当代大学生档案意识调查研究<br/>——以云南地区为例

当代大学生档案意识调查研究
——以云南地区为例

2017-09-04刘大巧

云南档案 2017年8期

■ 刘大巧徐娟

当代大学生档案意识调查研究
——以云南地区为例

■ 刘大巧徐娟

随着我国档案事业的发展，档案与民众生活的联系较以往更为密切，档案与大学生的参与度也较以往提高。但总体上，大学生的档案知识仍处于匮乏状态。论文在数据分析的基础上，对云南地区高校学生档案意识进行调查研究，针对大学生档案意识薄弱的现状，提出实行高校档案统一管理，创新服务理念、做好档案利用服务，加强档案普及教育与宣传等对策。

档案意识档案管理云南大学生

随着社会和经济的快速发展，档案从单纯为国家机构服务转向为全社会服务，从封闭的机要服务转向开放服务，这种“国家模式”向“社会模式”的转变使档案与每个人都息息相关，档案与社会的联系较以往更为紧密。高校作为培育社会人才的主要机构，其档案意识应成为检验社会档案意识的重要指标。调查研究大学生档案意识，对于分析高校档案意识乃至社会档案意识具有重要作用。论文在文献研究的基础上，对云南地区大学生档案意识进行调查研究，研究对象涵盖在校大学生和毕业生。本次问卷调查随机选取了云南地区151名在校大学生，调查显示大学生的档案意识普遍薄弱。针对大学生档案知识匮乏、档案意识薄弱的现状，提出实行高校档案统一管理，创新服务理念、做好档案利用服务，加强档案普及教育与宣传等对策，普及与宣传对象既包括大学生和教职工。

1.档案意识相关概念概述

意识（英 consciousness；德 Bewusstsein；法conscience）是指高度发达的物质——人脑的特殊机能和属性，是客观世界在人脑中的主观映象①。陈兆祦认为档案意识是“对档案的含义和重要性有所认识。”②丁海滨认为“档案意识，是指档案管理活动中档案工作者的意识，是档案管理者在档案管理活动中表现出来的意识形态。”③李国庆认为档案意识完整准确的表达应该是：档案意识是人们对档案和档案工作的认识及其态度。档案工作作为一项事业，不仅存在于档案部门，而且存在于社会各个部门、单位。档案意识不仅存在于职业档案工作者，而且存在于社会各界，因此它包含着职业档案意识和社会档案意识两个部分。④胡琦认为，“所谓档案意识，即是人们对于档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。”大学生档案意识是指大学生对档案和档案工作的了解程度。当代大学生对档案是否具有积极的价值取向和认同感？是否具有收集、建立、保管和利用与己有关的档案信息的自觉性？这些问题都与大学生的档案意识的强弱有关。⑤笔者认为，档案意识是人们对档案及档案工作这一客观存在的反映，包括对档案概念、特点、性质、价值的认识，也包括对档案工作性质、地位、作用的认识。大学生档案意识即大学生对档案的概念、性质、价值的认识，以及对档案工作地位、性质、作用的认识。

2.云南地区大学生档案意识现状

2.1 在校大学生的档案意识普遍薄弱

本次问卷调查随机选取的151名大学生中，档案专业学生占10.6%，与档案专业相关的占15.23%，非档案专业占74.17。调查显示，62.91%的学生熟知档案的本质属性，但仅有30.46%的大学生去过学校档案馆或公共档案馆，37.55%的大学生从未去过学校档案馆或公共档案馆，甚至有31.79%的大学生表示不知道学校档案馆或公共档案馆在哪。大学生平时对档案关注较少，当档案关乎个人利益及前途时，如入党（团）、继续深造（出国、考博、考研）、求职、参加比赛等，大学生才关注档案。

图一

此次调查中，仅有7.95%的大学生很清楚学生档案的内容，14.57%的大学生则完全不知道学生档案包括哪些材料。74.17%的大学生模糊知道学生档案的作用，11.26%的大学生则完全不知道学生档案有什么作用。

