基于原件保护的档案封存技术探究

文·刘光鑫

随着档案数量的不断增多，其社会价值也越来越明显，档案服务方式与利用途径的多元化、繁琐化趋势，使得档案流通过程中的受损几率提升。再加上数字化档案管理中，受到的复制、备份及利用常态因素的影响，导致档案的损害程度越来越高。因此，提高档案保护的重视度，采取相应的封存技术，使其满足新时期档案安全的保护需求，为我国档案保护提供安全、可靠的保障，成了新时期对档案进行保护的新模式。

一、档案保护中存在的风险因素

档案资料在管理过程中，会存在较多不安全因素，影响了档案的使用寿命。比如，在档案保管环境中，如果湿度较高，会导致有害生物的繁衍率增高，甚至还会发生漏水、生霉等现象，从而影响档案原件的质量。比如，在利用档案过程中，有些利用者会对档案进行窃取或随意搁置，使其丢失或下落不明。还有一些档案管理者会借职务之便，将档案长期借出库房，使之脱离被监管、被保护的范围内。再加上缺乏相应的保密、保护措施，致使其被改动或增删，严重影响了档案的真实性和准确性。比如，档案在流通过程中，由于利用者操作不规范或保护不周全，致使档案原件在迁移、复制备份、整理著录、编研过程中受到极大的损伤。比如，对于已破损的档案，未在第一时间采取修复措施，盲目的对其进行整理，致使原件档案受损程度加重，无法继续正常使用。

二、基于原件保护的档案封存技术的应用分析

（一）档案封存的基础性条件

要想保证档案原件封存的质量，必须先将档案进行备份和复制，以确保原件不提供利用也不影响档案信息的使用。现阶段备份档案的方式主要有缩微、复制和档案数字化三种，打破了传统备份方式和载体的单一性，使备份档案有多样化形式，如胶片、光盘、磁盘等。这些先进的备份形式，为传统档案的“原件封存”提供了可能性。而档案的缩微、复制和数字化技术使用，也实现了档案异质异地备份的长期发展目标，并利用科学的封存保管方式，使我国档案保护管理水平获得了有效的提升。

（二）档案封存技术方法研究

封存技术具有较强的针对性，其在数量规模、封存形式，以及工艺方法上都有着广泛的处理渠道。在实际应用中，可根据封存对象的数量、规模及需求等因素采取不同的封存形式。目前最常见的封存方法主要有热封、塑封、水封、热胶处理及专业性密封等处置方式，其中专业性密封方式比较适宜用于档案部门的封存管理中。另外，密封材料也多种多样，有建筑材料、金属材料、塑料材料及纸质材料等，密封条件也是采用了不同的技术环境，如真空、缺氧、自然状态等环境。在对档案原件实施封存技术时，一定要切记以下几方面因素。一明确封存目标，看其基础条件是否准备完妥，并全面掌握档案的类型、数量规模、尺寸规格、技术要求等因素。二结合封存对象的实际情况，选取相应的技术形式和设备，准备封存时所必须的材料，如原料、试剂和所需设备。三确定档案封存的条件、方式及工艺，按照相应的技术原则进行档案封存，确保封存的质量。四对档案封存进行全面的监察和管理，及时发现影响封存效果的因素，并对其进行妥善的处理，为封存工艺的顺利实施提供可靠的保障。五对档案封存的整个过程，进行综合性检查和评估，详细的记录整体档案封存过程，建立相应的档案资料，为日后档案管理提供有利的参考依据。

（三）档案封存后的特征

档案封存后的特征，要结合实际的密封状态，首先处在密封条件下的档案，其封存空间内部必须与外界环境完全隔离，避免有害污染物的侵袭，确保档案材料的质量。其次处在真空封存环境下的档案，要保证其不受任何有化学反应的媒介物的影响，控制档案材料的老化速度，使其破坏率达到最低点。同时处在无氧、低氧空间内的档案，由于空间的特殊性，致使很多有害微生物、害虫难以生存，要避免其对档案原件构成伤害。另外档案处在封存环境相对稳定的库房中的档案，要保持其温度和湿度的协调，使之对档案质量不受干扰，保证其使用周期的延长。

