论采购的内控风险管理

陈洪杰

上海电气风电集团有限公司 上海 200241



论采购的内控风险管理

陈洪杰

上海电气风电集团有限公司 上海 200241

介绍了传统采购模式的弊端，论述了采购内控管理的重要性，分析了采购内控工作的四大要点——职能专业化、决策集体化、操作规范化、廉政常态化。以制度加科技的手段贯彻落实四大要点，可以保证采购内控管理工作的顺利进行。

电力企业； 采购； 风险； 控制； 管理

1 传统采购模式的弊端

采购是一门技术活，而且是一门专业性很强的技术活，但是在一些传统企业中，无论是人力资源、制度建设，还是专业培训，采购往往得不到足够的重视。采购员从需求响应到商务比价，再到跟单执行，甚至物流操作都一肩挑成为常态，造成采购员迷失在繁琐的事务中无法自拔，同时也增加了业务监督和控制的难度。

传统采购模式的弊端具体表现为以下两点。

(1) 采购员权责高度集中。选用供应商、定价、份额分配、定合同条款、合同签订与跟踪、质量问题处理、付款等工作均由采购员一人完成，在岗位设计上缺乏监控和约束机制。

(2) 制度流程存在缺陷。管理要素识别不充分，流程设计有缺损，特别是定价方法、份额分配等要素不规范。

简而言之，传统采购在制度规范和流程设计上存在管理弊端，容易滋生个人腐败。

2 采购内控管理的重要性

在现代企业，尤其是制造类企业中，采购资金往往占到总成本的60%～80%。近年来所呈现的非核心业务和环节外包大趋势，使企业运作大量依托社会资源，越来越多的价值都由上游供应商创造并通过采购渠道体现在成本中。可见，采购的重要性不言而喻[1-4]。

如果仍然以传统的思路对采购进行管理，将不利于整个企业的健康经济运行。一般而言，采购绩效的80%体现在降本工作上，降本工作完成不好，其它所有绩效都会被淡化，而如果内控工作做不好，就算其它工作均完成，采购绩效也将是零。因此，采购的风险管理越来越受到重视[5-6]。作为企业供应链管理的重要环节，也作为经济运行风险防控的高危领域，如何规范采购行为是企业健康发展的重要保障，也是党风廉政建设的切实需要。

作为采购业务管理者，如果要想减少或规避采购风险，需要从源头上对采购进行组织和流程再造，并辅以清晰的职能定位和完备的制度流程。笔者借助一系列管理提升项目和国外同行的管理经验[7-10]，在多年采购风险内控实践工作的基础上，总结出四大要点，即职能专业化、决策集体化、操作规范化、廉政常态化。通过对这四大要点的关注，可以以点带面，对采购内控风险进行有效管理，从而达到规避风险、降本增效的目的。

3 职能专业化

采购是一项专业性要求很高的工作。在企业起步阶段，或在规模不大的企业中，对采购从业人员的要求往往不高，但是随着企业规模越来越大，采购的复杂性和专业性就凸显出来了，此时，采购员单兵作战难度就很大，犯错的概率也会很大。

在这样的情况下，需要落实采购部门内部采购计划、策略采购和执行采购的职能分离。采购计划负责提出需求，策略采购负责供应商选择、评价和发展，以及份额与价格管理，执行采购负责执行策略采购的方案，并反馈和跟踪方案的合理性。在采购工作中，上下游互相补充和配合，互相监督。

同时，构建跨部门的矩阵化物料小组，强化质量、技术、物流和商务在采购业务中的专业性配合，如图1所示。

图1 物料小组示意图

最后，由财务部对采购相关的成本管理进行归口和控制，从而使采购管理处于有效的合规性外部监督之下。更为重要的是，很多企业还设立了采购管理委员会，对与采购业务相关的重大议题进行讨论和审批，形成决策意见。

4 决策集体化

管理是在效率和稳定中取得平衡，采购管理也是如此。通过职能专业化设置，提升了工作质量，降低了出错风险，下一步需要为这个架构设计一套完善的制度流程，以保证工作有序进行，实现业务决策集体化和透明化。

4.1 供应商准入和淘汰控制

供应商准入和淘汰控制是采购业务的第一道关口，供应商的高质量和稳定性是采购业务稳定的关键，需要制订统一的标准，既提高门槛，严守进口，又不轻易放弃一家供应商，把好出口，保证整个供应商池子的稳定与健康发展，构建核心物料的战略合作关系。

同时，针对新材料、新工艺的供应商，通过搭建一个跨部门、高度共享的新物料开发平台，形成年度开发计划和控制。整个开发过程，包括物料范围、备选供应商、最终供应商等关键环节通过一个专业的跨部门团队进行决策，强化开发计划的事前可行性分析和事中过程透明化，降低开发行为的随意性。

4.2 集中采购

通过集中采购和年度框架协议方式，将平时零星琐碎的业务合并起来，这样有利于集中有限的资源对80%物料采购进行有效控制。通过事前方案讨论和事中集体决策，使整个采购过程透明化，并通过框架协议后续评估，既保证框架协议得到落实，又保证执行过程中的不足在下一轮集中采购时得到解决。