图二

图三

24.5%的学生完全不知道毕业后如何处理自己的档案，59.6%模糊知道如何处理。在“毕业后进入非公或民营企业，你的档案应存放在？”52.98%的同学认为应存放在企业人力部门，18.54%则不知道档案应该存放在哪里。流动人员人事档案包括非公有制企业和社会组织聘用人员的档案，流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案⑥。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。51.66%的学生不知道毕业后档案在学校的最长保留期限，仅有18.54%的学生清楚档案在学校的最长保留期限是2年。值得欣慰的是，81.46%的大学生认为很有必要接受档案知识的培训。

2.2 毕业大学生档案意识有待增强

据档案工作人员介绍，大学生因毕业时未关注档案，后期因工作需要再来查找档案去向、补充人事档案的不为少数。从图四可看出，2015、2016年几乎每月均有毕业生来档案馆查询档案去向。他们大多不清楚学生档案的内容，对档案与自身发展的重要性不甚了解。因从未见到过自己的档案，在学习生活中未遇到因档案问题而影响自身发展的情况，故而往往认为档案无用，在毕业时未对自己的档案给予必要的关注。但因工作调动政审、职务晋升、落户、办理社保等需要档案作支撑材料时，才想起查找当初不为自己重视的档案。

图四云南大学档案馆2015、2016年查阅档案去向统计表

3.大学生档案意识薄弱原因分析

3.1 传统档案管理体制和历史观念根深蒂固

首先，档案集政治性、机密性、保密性于一身，受传统档案管理思想和历史观念影响，一方面各高校档案管理部门还不同程度地存在“重收集保管，轻利用宣传”的现象，档案与大学生生活的融合度远远比不上图书等其他资料。另一方面，档案常常被笼罩上神秘的外衣，大学生对档案及档案工作认识不到位，认为档案馆是神圣的、不可轻易进入的地方。其次，复杂的档案利用手续，减退了大学生利用档案的热情。在查阅档案时，需要携带本人有效身份证件，代查还需要授权查档委托书、单位介绍信等手续。看似复杂的档案利用手续，常常使大学生对查阅档案望而却步。再次，混乱的档案管理体制使得大学生难以全面了解本校档案管理模式。当前，部分高校已实现将学生档案纳入档案馆集中管理，但大部分高校的学生档案仍由学生管理部门管理，如：本科生的档案由学生处管理，研究生的档案由研究生院管理。然而，学生管理部门形成的转递档案名册、转递档案存根等综合档案通常由本部门保存1-2年后又移交至档案馆。绝大多数学生不清楚本校学生档案管理体制，不知该去哪个部门查找自己的档案。在本次调查中，28.48%的学生不知道该去往何处查询档案去向，这也正好印证了大学生对于本校的档案管理不甚清楚。传统“重藏轻用”的理念仍深存人心，加之对档案管理缺乏了解，使得大学生利用档案的意识薄弱。

3.2 学校档案普及教育缺位

本次调查中，档案学专业及与档案学专业相关的大学生占25.83%，接受过档案相关教育或培训的仅为22.52%，77.48%的大学生未受过档案相关的教育。大学生在校期间未能接受系统的、全面的、有针对性的档案教育，即使是档案学专业的学生，虽然学过档案管理学的课程，但对于本校的档案管理也是知之甚少，对学生档案的内容、功能、管理缺乏了解。在本次调查中，81.46%的学生认为很有必要进行档案教育与培训，这也从侧面印证了学校档案知识宣传不到位。此外，学校对档案知识宣传方式单一。大学生对档案管理的认识，往往是由于自身需要，实际查档后才得以初步了解学校管理档案的方式，而这过程又常常面临不知去往何处查询的窘境。受诸多因素影响，档案管理部门主动宣传档案管理的基本常识较少。部分高校会在本校网站上公布档案管理、档案利用、学生档案作用的基本常识，但由于我国学生从小几乎从未接受过档案普及教育，在大学期间也未受过专门的、系统的档案普及教育，大学生对学生档案缺乏系统、全面的认识，又受档案无用论的误导，导致大学生很少主动关注档案管理或档案利用的信息。宣传方式单一，大学生不关注档案基本常识，导致大学生对关乎个人利益的档案缺乏正确的认知。

