档案信息资源社会化开发的影响因素和实现路径研究

2017-08-09韩亚洲

云南档案 2017年7期

关键词：社会化档案馆公众

■ 韩亚洲

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档案信息资源社会化开发是一种新型的开发形式，它最显著的特征是公众的广泛参与。本文从档案信息资源社会化开发的含义和背景入手，分析了档案信息资源社会化开发的影响因素，并提出了档案信息资源社会化开发的实现路径。

档案信息资源社会化开发影响因素实现路径

米歇尔·迪香指出：“从古代埃及、苏美尔、中国和印度这样一些遥远的文明地域开始保管书写品起，直到现代人类对档案的科学保管，其原因就在于档案的有用性和可利用性。”[1]档案信息资源开发就是为了发挥档案这种有用性和可利用性。特里·库克指出，每个人都可以利用网络建立在线档案，成为自己的档案工作者，档案工作者应放下专家的身份，所做的工作不再是档案的控制和管理，而是与社会一道共建共享档案。[2]在特里·库克看来，公众是档案信息资源开发的重要力量，也就是我们所说的档案信息资源社会化开发。

一、档案信息资源社会化开发的含义与兴起背景

1.档案信息资源社会化开发的含义

档案信息资源社会化开发是指在档案馆的组织和指导下，根据相关法律法规的规定，有条件、有计划地借助社会力量进行档案信息资源的开发，以便更好地挖掘档案价值、满足社会需要。简单地说，它有两个方面的含义，一是档案信息资源开发要依靠公众的力量，借助公众来开发档案信息资源；二是档案信息资源的开发要更加注重社会需求，尤其是公众的需求，而不再仅仅是政府机关和学者的需求。这两方面的含义具有内在的一致性，即借助公众的力量来开发面向公众需求的档案信息资源。基于此，有学者认为“档案资源的社会化开发是由掌握档案资源的档案机构将部分开发权限转移给社会，发动社会力量开发档案资源的一种开发方式。”[3]

2.档案信息资源社会化开发的兴起背景

1948年，联合国大会通过的《世界人权宣言》明确指出“公民有不分国界收集和传播信息的权利”。60年代，美国颁布的《信息自由法》第一次提出了“信息权”的概念，以法律的形式把利用档案规定为公民的政治权利。1980年，第九届国际档案大会提出了档案“普遍利用”的概念，并把它与“学术利用”、“实际利用”相并列。这次档案大会是第一次对公众利用档案的权利进行世界范围的讨论。2000年，第十四届国际档案大会集中讨论了档案的休闲利用。认为面对急剧变革、信息爆炸的新千年，档案工作者应该积极“应战”，以更加开放的态度、更加完善的服务，吸引公众参加到档案信息资源的开发中来，打造档案工作的美好明天。因此，越来越多的人认为，档案馆不应只是为政府机关和知识分子服务的“奢侈品”，而是为公众所用的知识宝库。

改革开放以来，我国逐渐与世界连为一体。1980年我国加入国际档案理事会，逐渐在国际档案舞台上发挥了重要的作用。历届国际档案大会也不可避免地深刻影响到我国。随着中国特色社会主义民主政治的不断发展，尤其是国务院颁布《政府信息公开条例》以来，现行期的文件开始向社会开放，一些与群众利益息息相关的文件引起公众利用的热潮。公众的档案意识不断提高，档案观念不断增强，主动要求利用档案。另外，随着公共档案馆建设的深入发展，档案信息成为了公众普遍需要的信息，而仅仅依靠档案馆的力量已经无法满足公众的档案信息需求，从而有了公众参与档案信息资源的开发，有了对档案新型资源社会化开发的探讨。

二、档案信息资源社会化开发的影响因素

1.政府

国家的政治经济制度决定档案工作的性质，国家的政策和相关法律法规对档案信息资源开发有着直接的影响。政府既影响着档案馆藏的数量、质量，也决定着档案是否开放以及开放率的大小。在古代，档案被统治者看成权力的象征，是君主的心脏、安慰和珍宝，档案信息资源开发与国家权力的行使具有非常紧密的关系，而且利用程序相当严格，比如明代需要“焚香九叩首”。在这种情况下，公众参与档案信息资源的开发无异于天方夜谭。新中国成立后，人民群众掌握了国家政权，档案成为人民的财产。1980年，党和政府实行了开放历史档案的政策，对历史具有浓厚兴趣的学者和公众开始参与到档案信息资源的开发中来，我国的档案信息资源社会化开发由此发端。1985年，全国档案工作会议提出档案除了向政府机关、高校、科研部门提供服务以外，还要向公众提供服务，也就是让公众参与档案信息资源开发。[4]1987年通过的《档案法》规定：档案一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。2007年，国务院通过《政府信息公开条例》，标志着我国档案信息资源社会化开发进入了一个新的阶段。

