档案管理的网络化及其保护策略

廖小菱

【摘 要】随着科学技术的不断发展，网络与信息技术也开始进入到了人们的日常生活中。在档案管理工作中，要主动运用网络管理信息技术，以此来满足档案管理网络化的需求。但是也应当要认识到网络化管理中的问题，提出相应的保护措施，提高管理的质量。基于此本文针对档案管理网络化进行了简要阐述，并提出几点个人看法，仅供参考。

【关键词】档案管理；网络化；保护策略

在计算机技术的不断影响下，也给档案管理工作带来了全新的发展空间。在开展档案管理工作时，将网络技术与现代管理方法综合在一起，可以有效实现档案管理的目标。因此，要运用好网络信息管理技术，深入到各个环节中去，以此来满足发展的需求。

一、档案管理网络化

对于档案管理网络化来说，其实就是从档案管理的原则上入手，以实现档案管理的目标为方向，最大限度的使用现代化的网络技术，引进先进的技术设备，从而满足档案业务与网络技术之间的需求，确保档案可以实现长期保存的目标，满足社会发展的需求。可以说实现档案管理网络化是传统档案管理想数字档案建设发展的必然，同时也是满足资源开发与利用的基础。因此，在实现档案管理网络化的过中，就要做好长期保存工作，并提供相应的查询与保护措施。但是在这一过程中也应当要认识到实现档案管理网络化不仅提高了档案管理的效果，同时也带来了一定的问题。如一些工作人员自身存在着专业能力不高与操作技能不强等现象，这样也就很容易造成数据出现损坏或是设备发生故障等问题。加之受到操作系统长期不升级等因素的影响，使得档案管理网络化存在着一定的安全漏洞，很容易被黑客或是病毒所攻击，从而造成档案管理系统出现瘫痪，甚至是数据损坏等问题[1]。

二、档案管理网络化的保护措施

（一）确保馆藏数字化

在开展档案档案网络化的过程中，就要先从档案资料分类的基础上来进行，建立出相应的档案数据库，以此来满足档案自动化管理的需求，提高后期检索与备份的效果。只有真正加强信息库、全文库以及实物存放之间的关联性，才能满足档案信息化建设的需求，提高服务的效果。可以说实现档案馆藏数字化不仅可以提高信息检索档案的效果，同时也可以便于人们对查阅详细的档案资料，从而明确存放位置。因此，在实际中就要加强现代技术的运用，提高对档案的开发与利用效果，发挥出档案的社会效益，确保档案原件，為提供数字化服务土工帮助，避免因突发事件而造成档案被损坏事件的发生。

（二）做好档案管理软件开发工作

借助现代化信息技术，结合档案服务中的相关要求，开发出有针对性的档案管理软件，以此来为人们提供扫描文件、目录数据库等服务。在实际中还要从档案纸质资料上出发，以此来作为目录数据库中的依据，借助相应的扫描技术来实现单个或是多个图像上的存储，并按照相应的原则来对图像进行命名，确保文件名与目录之间的一一对应。其次，是要确保档案号与文件档号上的一致性，借助完善的功能管理软件，以此来提高对档案资料的管理效果，为相关数据的检索提供条件[2]。

（三）做好档案管理的网络安全保护工作

对于网络安全问题来说，已经成为了影响档案信息安全的重要因素之一。所以为了实现档案资料保护的目标，不仅要做好计算机硬件上的维护工作，同时还要从档案管理人员的安全意识等方面出发，确保安全设施建设的质量，提高网络化管理的效果。第一，要提高管理人员自身的安全意识。结合现阶段管理人员存在的不足，就要做好完善工作。首先，要积极组织管理人员进行档案管理网络化的培训工作。从培训内容上来说，不仅要包含基本的网络化管理内容，同时还要加强安全防护上的培训，以此来帮助管理人员通过安全培训来认识到安全隐患的影响，从而提高信息安全意识。其次，是要定期开展相关会议，不断提高信息安全意识的培养工作，或是通过印刷相应的宣传手册等来提高员工的安全意识，鼓励相关部门中得到管理人员参与到计算机网络安全培训中去。第二，要做好安全设施的建设与维护工作。通过加强档案管理网络化安全设施上的投入，以此来满足实际的需求。从操作系统以及防火墙等方面出发，要做好各个环节上的把握工作，或是可以设计出访问受控，以此来确保档案信息的安全性与保密性，避免不法分子借助非法访问来窃取资料。其次，是要做好机房计算机管理工作，通过将单位内网与外网进行物理隔离，并完善防火墙以及安全设备等，以此来保证网络硬件与软件上的安全。此外，还要建立出相应的预警机制，结合网络信息情况定期开展检查工作，确保档案管理工作可以满足实际的要求，并结合管理措施来提高网络信息上的安全性[3]。

三、结语

综上所述可以看出，由于我国的档案管理网络化还处于发展的阶段，所以必然会存在着一定的问题。因此，针对这一现象要做好调整与完善工作，认识到现阶段造成档案管理网络化存在问题的原因，以此来提出有针对性的措施，保证档案管理网络化可以满足发展的需求。

参考文献：

[1]刘家真.我看档案保护的管理策略与技术方法[J].图书情报知识，2006，（01）：50-52.

[2]齐鑫.论档案管理网络化及其保护对策[J].办公室业务，2015，（15）：67-68.

[3]单艳梨.浅谈档案管理的网络化及其保护[J].企业技术开发：学术版，2011，（01）：112-113.endprint