[2]王传宇.科技档案管理学（修订本）[M].2010.endprint