随着社会的发展，我国档案馆藏的数量有了明显的增加。据统计，1987年省、市、县三级国家档案馆馆藏总量为5263万卷，到2011年增加到3.3亿卷。按国家档案局的总体规划，这一数据到2020年将达到6亿多卷。[5]伴随着档案馆藏数量的增加，我国的档案开放量也在显著增加，据调查，我国各级国家档案馆的档案开放率已经达到40%。[6]到2016年，北京市各区档案馆的开放率已经达到了52%。[7]这一比例虽然和欧美国家尚有一定差距，但是我国的档案开放率还在稳步提升，且我国档案馆藏基数很大，所以开放的档案数量很多。国家保管和开放的大量档案为档案信息资源社会化开发奠定了坚实的基础。

2.档案馆藏结构

档案馆藏结构影响着档案信息资源的社会化开发。档案馆要有齐全完整、内容丰富、能够反映历史全貌的馆藏才能满足社会的不同需求。[8]馆藏档案更是需要能够满足公众需要，能够吸引公众兴趣，这样才能把公众吸引到档案信息资源开发的队伍中来。档案的形成范围非常广泛，来自社会生活的各领域、各阶层，记录了人类社会的政治、经济、文化、社会生活等方方面面。但是，我国档案馆现阶段保管的大部分档案是建国以来各机关单位形成的文书档案，这些档案大都是在形成单位存放一定时间后才进馆的，这就造成了信息陈旧、现实价值不高的现象。而与公众利益密切相关的婚姻档案、家谱档案等很少收藏进馆，从而导致了馆藏结构的不完整，也不能全面客观的反映社会历史的现实状况，自然也无法满足公众的信息需要。所以，档案馆要加强馆藏建设，扩大档案收集范围和收集种类，不仅要收集红头的政府文书，还要收集与群众利益息息相关的民生档案、彰显地域特色的特色档案、家谱族谱档案、婚姻档案、公证档案等。[9]另外，档案载体形式也是影响档案利用者的重要因素，只有档案载体形式多样，才能满足不同层次、不同需求群众的需要。所以，档案馆要从封闭型逐步转向开放型，要真正融入走进公众、走进社会生活，就必须优化馆藏结构。

3.档案工作人员

档案馆是直接连接公众利用档案的部门，其为公众所提供的服务直接影响着公众参与档案信息资源开发的积极性。而在此过程中，公众的利用环境和工作人员素质是最重要的。受传统观念的影响，档案馆带有一种神秘的色彩，在一些公众心目中，档案馆是一个非常严肃、非常神圣的政府部门，在需要档案信息的时候，公众根本不知道去档案馆查询档案。同样，这种观念也深刻影响着档案工作人员的工作积极性，很多的工作人员将大量的工作时间用在了档案的收集、整理和保管上，而不是档案利用。但是，情况也在逐步好转，随着党和政府对于档案工作的投入越来越大，档案馆的环境也越来越好，尤其是一些省市的档案馆新馆环境优美、特色鲜明，极大地吸引了公众。比如，上海市新建档案馆，选址就位于寸土寸金的外滩，且展览形式多样，公众参观的积极性很高。简而言之，随着公共档案馆建设的推进，档案工作人员认识到各级国家档案馆是我国公共服务机构的重要组成部分，是公共信息服务的主要提供者，其资源属于国家和人民，要推进档案利用均等化服务，保障社会的公平正义。[10]

4.公众

公众是档案信息资源社会化开发的重要参与者，直接决定着档案信息资源社会化开发的发展程度。马斯洛在《人类激励理论》中提出了人的需求层次理论，分别是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求。改革开放以来，我国经济、社会、文化都得到了快速的发展，人民群众的生活水平显著提高，各方面的需求得到了极大地满足。随着“信息权”思想和档案休闲利用思想的传播，公众的民主意识不断增强，要求参与到档案信息资源的开发利用中来。在这种情况下，党和政府大力推进社会主义民主政治和精神文明建设，努力使人民群众拥有更多更高的幸福感，保障公众的知情权。1987年《档案法》通过以后，尤其是2007年《政府信息公开条例》实行以来，公众利用现行期的政府文件有了法律的保障，公众参与档案信息资源开发的积极性进一步提升。总之，随着“信息权”的广泛传播，我国公众的档案意识显著提高，具备了积极参加档案信息资源开发的可能性。

