基于内外双流程的航空情报档案工作新模式

戴丽娟

【摘 要】以知识管理为导向来进行航空档案管理，是航空档案管理的发展趋势和重要目的。无论是从档案收集创新拓展成为知识积累，还是进一步扩大档案收集范围，形成“大档案观”概念，固化隐性知识，控制显性知识，都是航空档案管理的重要途径和方法。本文以航空情报档案工作为出发点，在航空机载产品的设计生产知识管理的基础上，进一步“活化”航空档案知识，改变航空情报档案后保管范式，建立航空情报档案与航空机载产品设计生产同步进行的新范式，以“需求提出-获取知识-反馈差距-知识提升-新需求产生”为知识积累的外部提高流程；以“知识分析-查漏补缺情况分析-与相关专业互动-产生新知识”为知识积累的内部提高流程，通过内外部双流程的高效运作，使得航空档案专业融入航空设计生产流程中，使得以前的“死”的档案管理、“死”的知识管理，变为随着航空机载产品设计生产进程而变化的“活”的知识工程。不仅有力于航空情报档案工作的质的提升，更加有力于发挥航空机载设备设计生产过程正情报档案工作的不可或缺的作用。

【关键词】知识管理； 档案管理； 航空机载产品

0 引言

早在2001 年，冯惠玲教授[1]就提出：在“夹缝时代”，档案人员“应该将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理”。现在，越来越多的学者及情报档案工作者[2-3，8-9]清楚地认识到，知识管理是档案管理未来发展的必然方向，应该“以知识管理为导向创新拓展档案管理”。陈道兰[4]对中国知网（CNKI）收录的国内2000-2012年555篇档案学硕博学位论文进行了研究，发现我国档案学硕博学位论文的研究热点主要体现在档案的开放与管理、数字化档案、档案信息服务、档案利用、企业档案的信息公开、人事档案等几大方面。这些热点也体现了我国情报档案工作的发展重点和方向。在这些研究热点中，高校研究所等研究机构更关注于档案信息查询工具的高效性研究，从目前看主要运用数理统计的一些工具方法来对档案情报信息如何快速准确的进行提取和分拣[5-7]。而企业，尤其是航空设计生产企业作为创新的主体，其情报档案工作不仅仅需要高效的检索工具和方法，更需要高效的管理手段和流程。在这方面，李海燕[8]、胡伟敏[9]等人在企业工程技术档案知识管理及企业档案知识信息化数字化管理流程和方法方面做了一些有益且值得借鉴的研究和应用工作。虽然大家对“档案管理就是知识管理”已经达成共识，然而相对遗憾的是，如何进行知识管理，如何更高效的结合企业自身特点进行知识积累和传播，情报档案工作人员如何在企业中做到知识传播的主导者，等等，这些方面的研究还相对较少。本文以航空情报档案工作为出发点，在航空设计生产知识管理的基础上，进一步“活化”航空档案知识，改变航空情报档案后保管范式，建立航空情报档案与航空设计生产同步进行的新范式，以“需求提出-获取知识-反馈差距-知识提升-新需求产生”为知识积累的外部提高流程；以“知识分析-查漏补缺情况分析-与相关专业互动-产生新知识”为知识积累的内部提高流程，通过内外部双流程的高效运作，使得航空档案专业融入航空设计生产流程中，使得以前的“死”的档案管理、“死”的知识管理，变为随着航空设计生产进程而变化的“活”的知识工程。

1 航空情报档案外部提高流程——与航空设计生产的“并行”开展模式

传统的档案服务大都是后保管范式，属于航空设计生产工作快结束或结束后专门抽一定时间来进行整理技术管理相关工作，形成相应的报告提交档案服务部门。当用户产生了实际的需求后，临时到档案部门查阅档案。有时，由于需要办理繁琐的审批手续，或遇上领导、档案人员出差，或碰巧公司放假等原因，用户的需求常常不能得到及时的满足。情报档案数字化或信息化的发展和提高也仅仅是将一些原先需要手工签字或手工查阅的工作转为计算机电子签字和电子查阅。情报档案数字化信息化工作并没有解决传统档案的后保管模式。

