档案管理工作中的几点思考

缪建萍

摘要：档案信息管理是现代档案管理工作中不可或缺的一部分，为适应现代信息化管理的要求，电子信息在档案管理工作中的开发与利用，是档案管理工作走向规范化与科学化的客观需要。笔者根据多年的工作经验，主要针对档案管理工作中存在的几点问题进行分析，并提出相关的管理对策。

关键词：事业单位；档案管理；管理系统；管理制度；

档案管理工作是相对而言比较轻松的工作，可是随着科学技术的不断更新，科技给档案管理的工作带来了极大挑战。档案管理要求的是专业性，机密性，政策性为一体的工作。随着信息技术的飞跃发展，档案管理工作必须与时俱进，创新求变。新形势下的档案管理必须丰富档案信息资源建设，提高档案管理人员素质，创新档案服务机制，强化档案服务功能。

一、档案管理工作中的几点问题

档案管理凭借其纷繁复杂的工作特点，一直以来受到人们的广泛关注。档案资源作为具有巨大价值的信息资源也被越来越多的人所重视，对档案资源利用的同时，档案的保密工作也更加受到重视。

（一）档案管理工作意识淡薄

事业档案管理工作是保证事业单位工作协调发展合理的重要保证，为单位人员调配提供理论依据，间接的提高了事业单位员工的工作效率，也是事业单位真实性的根源所在。但是，当前事业单位缺乏对档案管理工作的重视，认为档案管理工作可有可无，所以缺少认真管理的态度和工作程序，还存在秩序混乱的现象。而且，档案管理容易存在漏洞和缺陷，导致档案内容真实性难以保证，不能从根本上实现人员的科学调动与调配，导致事业单位人力资源调整存在问题，影响事业单位人事档案管理工作的进一步发展。此外，由于事业单位领导及个人没有对档案管理工作起到应有的重视，导致档案管理工作流于形式，进而致使档案管理工作无计划性、无目的性，严重制约了事业单位的健康发展[3]。

（二）档案资料收集不齐全

档案在国民经济发展、文化创新、科技进步等方面具有积极的影响作用。在日常生活中，很少人会去检索档案，也就不会发现档案中存在的问题。其实，也就是因为档案收集的不够齐全，资料不齐全就不会有人去查询。这是对档案管理工作一个极大的挑战。一些必要的信息没有及时的收集到，这就会造成档案中一部分信息的缺失，容易导致信息的准确度不够高。因此在档案工作人员收集档案时往往会发生收不到，收不齐的情况发生，一些必要归档的信息就会遗漏。

（三）管理人员专业素质较低

档案是信息与载体的统一体，是存贮和传递信息的工具。当前，我们大部分单位已经有了一支稳定的档案管理干部队伍，可是这个队伍的文化程度和专业素质都不够高，绝大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的收集、整理、归档、装订、借阅、转递等业务不太熟悉，还不能适应新时代开展档案管理工作的需要，而且大多数管档都是兼职档案员，他们身兼多职，对档案工作精力投入明显不够，只是完成了将材料放入档案盒这样的日常实务，没有及时规范整理归档，严重影响了档案管理水平。而且有的单位换人很频繁，有的交接不及时、不到位。其次一些归入档案的材料真实性存在质疑，有些材料收集不齐全，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

二、档案管理工作的对策和建议

档案管理工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环，是为了让我国现在的档案管理工作更加的完善，提高档案管理工作人员的工作水平及素质，加强档案管理员对于档案管理工作的热情和责任感，全心身的投入到档案管理的工作之中，使得档案管理更加科学规范化。

（一）提升档案管理水平

伴随档案信息管理过程中现代技术与专业软件的推广使用，提高档案管理人员综合素质是当前加强档案信息管理工作的重要举措。一是配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。二是掌握科學化、规范化、现代化的管理技能。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。三是档案管理工作要运用信息网络技术。档案记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

（二）严格管理制度

档案是出于人类存贮信息的需要而产生和发展起来的，是一种信息资源。档案资料拥有专业性、不间断性、高技术性、隐秘性等特征，由此，确定了档案管理工作职责的重要性。因为档案管理的复杂性与机密性，对全部档案都要实施集中管理、统一存储管理形式。在以往的几年里，常常由于管理不仔细使得档案遗失与缺损的状况产生，造成单位与个人发生不可弥补的损耗。为了尽最大努力防止这种情况的出现，档案管理要集中统一管理形式，设置专业档案室，配备全封闭式集中架储存设施，设置专门档案管理者集中立卷、集中归档、集中整理、集中存储，生成档案管理“一条线”的管理体制与“统抓统管”的工作局面，确保了档案管理工作的健康进行。

（三）加强档案馆的安全与防护

社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。首先，加强档案馆的安全管理。提高档案人员的安全防范意识。要时时进行防火安全教育，警钟长鸣，建立严格的规章制度，每库必备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效。其次、科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化。科学储藏保护，防霉、防蛀、防尘也是档案管理工作的重要任务之一。档案库房应采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快，所以采用空调来调节库房的温湿度是降温、除湿、防霉的最好方法。每个库房内应设有两处温湿传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施二十四小时监控。

结束语

随着社会迅速发展，科学技术日新月异，使得档案管理的发展面临着空前的机遇和严峻的挑战。档案人员应该建立与时代合拍的档案意识，建立健全档案管理的创新思维，开展创新实践的理念，对档案管理的现状特点要求做到心中有数，端正思想，以积极的态度去创新去摸索，做到稳中有升，稳步前进，不断地在这条道路上取得更优秀的成就。

参考文献

[1]王茹丽，吕雪峰，王永辉.立足本职不断创新――全面提升事业单位档案管理工作水平[J].吉林农业，2010，（12）.

[2]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求.档案学讯.2006（4）.

[3]王恩军，李娜，白八斤.新时期地方院校人事档案管理工作的问题与对策―以河西学院人事档案管理为例[J].河西学院学报，2011，（05）.

[4]张瑞丽.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].中国科技信息，2011，（07）