三、档案信息资源社会化开发的实现路径

1.政府要是档案信息资源社会化开发的支撑力量

政府是公共事业发展的支撑，国家政策是档案事业繁荣的保障。首先，政府要推进和完善相关的法律法规，为档案信息资源社会化开发提供良好的宏观环境，保证公众参与档案信息资源开发的合法性，并为公众参与提供良好的社会服务。其次，要保障档案开放的数量和质量，并加强与公众利益息息相关的档案的收集与开放，从而使公众乐于参加到档案信息资源开发。最后，档案部门作为重要的政府部门也要改变观念，抛弃传统的“保密是原则、公开是例外”的守旧思想，抓住政府信息公开这个档案事业振兴的好时机，深刻认识到政府信息公开对于国家发展的重大意义，积极做好政府信息公开工作，促进档案信息资源社会化开发的发展。

2.媒体是档案信息资源社会化开发的力量

尽管档案开放已经有了很长的历史，但是公众对于档案部门的神秘感和敬而远之的态度并没有得到根除。要推进档案信息资源社会化开发就必须改变档案馆的封闭性，扩大宣传，让更多的人认识和了解档案信息资源开发。公众只有知道了什么是档案信息资源社会化开发，需要如何参与、参与之后能够获得什么等问题，才能真正参与到档案信息资源社会化开发中来。所以，档案部门要创新宣传方法，把档案价值与公众利益结合起来，调动公众参与档案信息资源社会化开发的积极性，从而使公众积极主动地贡献自己的力量和智慧。[11]比如，利用微信和微博宣传档案，既可以分享特色馆藏，又可以分享工作经历，从而吸引公众兴趣、拉近与公众的距离，实现档案馆与公众的良性互动。除此之外，高等院校、科研机构、学者也该做好档案信息资源开发的引导工作，主动承担一些公众感兴趣的课题，通过媒体进行引导，把公众的视野吸引到档案信息资源开发中来，从而使公众主动要求利用、分享档案。

3.激发公众参与档案信息资源社会化开发的兴趣

档案信息资源社会化开发最终需要公众的参与，这也是发挥档案价值的重要途径。公众的档案意识越强，档案信息资源开发就越能得到来自公众的支持，档案工作开展也就越顺利。一方面，要把档案融入公民的休闲生活，第十四届国际档案大会以后，档案的休闲利用发展迅速。要提升公众参与档案信息资源开发的热情，就必须和公众一起挖掘档案的特色内容，以公众喜闻乐见的形式和公众分享。另一方面，开展档案馆的志愿者工作，把公众吸引到档案信息资源开发中来。档案馆可以为不同的志愿者提供不同的学习与交流机会。为大学生提供一个深入接触社会、了解档案馆的机会，使他们理论联系实际、提高档案意识，培养他们回报社会的奉献精神；为退休人员提供继续发挥余热的机会，许多人长期从事档案信息资源开发工作，与档案信息资源开发有一种难舍难分的情怀，退休后他们需要一个让他们继续施展才华、发挥特长、服务社会的平台，档案信息资源社会化开发的志愿服务无疑可以为他们提供这个机会；为基层档案人员提供学习的机会，许多基层档案人员提供档案服务的技能有待提高，在档案馆开展档案信息资源社会化开发的志愿者工作，让基层档案人员以志愿者的身份来档案馆学习，从而在实践中提高自身的技能。[12]正是由于档案馆可以满足众多的群众的“需求感”，所以公众乐于参与到档案信息资源的开发利用中来。而这些参与档案信息资源开发的志愿者来源于群众，最了解群众的需求，所以他们开发的档案信息资源也最能引起公众的共鸣。

总之，档案信息资源社会化开发是一种优越的档案信息资源开发模式，它能够最大限度地吸引社会力量参加到档案信息资源开发中来，对于提高档案利用率、提升档案馆形象、推进服务型政府建设都具有重要意义，是一种值得探讨研究和实践的档案信息资源开发形式。

[1]韩玉梅.外国现代档案管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，1995:174.

[2]特里·库克著，李音译.四个范式:欧洲档案学的观念和战略的变化——1840年以来西方档案观念与战略的变化[J].档案学研究，2011(3):87.

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[7]巩慧.依法开放鉴定提升服务成效——北京市档案馆推进档案开放鉴定与利用服务工作[J].中国档案，2016(11):30-32.

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