浅谈商用飞机项目会议管理

张发玉

【摘 要】商用飞机项目具有高度复杂性特征，取得商业成功依赖全球化生产及团队的协作。从团队协作表现形式之一的项目会议展开讨论，分析当前商用飞机项目管理过程中各类会议所面临的问题，针对该类问题提出相应的解决措施，为提高会议效率与会议成效提出解决方案。

【关键词】商用飞机；会议管理；决策；效率

Discussion on Meeting Management of Commercial Aircraft Project

ZHANG Fa-yu

（Shanghai Aircraft Design and Research Institute，C919 Aircraft Project Management Department，Shanghai 201210，China）

【Abstract】Commercial aircraft is a project with highly complex feature， and its commercial success relies on global production and teamwork. The problems faced by various conferences in the current commercial aircraft project management process are discussed，with the corresponding solutions to the problems putting forward in order to improve the efficiency of the conference.

【Key words】Commercial Aircraft；Meeting Management；Decision Making；Effectiveness

0 引言

商用飛机项目的开发是复杂高端产品的研制过程，商用飞机项目的管理要综合运用项目管理、系统工程、供应链管理等各种行之有效的管理技术和方法，其宗旨是尽量将复杂的问题简单化、标准化、流程化，避免因管理而造成项目成本费用的增加[1]。会议是项目沟通管理中最重要、最有效的形式之一，是保证项目相关信息及时有效收集、决策、传播、处理的重要过程。根据不完全统计，企业高级管理人员近70%的时间是在会议中或准备会议中，项目的各类会议管理同样占据了各级项目管理者近一半左右的工作时间[2-3]。会议管理这一基础性工作对提高项目管理效率、降低项目管理成本费用有着非常重要的意义。

1 在项目管理过程中，各类会议现象与问题

1.1 会议效率意识不强

项目管理过程中，各种沟通协调、工作汇报、部署等会议频繁，出现问题往往以会议的形式研究解决，过多的会议造成项目管理人员疲于应付，不少项目管理人员将参加会议视为日常工作主要内容，沉浸于会议之中，对会议是否有效、高效意识逐渐淡漠。

1.2 会议成本意识不强

会议往往成为项目团队解决问题的唯一形式，出现问题立即开会，相关的、可能相关的部门和人员均通知参加，虽然表现出很强的行动力，但因缺乏精心策划，充分准备，再加上会议时间控制不力，不仅会议效果不佳，而且陪会的现象也比较严重，会议成本高昂。项目管理者往往忽视了会议成本，更没有意识到打断正常工作开展的机会成本。

1.3 会议计划性不强

除了针对突发问题的会议，临时会议多，临时增加议程多。项目组织定期开展沟通交流、做出决策的会议机制没有形成，上下级组织定期会议联动不够，造成临时性会议多，会议冲突多。在会议议程安排方面也没有形成机制，会上的临时动议多，容易在决策程序上留有缺陷。

1.4 会前准备不充分

因对会议准备工作的重要性、严肃性认识不足，一些会议会前准备不充分，存在会议主题和议程不明确，会前沟通不充分，参会人员不落实等现象。往往造成会议效率降低，会议目的无法实现。

1.5 会议时间把握不当

因会前准备不足、会议中针对规定议题的引导不够等原因，既存在议题讨论发散、议而不决的现象，也存在议程匆匆结束、未能充分吸取意见的现象，常常会议议程不能顺利推进，会议时间不能较好控制。

1.6 会议成果落实不力

一些会议议定事项不能有效执行，或执行效果没有及时反馈。会议没有要求承办者对议定事项进行跟踪落实，没有要求定期回顾议定事项执行情况，会议没有形成闭环管理。

2 提高项目会议管理成效的主要措施建议

2.1 明确项目会议管理要求，落实项目会议管理责任

会议是项目沟通管理中最重要、最有效，使用最频繁的形式之一，项目的会议占据了项目管理者近一半的时间和精力，经常出现的会议安排混乱和低效等现象给各级项目管理者带来极大的困扰。因此，项目高层应明确将项目会议管理应作为一项基础性工作，并予以高度重视，应明确项目办公室牵头负责起项目会议管理的职责，制定项目总经理办公会议事规则，组织制定项目各级团队定期会议机制，组织做好会议议定事项的跟踪落实，组织对重要会议有效性和效率进行评估等。

2.2 加强项目会议梳理，形成项目会议树状图

项目会议种类繁多、形式多样。如何从项目管理全局角度和顶层高度，梳理形成项目会议树状图，是有针对性的开展项目会议管理的前提和基础。一次会议一般包括：会议主题目的、会议负责人、会议时间与频次、参会范围、会议输出等多项要素。根据相关会议要素的属性和特点，可以对会议实行分级、分类梳理，例如：根据分级原则，项目会议分为项目总经理办公会、项目VP工作会、项目一级工作包工作会议等；根据分类原则，项目会议包括：定期召开会议、临时性会议，不同目的的通报型会议、研讨型会议、决策型会议等。通过梳理，建立项目会议树状图，使项目会议层次分明、脉络清晰、一目了然。

