高校学籍档案管理信息化刍议

文·鞠阿楠

高校学生学籍管理是高校日常管理的重要组成部分，是保证高校教学活动正常进行和学术公正性的重要手段。学籍档案是学籍管理的依托和管理成果的体现，在信息技术高速发展的大背景下，如何运用信息化手段加强对高校学籍档案的管理，解决档案管理中存在的问题，不断提高高校学籍管理水平是今天高校档案工作者必须面对的新课题。本文试对该课题进行初步的研究探讨。

一、高校学籍档案管理的特点

（一）数量庞大。自1977年恢复高考以来，我国高等教育事业蓬勃发展，高校数量和入学人数迅猛增加。由于学籍档案属于永久保存的范围，因此各高校均产生并积累了数量庞大的学籍档案。

（二）内容复杂。学籍档案不仅记录了学生的个人信息，如姓名、年龄、性别、籍贯、政治面貌等，还记录了学生的学业信息，如专业、课程、成绩、辅导老师等。涵盖信息内容十分繁多、复杂，涉及多个方面并与学校的教学信息发生相互联系。

（三）跨度久远。学籍档案自高校开始招生以来便已产生并延续至今，这一方面使按照年度、学期归档整理的学籍档案在相近的时期形式相对一致，另一方面也使学籍档案从整个档案管理周期来看形式各异。

二、传统学籍档案管理中存在的问题

（一）高校档案室设备老化，专业技术人员紧缺。工欲善其事，必先利其器。现如今，不少高校将大部分资金投入科研项目建设，忽略了对校园基础设施的资金投入。部分高校档案馆设施简陋，没有独立办公条件，缺乏专人管理。导致学籍档案管理工作不成系统，保存在档案室的学籍档案缺乏专人看管，往届生无法找到自己当时的学籍档案，给日后的工作和生活增添了麻烦。

（二）管理模式滞后，影响学籍档案管理发展进度。学籍档案从收集、编目到归档的整理规范不够健全。档案室将学籍整理工作分配给各学院独立完成后再次提交档案馆的制度模式滞后，造成档案整理标准不统一、档案收集归档工作制度不健全、档案提交工作执行不严格。管理过于简单及人为干涉过多都成为影响学籍档案管理发展的瓶颈。

（三）学籍档案信息化管理程度不高。就目前形势来看，高校基本能够实现网上办公。但对档案信息化的普及率较低。纸质档案存在易丢失、易腐坏等诸多弊端。高校应当积极普及信息化档案构建理念，并分门别类的建立数据库，方便不同种类档案的整理与保管，快速、高效地实现信息资源的共享。

三、实现高校学籍档案管理信息化的途径

（一）开发高效的信息管理系统。开发高校学籍档案管理系统应按照系统化、网络化的思路进行。系统化是指学籍档案管理系统除应是一套具备学籍录入、学籍变更、学籍查询、学籍管理等完备功能的独立系统外，还应作为一个功能模块嵌入到全校整体信息管理系统中，并与教职工管理、教学管理、成绩管理、考试管理、课程管理、毕业管理等模块之间建立信息传输机制，实现信息共享，将学籍档案管理系统纳入到整个校园信息化建设的大环境中。网络化是指基于互联网、教育网建设分布式的大型学籍档案管理系统。由于近年来我国高校规模不断扩大，高校建设呈现出多分校、跨地区发展的趋势，基于小型数据库的半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应高校的发展要求。为确保高校各校区学籍管理的一致性，应建设统一的学籍档案管理系统并通过互联网、教育网将各校区连接起来，建成网络化系统。同时，应按照要求积极将学籍信息连入学信网，利用官方平台提高学籍档案的管理和使用效率。

（二）加强学籍信息资源建设。学籍信息是学籍档案管理系统的管理对象，也是系统管理的主要信息资源。应针对学籍信息形成的不同时期和不同形式，按照“存量数字化，增量电子化”的思路，开展学籍信息资源建设。一是针对历史上形成的、以纸质载体形式存在的学籍信息，一方面应建立包含学号、姓名、性别、学校、专业、入学时间、毕业时间、学历、学位等情况的学籍档案关系型数据库，将信息录入到数据库中并与成绩数据库、课程数据库等建立关联关系，另一方面应对纸质学籍材料进行数字化扫描，通过学号、姓名等信息与学籍目录数据建立一一对应的联系，保证学籍信息方便检索的同时，也能完整的展现全部信息内容。二是对信息化以后形成的、存储在系统中的学籍数据，应在各系统之间建立标准的数据接口，实现数据共享，将各系统形成的与学籍相关的信息直接导入学习管理系统中，避免二次录入。

（三）加强人才队伍建设。根据需要引进适应信息时代发展需要的专业人才，加强对现有工作人员的培训，配备具有档案知识、信息技术知识和学籍管理知识的复合型人才队伍，提高学籍档案管理系统的应用水平和管理水平。

高校学籍档案管理的信息化是高校适应时代发展和技术进步的必然产物，通过资源建设、系统建设和人才队伍建设是实现信息化的有效途径之一，各高校应紧跟时代发展的步伐，加大信息化建设力度，不断提高高校的管理水平，促进我国教育事业发展。

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