浅析电子邮箱在校刊报纸编辑中的应用

卞朝晖

摘 要：在互联网时代电子邮箱是一种十分普遍的主流通讯工具。利用电子邮箱可以进行文件、图片、视频的传递，同时还可以建立各类型数据库，整理归纳文件，提升工作效率。在高校校刊报纸编辑出版工作中电子邮箱发挥着十分重要的作用。该文主要针对电子邮箱在高校校刊报纸中的应用进行研究。

关键词：电子邮箱 校刊报纸 编辑出版

中图分类号：G206 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）07（b）-0013-02

当前杂志报纸编辑部几乎都配置了计算机，按照高校校刊报纸编辑的发展状态需要着重开展网络建设工作，其中包括网络的硬件与软件建设。而电子邮箱作为一种主流的信息传播工具已经在校刊报纸编辑工作中得到了普及。因此，针对电子邮箱在校刊报纸编辑中的应用进行研究十分有必要。

1 电子邮箱在信息传递中的作用

在21世纪互联网产业得到了迅猛发展，各类型的免费电子邮箱被人们普遍应用到工作与生活当中。根据中国互联网络中心的相关调查报告显示指出，在中国访问互联网的用户中平均每个用户所拥有的电子邮箱数量已经超过1.5个，人们之间的信息交流几乎已经放弃了使用纸质信件前往邮局邮寄的方式。电子邮箱成为了人们进行文件发送、信息沟通的重要途径。信息、文件、数据、图片、视频等不同形式的资料可以在瞬间完成传送，信息交流的速度得到了显著的提升。相对于传统邮寄信件来说传递效率可以说是质的飞跃。

2 电子邮箱在校刊报纸编辑中的作用

运用电子邮箱来进行校刊报纸编辑工作是每一位校刊报纸编辑人员所必须拥有的基本技能，电子邮箱已经成为校刊报纸编辑出版工作不可或缺的重要工具[1]。

首先，电子邮箱是校刊报纸作者投稿的主要渠道。当前校刊报纸编辑部门都设有电子邮箱方便作者投稿。使用电子邮箱来接受作者投稿可以突破地域、时空的限制，弥补以往纸质信件投稿邮寄的速度较慢的方式，以最快的速度到达编辑部的邮箱。作者在投稿过程中使用电子邮箱进行投稿不仅仅可以提升投稿效率同时还可以便于校刊报纸编辑人员计算机排版，不需要重新打字进行录入。不仅仅节约了校刊报纸编辑工作时间，更为关键的是降低了打字录入所存在的错误。

其次，电子邮箱能够显著提升校刊报纸出版效率。当代校刊报纸编辑出版工作从作者投稿环节开始，直至交付印刷厂印刷出版，电子邮箱就犹如高效便捷的渠道让编辑出版工作变得十分轻松快捷。例如，电子邮箱可以使得作者与编辑的沟通更加充分，更加便捷。利用电子邮箱发送文件的方式可以提升稿件的修改效率，提高编辑人员校对效率，大大减少了校刊的审稿时间[2]。而主编、责任编辑之间的沟通也可以通过电子邮箱进行，编辑人员与排版人员之间的稿件传送也可以使用电子邮箱来完成。并且，排版员将排版好的样稿可以通过电子邮箱传送至印刷厂，方便印刷工作的开展。正是由于电子邮箱的普及使用，显著提升了校刊报纸编辑的工作效率，进而提升校刊报纸质量。

最后，电子邮箱能够提升校刊报纸编辑人员组稿工作效率。在电子邮箱尚未普及的时代编辑人员进行约稿、组稿工作都需要通过纸质信件邮寄的方式来完成约稿、组稿周期较长，工作量较大。而在电子邮箱普及的年代，编辑人员的约稿组稿工作主要都是通过电子邮箱来实现。而当前校刊报纸编辑人员的约稿、组稿工作则都可以通过电子邮箱来完成。通过互联网还可以查阅作者的已经发表的论文，获取约稿对象的电子邮箱，进而大大减少工作量。

