市政工程质量监督档案分类整理刍议

张俊普

【摘要】质量监督档案和竣工验收备案档案是工程质量监督档案的两大部分内容，通过分析两类档案的内容组成，探索内部联系，结合工作实际合理确定分类整理方法，编制方便快捷的检索工具，实现工程质量监督档案的科学整理，便捷利用，提高档案管理水平，取得了明显的工作成效。

【关键词】质量监督档案；竣工验收备案档案；分类整理

武汉市市政工程质量监督站是承担市政工程质量监督管理和竣工验收备案工作的事业单位，2010年顺利通过档案管理AAA级认定，成为武汉市建设领域第一家档案管理AAA级单位。2013年、2016年，顺利复查换证，确认为省特级，保持了档案规范管理领先水平。在武汉市市政工程质量监督站室藏档案中，工程质量监督档案是其重要组成部分。

一、工程质量监督档案类别及内容

（一）质量监督档案的主要内容。包括工程质量监督注册登记资料、工程监督工作方案及监督交底资料、工程质量监督工作记录资料、工程质量验收监督记录资料、工程质量监督报告、工程质量事故报告及相关资料、行政执法资料、需要保存的其他文件资料等。

（二）竣工验收备案档案主要内容。包括市政基础设施工程竣工验收备案表、工程施工许可证、工程质量评价资料、工程质量监督报告、相关机构认可文件、工程质量保障文件、法律法规要求的其他文件资料等。

二、分类整理方法

（一）类号的确定。将工程质量监督档案确定为专业档案，采用混合号码制方式确定类号，工程质量监督档案确定为“Z1”，竣工验收备案档案确定为“Z2”。

（二）分类方法的确定。工程质量监督档案围绕工程建设分阶段逐步自然积累，以工程项目为中心，对象明确，实体单一，联系密切，构成了一个有机的整体。档案资料有明确的内容，外部界限清晰，便于归类。基于上述特征，采取“性质—工程项目分类法”进行分类。

（三）档案号的确定。市政工程大多跨多年施工，以年度为单位整理难以完整反映工程建设全过程，在编制档案号时不以年度为限，直接以流水号顺序排列，采取“分类号+案卷顺序号”的方式编制档案号。

（四）档案保管期限的确定。工程质量监督档案是与工程质量密切相关的原始资料记录，是工程一旦发生质量问题、出现投诉后进行调查处理的重要依据，是监督机构和监督人员履职尽责的有效凭证，依据《建设工程文件归档整理规范》及《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》，确定保管期限为永久。

三、结合档案实际的特殊处理

（一）两类档案的对应。每项工程既有一套质量监督档案，又有一套竣工验收备案档案。为照顾其相互联系，在分类整理过程中，对两类档案分别确定类别号，但使用相同的案卷号。如此，通过工程名称按照案卷号查阅到质量监督档案后，同一案卷号对应该工程的竣工验收备案档案，反之亦然。

（二）工程建设周期的对应处理。利用流水号方式顺序编排案卷号，直接从档案号中无法反映档案的生成年度和工程建设周期。整理过程中，采用增加备注、编制专用检索工具的办法予以解决。首先在档案装具封面上标注质量监督注册登记号和竣工验收备案号，直接反映工程的开工建设时间和验收时间；其次是在编制检索目录时，在案卷号后备注对应工程的质量监督注册登记号和备案号，在检索工具中实現一目了然。

（三）特殊档案的处理。市政工程情况复杂，有的工程完工后迟迟不办理竣工验收备案手续，造成质量监督档案已经形成，竣工验收备案档案无从整理。按照两类档案对应一致设置案卷号的原则，已形成的质量监督档案也难以编号整理。为解决上述问题，对单独形成的质量监督档案，采取类别号剔除阿拉伯数字只确定为“Z”，案卷号仍以流水号方式编排的方式加以整理，集中保管时归为临时档案，待对应的竣工验收备案档案形成后再重新编号整理。

四、相关工作体会

（一）根据档案实际合理分类。各地工程质量监督体制多样，质量监督机构承担的工作职责也不尽相同，有的监督站可能并不承担工程竣工验收备案的工作职责。在工程质量监督档案分类整理过程中，档案人员应从已有的档案资料出发，合理确定分类整理方法，保证档案资料得到妥善保管。

（二）加强内部协同配合。在质量监督机构中，档案部门并不是监督档案的生成主体，要做好档案管理，就要加强与一线监督部门的协同配合，档案人员要主动出击，不仅把档案管理的要求宣贯下去，更要充分掌握工程质量监督档案的内容构成和内在联系，为合理分类、科学整理、便捷利用打下基础。

工程质量监督机构监管任务繁重，相对于监督执法检查工作，档案工作往往是薄弱环节。在痕迹管理日益重要的今天，做好档案管理刻不容缓。只要全体人员不断提高档案意识，加强协同配合，工程质量监督机构的档案规范管理工作必将持续走向规范，不断提升水平。

【参考文献】

[1]王传宇，张斌主编.科技档案管理学.中国人民大学出版社，2009（11）：3.

[2]城市建设档案管理规定.建设部令第90号.

[3]建设工程文件归档整理规范，GB/T50328-2014.

[4]房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法.住建部令第2号.

[5]房屋建筑工程和市政基础设施工程质量监督管理规定.住建部令第5号.

[6]湖北省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收及备案管理办法.鄂建〔2007〕28号.