3.3 弃档、重新建档弱化档案重要性

随着我国经济体制的改革，非公有制企业增多。非公企业在录用和管理员工时不注重档案里的历史描述，更注重求职者简历和工作能力体现的证明材料，这导致许多从业者对档案的概念和重要性认知模糊。据人事部全国人才流动中心、北京市人才服务中心、中国上海人才市场、中国北方人才市场、中国南方人才市场以及四川、贵州等省人才交流服务中心的不完全统计，全国至少有60万“弃档族”。⑦与之相应的“重新建档”日渐兴起。有些单位在引进人才时，因转递档案困难，承诺“重新建档”，档案的缺失并不影响今后的职业生涯。“弃档”和“重新建档”现象更强化了档案无用论，一定程度上造成了大学生对学生档案功能及重要性的错误认识，未能对学生档案给予足够的关注和重视。事实上，虽然可以补办新档案，但补办的新档案不能还原原始的档案材料，以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，难以通过档案材料真实、完整地反映个人的经历、能力，档案材料的不完整也将影响日后工作和生活。

4.增强大学生档案意识的对策分析

4.1 转变观念，实行高校档案统一管理

大多数高校档案馆只管理综合档案，人事档案、学生档案则分别由组织部、人事处，学生管理部门管理。针对此种现状，有必要将全校档案集中统一管理，即将全校所有档案纳入档案馆进行统一管理。人事档案、学生档案、综合档案均纳入档案馆进行统一规划和部署。实行集中统一管理便于消除部门之间的隔绝，便于对档案信息资源进行有效整合和利用。对于多校区管理的学校来说，查阅档案不再需要在多个校区之间往返，也无需申请跨馆互查，在档案馆便可查阅到所有可查阅的档案。学生档案意识薄弱与档案馆的社会地位存在一定的关系，因为不了解档案馆的职能，甚至不清楚档案馆在哪里，在此次调查中，37.75%的受访人员从未去过学校档案馆，31.79%的受访人员表示不知道档案馆在哪里。不清楚档案馆的职能，用档案少，对档案不关注，档案意识自然难以增强。实行“大档案”管理后，大大方便了用户前来利用档案，提高了档案利用的社会效益，有利于提升档案馆的社会地位，档案馆和档案工作得到越来越多的关注，大众利用档案解决实际问题的欲望提高了，无疑档案意识自然增强了。

4.2 创新服务理念，做好档案利用服务工作

受历史观念的影响，“重藏轻用”的观念仍影响着现在的档案工作人员。近来中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出要建立健全方便人民群众的档案利用体系，鼓励大众到档案馆利用档案。在当前的新形势下，档案工作者要转变观念，创新服务方式，做好档案利用服务工作。首先，在服务理念上，转变档案只为“政治”服务的理念，主动服务。在确保档案安全的情况下，积极为广大师生提供档案利用服务；其次，简化利用手续。符合利用档案条件的，在明确查档者的身份时，主动提供利用服务。对学生档案坚持适度开放的原则，学生档案的目录应向当事人开放，让当事人了解自己的档案都有哪些内容，以此强化对档案的认识，同时也有利于查缺补漏，及时补充完善个人档案。另一方面，利用者在特定范围内只要履行一定的手续都可以查阅学生档案；最后，充分运用现代信息技术，创新档案利用方式。积极加强档案馆网站建设，努力实现在线查档服务。当前，一些高校档案馆网站已实现在线查档服务，从递交查档申请到获得最终查档结果，均可在网络上实现。云南地区在这方面仍有待加强建设。充分利用新型媒体形式的优势，通过微信、微博、慕课等形式提供馆藏内容介绍、查档咨询及档案管理的知识。大学生越来越多地利用档案来解决自身实际问题，对档案的认识便会逐步增加，档案意识便逐渐增强。