三、降低档案风险因素的具体封存措施

（一）推进档案信息化管理

随着整个社会信息化水平的快速发展，档案管理信息化也成为档案工作的发展趋势。档案管理要跟上信息化进程，就必须在现有软件基础上，提升档案管理的信息化技术和水平，在各个领域充分发挥信息技术的优势，实现档案管理自动化，最大限度地提高档案工作效率。要充分利用计算机网络和数字技术有机整合各项业务信息和管理信息，实现档案信息最大限度的采集、传输、存储、利用、共享，并且实现系统内部资源最有效的利用和管理流程最大限度的、优化的、高度完善的档案管理信息体系。

（二）开展实用性研究

要想降低档案安全风险，使其封存技术与设备得到完美的优化，应该从以下两方面工作入手。

1.进一步完善基础性条件和保障性要素。将原件档案进行有效的复制或备份，使之形成良好的档案复制品，采用先进、可靠的复制方式，如缩微、复制和数字等方式，确保原件档案的社会效应和法律效应。

2.不断改进和提高档案封存技术和设备。借鉴国外先进的封存技术，提升我国档案封存的技术水平，使其市场竞争能力得到有效的提高，以便于更好的满足当下档案部门使用需求。同时要结合档案的实际情况，采取对应的封存方式，做好封存前的准备工作，如技术条件、相关设备和材料，并全面收集相关的封存资料和数据，对已完成的封存档案进行综合性分析和评估，看其实用性和通用性是否符合国家相应的档案管理标准。完善和改进档案封存技术中存在的弊端，引进先进的封存设备，从根本上提高我国档案封存技术水平，使之成为档案长期保存的安全保护手段。

（三）强化档案封存人员的工作意识

要提高档案管理人员的专业素质，可以通过学习、培训等多种形式，加强对档案封存人员职业道德和业务技术的教育，使其具备现代化的管理理念，不断强化风险意识、忧患意识，树立良好的责任心，抵消侥幸心理，自觉把档案封存工作落实到实处，为确保档案安全的长期发展贡献出应尽的义务和力量。

（四）依据标准、循序渐进

国家档案管理部门应当建立统一的档案封存标准，制定严格的封存规章制度，使封存原则、技术要求、封存设备、操作规程、实施条件等都达到规范化、统一化。同时，建立严谨的各级档案封存指导中心，将档案复制、缩微、数字化等配套工作归纳到整体工作中来，使其具备一定的规范性和实效性，构建独特新颖的档案封存体系，根据档案载体、数量规模等因素来实施相应的封存方式，保证封存质量。

（五）有计划有组织地实施档案封存工作

要认真制定封存工作计划，明确具体工作内容，根据发展目标、工程质量和操作规程来组织封存工作，对所要进行封存的档案进行必要的鉴定、归纳和整理，并结合已经复制、缩微数字化的档案情况，分门别类、规范有序的开展档案封存工作。在档案封存过程中，要充分考虑影响档案寿命的风险因素，做好技术防范，确保档案封存过程中的安全保护。

（六）做好封存技术的保障工作

档案数字化后，纸质档案的利用率大大降低，除了出庭作证必须出示纸质档案原件等特殊情况外，数字档案几乎完全可以替代纸质档案提供利用，因而保存数字化后纸质档案的最佳方法就是封存。档案管理部门要提高对档案封存的重视度，加大封存经费的投入，确保原件档案的安全。应积极引进先进的封存技术和封存备，完善传统封存技术的缺陷和不足，确保缩微和数字化转换的质量，保证档案封存环境的优越性，为其综合防护提供可靠的保障。

综上所述，档案封存工作是一项复杂而又漫长的过程，一定要遵循严格的封存原则，采用先进的封存技术与设备，全面保证原件档案的安全质量，结合实际档案情况，选择合适的封存方式，确保其不受任何外界物质的干扰，为提高我国原件档案封存技术水平奠定良好的基础。

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