3 电子邮箱在校刊报纸编辑中的应用

电子邮箱在校刊报纸编辑中的作用与应用绝对不止传送信息这么简单，还能够为校刊报纸编辑出版工作起到更多重要的作用。

3.1 电子邮箱建设资料库

电子邮箱中的建组功能可以十分快速的建设形成各种类型的资料库，例如信息库、作者库、审稿库等等。在校刊报纸编辑日常工作中编辑人员不单单是编辑，同时还兼顾着作者与读者的身份。在工作中校刊报纸编辑人员要时时关注本行业的政策与动态。伴随着时代的发展，数字出版行业的进步，很多刊物在出版后就将稿件的电子版本通过电子邮箱直接发送给专业人士。校刊报纸编辑人员可以利用电子邮箱来建立起属于自己的信息库，为编辑出版工作提供便利[3]。同时，编辑还可以建立起工作信息库，为以后的交流约稿奠定基础。编辑需要利用电子邮箱中的通讯录功能，点击新建联系组来建立联系组，输入联系组的名称，在所有联系人当中选择适合加入该组的联系人。被选中的联系人则会出现在已添加的栏目当中，则可以点击保存选项来完成信息库的建设。在后期的工作中，校刊报纸编辑人员可以随时针对这一数据库进行编辑、修改、移动、删除、复制等。另外，校刊报纸编辑人员还可以利用电子邮箱来建立作者信息库。作者是校刊报纸编辑出版优质稿件的提供者，是编辑最为重要的服务对象。因此，建设作者信息库就显得十分重要。作者只需要将稿件发送至校刊报纸编辑部或编辑的电子邮箱，编辑就可以将作者信息添加至作者信息库当中，并且补充作者的工作单位、出生日期、职称、所属单位、研究方向、科研成果、联系电话、联系地址等等。同时，编辑还可以利用电子邮箱来建设读者信息库。读者是校刊报纸生存最为关键的核心，校刊报纸要实现可持续发展就需要尽可能的满足读者需求。只有读者的满意率得到显著提升才能够保证校刊报纸的发展。编辑的另一重要服务对象是读者。因此，校刊报纸编辑人员可以利用电子邮箱来与读者进行沟通，保存读者信息。校刊报纸编辑各类信息库之间并不是相互独立的，而是可以相互辅助，相互联系的，校刊报纸编辑人员建设的各种数据库之间存在着动态的联系，而编辑则要充分发挥主观能动性来对其进行定期动态管理，不断将其完善。

3.2 电子邮箱整理各类档案

校刊报纸编辑在日常工作中往往会接收到大量邮件，假如不及时对其进行归档处理，则会大大增加日后搜索的工作量。而校刊报纸编辑人员则可以利用电子邮箱的文件夹管理与来信分类功能对接受的文件进行归档管理。在电子邮箱中的“设置”功能选项中选择“新建文件夹”选项，将所需要的文件夹名称进行输入，然后对其进行属性设定，选择“收取制定联系人邮件至该文件夹”，然后对邮件接收进行分类。这样一来邮箱在接受到邮件后会自动将邮件归放到各个指定的文件夹当中。而校刊报纸编辑人员在日后的使用过程中可以随时对其进行修改、调整与管理。一般来说电子邮箱为了方便用户搜索查找还会提供邮件附件、网盘文件、邮件超大附件等功能，方便校刊报纸编辑人员在管理文件的时候移动，同时也避免了对不同计算机之间转换文件可能带来的文件丢失、文件混乱的情况。

4 结语

电子邮箱是互联网时代发展的产物，已经普遍应用到了日常生产生活的当中。而校刊报纸编辑作为高校知识传递的重要载體绝对不应该忽略电子邮箱这一重要的工具。在校刊报纸编辑工作中，编辑人员要充分运用电子邮箱，以提升校刊报纸编辑工作的效率。更为重要的是，其不单单是简单的工作效率提升，更加是对互联网技术传播的推动以及校刊报纸编辑发展的支持。

参考文献

[1] 石莉萍.浅谈图片编辑在纸媒中的作用[J].中国地市报人， 2013（12）：63-64.

[2] 沈玲玲.浅谈报纸编辑中的整合与创新[J].新闻世界，2010（6）：145-146.

[3] 徐行.网络在期刊编辑出版中的应用[J].西安航空技术高等专科学校学报，2006（6）：102-106.