各级项目管理者可以通过项目会议树状图了解到，自己一般要参加哪些会议，要负责组织召开哪些会议，哪些问题应该提交到哪级会议研究解决，哪些会议是要做出决策的等等，能显著提高项目管理沟通协调效率，降低项目管理成本。

2.3 规范会议承办过程，制定标准化的办会流程

尽管不同的会议有不同主题目的、参会范围、议题安排等，但会议的承办过程具有普遍的规律性和共通性，通过制定标准化的办会流程，不仅能有效的提高会议承办工作的效率，还能有效提高会议本身的效率。会议承办过程可以分为会前、会中、会后三个阶段。

1）会前做好会议策划和充分准备。拟定会议时间、地点、参会范围、会议议题等内容，并进行沟通，确保关键的参会人员能参加会议，并拟发正式的会议通知。会议通知内容应明确：会议主题与目的、级别、类型、时间、地点、形式、主持人、参会人员、议程、会议材料准备要求、联系人、记录人，以及会议保密、宣传、着装等相关要求。在会议召开前，承办部门（人）还应做好会前落实工作，包括：落实参会人员是否出席、会议材料是否齐备、会场布置、资源设施保障等。

2）会议召开过程中。会议主持人应把握会议关键环节，注意引导会议聚焦，做好问题归纳，合理分配会议发言权，及时做好议题总结陈述，有序推进会议议程，提高会议成效。议题汇报人会前应充分准备，汇报内容要精简，突出重点，突出存在的问题和建议措施等内容。参会人员应会前认真准备，熟悉会议议题和材料，发言应言简意赅，观点明确，提出明确的意见、建议。

3）会后要及时形成会议成果，并跟踪落实。会议成果的形式主要是会议纪要、行动项等。会议形成的成果，项目办公室应及时跟踪贯彻落实情况，并定期向负责人反馈。

2.4 加强会议议定事项的跟踪落实和及时反馈

会议本身就不是一种效率相对较低的研究决策形式，针对会议议定事项，如果不进行有效的跟踪落实，那么会议的成效将会变得更低，而且长期以往，更会形成参会人员不重视、会前不准备、会上发言不谨慎、会议决策不严肃等一系列会风散漫的会议文化。反之，如果会议负责人和会议承办部门（人）高度重视会议议定事项的落实，必然会激发大家积极参与会议讨论的主动性，提高对会议的重视程度。所以，加强会议议定事项的跟踪落实、及时将进展向会议负责人以及相关人员反馈，是提升会议成效的关键。在实践中，项目管理会议按照行动项标准格式，对项目会议议定事项进行确定，并按相应的工作标准和完成时间要求进行跟踪和信息反馈。

表1 项目会议行动项

2.5 针对较大规模的会议进行会议评估

针对参会人员较多，层次较高的会议，除了要做好会前准备等工作，还要再会后进行会议评估。通过对会议成果评价和会议成本的测算，得出会议成果与会议成本的比值——会议效费比，用这一量化指标对会议进行评估。会议效费比，不仅能提升大家会议成本意识，而且能促进大家不断改进和提高会议成效。

1）会议成果评价指标包括：

a、会前通知及时，会议准备工作落实；

b、无会议关键人缺席或参会人员陪会现象。

c、会议时间控制得当，没有出现较长时间拖延；

d、主持人紧扣会议主题，及时引导发言，推进议程；

e、会议总结客观、清晰、明确。

f、会议主题和会议目的实现。

2）会议成本测算指标包括：

a、人工成本

b、场地费用

c、其他会务费用

3 总结

召开会议是商用飞机项目進行沟通的有效形式，有助于在项目发展过程中遇到问题后快速决策。当前我国商用飞机项目推进过程中有效利用这一形式，但是在会议召开过程中仍存在一些诸如会议准备不充分，会议行动项落实不彻底的情况。针对这些现象，文章从会议管理要求、会议流程标准化和会议行动项落实等方面提出建议措施，为提高项目会议的效率和会议效果提供解决方案。

【参考文献】

[1]王茺.科研项目会议管理存在的问题及对策研究[D].华中科技大学，2014.

[2]于海荣.基于项目管理技术的会议项目管理研究[D].上海交通大学，2010.

[3]田骐.关于IT项目阶段评审会议的问题分析与规范性初探[J].项目管理技术， 2009（S1）：484-488.

[责任编辑：田吉捷]