档案整理工作的基本原则探讨

包吉蕾

摘 要：档案整理工作本质就是按照一定的原则与方式，将一些相对零散的信息或者文件归档，并且使之具有系统性与联系性，便于保管与利用。因此，档案管理工作必须要遵循一定的原则。随着社会发展，档案的地位不断提高。优化档案整理成为当前的重点之一。因此，必须要对档案管理工作的原则加以明确。笔者结合档案整理工作的基本原则，对我单位的档案整理的相关内容加以分析，希望能够为我单位档案整理工作的优化提供帮助。

关键词：档案整理；基本原则

通常来说，档案在未整理前都具有零散性、无规律性，而档案整理的最终目的，就是将其依靠一定的规律串联，为后续的保管与利用提供便捷性。随着社会的发展，档案也逐渐多元化。无论是事业单位，还是企业单位，都会随着自身的发展形成一些资料，而这些资料对于某些决策与日后的发展都具有十分重要的作用。因此，必须要加强管理。为了保证对档案整理工作的有效性，必须要按照一定的原则来实施。明确档案整理工作的原则，也就成为当前档案管理的主要任务之一。

一、档案整理原则的内涵

根据《档案法》的相关规定，其基本原则为：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。随着近年来，档案的重要性加强，这不仅成为了档案整理的原则，又成为了档案工作的一大特点。而在实践中，人们逐渐将这个原则深化与扩展。当前，部分學者也认为，档案整理工作的原则，可以概述为：以原有档案整理为基础，并且保持其中具有的历史性与联系性，更好地实现其管理与利用。从这两个原则来看，其基本原则包含了三点：第一，统一领导，分级管理；第二，确保档案的完整与安全；第三，便于档案的利用与保存。我单位根据档案整理工作的基本原则，制定了对应的档案保管期限表。将不同部门的档案管理时限化。根据档案的具体内容，其时限也会存在一定的差异。由此可见，档案整理工作也需要具体到对应的单位和部门，方可制定对应的策略，以保证其运用效果。

二、档案整理工作的原则解析

（一）统一领导，分级管理

该项原则是我国档案工作的组织原则与管理体制。在国家的发展中，其实际上行是由不同的主体所组成，每个主体的责任与义务不同，其发展历史也会存在差异，自然，形成的档案也有明显的区别。国家档案实际上囊括了各个领域的档案，因此，其不可能实现统一管理。再者，就单位而言，不同的部门档案也会存在差异，在管理上自然要加以区分。就如同我单位，将档案管理根据部门加以划分，可以分为党支部、办公室、业务科、防雷管理科四个主体。每个主体的档案特点不同，在整理上也会存在差异。分级管理能够有效地提高管理效率，促进档案整理工作的发展。

（二）确保档案的完整与安全

该项原则是档案工作的基本要求，也是保证档案工作顺利进行与合理运用的基础。通常来说，在确保档案的完整时，需要从两个方面表述，第一，确保档案数量的齐全，也就是档案中所包含的资料不可缺少或者遗漏；第二，在质量上确保档案的完整，不可存在人为的分割或者零乱的堆砌。而在维护档案安全时，也需要从两个方面表述，第一，档案的保密措施。部分档案对于单位或者企业而言，具有十分重要的作用，如果泄露，将会直接影响单位的发展；第二，档案的寿命延长。尽量降低人为因素的档案破坏，使得其使用价值最大化，使用年限最长化。就档案的寿命而言，在我单位的档案管理中，针对不同部门的不同文件都将其寿命具体化，其以永久、30年、10年作为界限，来对其档案管理进行引导。

（三）便于档案的利用与保存

该项原则实际上就是档案工作开展的出发点与根本目的，也是检验档案工作效果的主要标准。在我单位的档案保管期限表中，明显可以看出，对于一些利用价值较高或者具有较长使用时限的材料，其保管的期限也会相对较长。例如，在党支部的党支部年度工作总结、计划、干部任免、换届选举材料，会议记录等文件保存时，其要求年限是永久。这类型文件会影响单位的发展方向与具体运行，价值较高。自然需要长久保存。

三、结束语

档案是一个主体发展的记录，会因为主体的不同而产生内容的差异。我单位作为气象局，其中很多资料对于区域发展都具有十分重要的作用。因此，在档案整理与保存上，更加要注重其安全性与完备性，避免因为某些事故产生纠纷而缺乏对应的档案支撑，使得单位利益受损。明确档案整理工作的基本原则是档案整理理工作开展的必要前提，能够有效地提高管理人员的积极性与责任心，从而使得档案整理工作得到优化。

参考文献：

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