4.3 增强档案意识，档案普及教育与宣传先行

缺乏基本的档案常识是大学生档案意识薄弱的主要原因。通过普及档案的基本常识，有助于深化学生对档案及档案工作的认识。对大学生进行档案知识的普及教育主要分三个阶段：新生入学阶段、在校学习阶段以及毕业前夕。

①新生入学阶段是普及档案知识最佳时期。这一时期的教育方式以讲座为主，内容主要为档案保管机构的简介、馆藏内容介绍、查档相关手续等。另外，带学生实地参观档案保管机构，强化学生对档案及档案保管机构的印象；发放档案馆指南、全宗指南、档案利用手册等宣传册，进一步加深对学校档案馆、馆藏档案的认识。

②在校学习阶段是档案知识普及的巩固阶段。在此阶段主要以开展选修课的方式来进行。最好由有实际工作经验的档案管理员进行授课，授课内容主要为档案管理，将档案管理实践与理论有机结合。另外，鼓励学生到档案馆实习，通过参与档案管理的实际业务来强化对档案、档案工作的认识。引导学生到档案馆查阅档案，通过查阅档案解决学生实际问题，以此增强学生对档案的认识。

③毕业前夕，个人档案的处置是毕业生最为关心的问题之一。这一时期适宜采用专题讲座的方式进行档案培训，内容主要为档案的转递、保管以及如何查询等。比如，在机关、事业单位就业和在私营企业就业的档案管理有何不同，个人需要做什么；暂时未就业的学生档案如何处置，以及滞留档案在校保存的最长期限等。

除此之外，积极加强档案的宣传，宣传对象包括在校教职工、在校学生以及毕业大学生。比如，通过网络宣传档案馆的突出事迹，强化大众对档案馆的了解与认识；在档案馆网站上公开档案机构设置、档案基础业务介绍以及查阅档案需要注意的事项等，有条件的还可在网站上实现自助查档服务；充分利用新型媒体形式的优势，通过微信、微博、慕课等形式提供馆藏内容介绍、查档咨询及档案管理的知识；设置学校档案日，开展档案知识有奖竞答，通过让更多的大学生参与档案知识竞答来宣传档案馆及档案的重要作用。对档案了解得越多，通过档案解决的问题越多，档案意识自然得到增强。

大学生档案意识薄弱是当前普遍存在的现象，增强大学生的档案意识，既需要高校加强对大学生以及对教职工的档案知识普及教育与宣传，也需要档案工作人员增强职业档案意识，不断提高职业素质，把档案及档案工作参与到、渗透到高校工作各领域，甚至社会实践活动各领域，以此来增强人们对档案及档案工作的认识。当然，增强大学生档案意识更需要社会的关注与行动，社会档案意识增强了，大学生的档案意识自然也会得到增强。

注释：

①[德]马克思、[德]恩格斯著．中共中央马克崽恩格斯著作编译局编译：《马克思恩格斯选集》第1卷.北京：人民出版社.1995年版.第72页。

②陈兆祦，黄坤坊编著.简明档案学词典.北京：中国档案出版社.1993.第44页.

③丁海斌.档案学的哲学与历史学原论[M].沈阳：辽宁大学出版社.2011.11，第6页

④李国庆.档案意识纵横谈[J].档案管理，1987，(04):25.

⑤胡琦.大学生档案普及教育[M].武汉：湖北科学技术出版社.2010.11，第2页

⑥中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知.人社部发〔2014〕90号.2014.12.10

⑦吴邦志.人事档案管理体制改革之探[J].北京档案，2005，03:25.

[1]陈海静.当代我国大学生档案意识现状调查及对策分析——以苏州地区在校大学生为例[J].档案学通讯，2012，(01):89-93.

[2]尹美京，任凤仙.档案意识与档案工作的关系之我见[J].档案学通讯，2008，(03):83-85.

[3]徐欣.整合高校档案资源实行“大档案”管理研究[J].档案学研究，2008，(05):28-31.

[4]杜宇.浅谈高校人事档案知情权的实现[J].档案管理，2016，(05):94.