在评估规则上，针对不同物料的供应商采用不同的评估手段，特别要弱化唯价格论，通过全成本的高低来指导决策，如图2所示。

图2 基于全成本的供应商评估

4.3 物料小组工作和评估机制

建立物料小组定期沟通机制，所有重大决策通过小组例会进行讨论，形成会议纪要并归档，保证团队决策的公平性和客观性，也保证所有行为的可跟踪和可追溯性。此外，还需要形成物料小组的团队绩效考核模式，打破部门壁垒，保证团队向同一目标努力。

4.4 电子商务平台

针对原材料，利用统一的电子商务平台，实现网上集中招投标和网上询报价，保证整个采购的公开、公平和公正，充分体现制度加科技手段的作用。

5 操作规范化

秉承凡事有章可依、凡事有据可查的原则，梳理并识别采购业务链的风险点，并将控制要素嵌入制度流程中，完善采购管理制度。

5.1 制度化

将制度建设提升到公司层面，建立完善的制度流程体系。整个制度架构分为组织、流程和控制三个维度，以物料分类和策略方式关联、采购计划管理、策略采购管理、执行采购管理和供应商管理为主线，以新物料开发、采购内控、采购文档管理、科研试制、紧急采购、采购岗位互补和调整、点检卡自查等为补充。

5.2 模板化

当前，国内企业与世界级工厂在管理上的主要差距不在于制度的完备性，而在于是否具备可操作性的工作表单，因此专注于全流程工具模板的设计，形成各岗位的作业指导书，以保证任何新人到采购岗位都能很快进入正轨，满足基本操作的需要。

5.3 信息化

采用信息化手段，实现采购计划、策略采购、操作采购、供应商评估的良性循环，如通过SAP(System Applications and Products)实现采购计划和采购合同的流转与关联，通过KOA(Knowledge Office Automation System)工作平台实现策略采购的审批和流转，通过数据库管理系统实现相关采购文档的电子归档，通过第三方软件实现采购计划的过程控制等，如图3所示。

图3 采购业务信息化示意图

6 廉政常态化

通过采购部和纪律检查密切合作，坚持融入管理促监督、融入教育保廉政的方针，从制度建设、教育引导、从业管理、监督评估四个方面对采购廉政工作进行规范。

6.1 制度建设

对内进行内控制度编制、敏感岗位A/B角设置和定期轮岗等，对外每年与合格供应商签订保密协议和行为准则，纯洁双方买卖行为。

6.2 教育引导

开展党风廉政建设系列教育活动，如每月定期发放党风廉政教育学习资料、组织观看各类廉政教育宣传片、对采购新从业人员和新领导进行专题培训等。

6.3 从业管理

制定从业人员行为准则并签约，在采购部内部落实一岗双责，将党风廉政建设工作任务与经济工作任务同部署、同考核，对于廉政问题实行一票否决制。

6.4 监督评估

通过供应链控制要素点检卡等工具进行自查自纠，实行岗位承诺公示，每年签署岗位承诺，并通过公示区进行大众监督。

7 结束语

如何保证采购的健康运行和风险控制是采购内控风险管理中需要不断改进的课题，在采购内控风险管理中，职能专业化岗位分离是基础，决策集体化阳光操作是关键，制度规范化合规执行是保障，廉政常态化预警监督是支撑。以制度加科技的手段贯彻落实以上四大要点，可以保证采购内控风险管理的顺利进行。

[1] 董付梅.电力物资采购合同管理流程探讨[J].中国电力教育，2012(33)： 118-119.

[2] 孙艺新.大型电力企业采购资源管理模式研究[J].华北电力大学学报(社会科学版)，2009(4)： 9-12，38.

[3] 江伟，黄文杰.电力工程设备采购评标方法利弊分析及改进建议[J].价值工程，2008(8)： 35-37.

[4] 王婷，付慧梅，郏燕琪.电力物资集中采购与集中供应之间的矛盾[J].中国集体经济，2016(4)： 37-38.

[5] 黄勇，陈洁荣.电力企业招标采购工作中的风险管理[J].红水河，2016(6)： 13-16.

[6] 赵雪坤.浅析企业物资采购常见风险及应对——以电力施工为例[J].中国商论，2016(33)： 117-118.

[7] 林建成.电力企业物资计划管理在集中采购中的重要作用[J].企业改革与管理，2016(22)： 15.

[8] 高国庆.电力公司集中采购内部控制研究[J].发展，2015(12)： 94.

[9] 李明哲，戎袁杰，李钊.供应市场集中度理论在电力物资采购实践中的应用[J].招标采购管理，2015(12)： 47-48.

[10] 赵国栋.精细化管理在电力企业物资采购中的应用[J].科技创新导报，2016(30)： 102，104.

(编辑： 尔 东)

Introduced the shortcomings of the traditional procurement model, discussed the importance of internal control management for procurement, and analyzed the four main points of procurement internal control-professionalization of functions, centralized decision-making, standardized operation and normalized honesty. When the four major points are put into effect by means of system + technology, you can ensure that internal control management for procurement will go on wheels.

Electric Power Enterprise； Procurement； Risk； Control； Management

2016年3月

陈洪杰(1981— )，男，硕士，经济师，主要从事采购管理工作， E-mail： chenhj2@shanghai-electric.com

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