目前，航空机载产品设计生产普遍采用并行工程模式，航空机载产品边设计边生产边服务，航空产品设计生产过程中所涉及相关专业不仅在设计过程中紧密配合，并行设计，同时，也与相关生产单位、供应商紧密配合，及时互通输入与输出。这种并行工作模式极大地提高了航空机载产品设计生产活动的效率。

随着航空机载产品设计生产活动的日益复杂和与航空档案情报工作的交流日益频繁，传统的档案服务工作显然对航空设计生产活动产生了一些影响。其实，航空档案工作和航空设计生产工作的关系完全可以借鉴航空设计生产中的并行工程模式，通过构建合适的工作流程和步骤、构建每个步骤的工作机制和程序文件，航空档案情报工作完全可以与航空设计生产活动并行进行，与航空机载产品一样同步产出相关情报档案。航空档案工作与航空机载产品设计生产工作的并行工作模式示意图如图1所示。

2 航空情报档案内部提高流程——基于知识的自我提升流程

航空情报档案工作不仅仅对航空机载产品设计生产提供知识的相互服务，而且自身也可以利用自己专业工作的知识储备特点，结合诸如文献[5-7]提及的知识挖掘等工具，结合大数据工程的分析工具和方法，自发的对知识进行自我管理与自我提升。自我提升主要从知识的查漏补缺、知识的相似性确认与推荐、知识的前瞻性判断与指引等几个方面，如图2所示。

3 航空情报档案的工作新模式

过去，相对于其他航空机载产品设计生产工作而言，航空情报档案工作不直接参与设计生产，总被认为是辅助服务工作。其实这是一种错觉，航空情报档案工作是一个重要的技术服务工作，而且不能被动的服务，要主动的服务，因为知识服务的基本特征就是主动服务。基于以上的内部提升流程和外部提升流程，航空情报档案工作的新模式应该是——内外提升双流程良好互动下的主动服务新模式。示意图如图3所示。

4 结语

本文以航空情报档案工作为出发点，在航空机载产品设计生产知识管理的基础上，进一步“活化”航空档案知识，改变航空情报档案后保管范式，建立航空情报档案与航空设计生产同步进行的新范式，以“需求提出-获取知识-反馈差距-知识提升-新需求产生”为知识积累的外部提高流程；以“知识分析-查漏补缺情况分析-与相关专业互动-产生新知识”为知识积累的内部提高流程，通过内外部双流程的高效运作，使得航空档案专业融入航空设计生产流程中，使得以前的“死”的档案管理、“死”的知识管理，变为随着航空设计生产进程而变化的“活”的知识工程。

【参考文献】

[1]冯惠玲.拓展职能——“夹缝时代”档案职业的生存之策[A].21 世纪的社会记忆—中国首届档案学博士论坛论文集[C].北京：中国人民大学出版社，2001：105-112.

[2]徐拥军.从档案收集到知识积累[J].山西档案，2009（2）：13-18.

[3]徐拥军.企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究[J].档案学通讯，2007（5）：50-54.

[4]陳道兰.我国档案学硕波论文的研究热点[J].科技情报开发与经济，2014，24（1）：141-144.

[5]刘滨，秦冰清，蒋祖华.一种新的聚类分析距离算法[J].成组技术与生产现代化，2004，21（2）：45-47.

[6]吴香华，牛生杰，吴诚鸥，秦伟良.马氏距离聚类分析中协方差矩阵估算的改进[J].数理统计与管理，2011，3，30（2）：240-245.

[7]张翔，王士同.一种基于马氏距离的可能性聚类方法[J].数据采集与处理，2011，1，26（1）：101-106.

[8]李海燕.浅谈航空公司工程技术档案管理[J].中国民用航空，2009，1（97）：63-64.

[9]胡伟敏.ARJ21飞机项目电子档案及其管理[J].航空档案，2006（3）：10-13.

[责任编辑：田吉捷]endprint