浅谈社会保险档案管理

辛洋

摘 要 文中深入分析社保档案管理工作的存在的不足，提出针对性的改善对策，以期为做好社保档案工作提供相应的指导。

关键词 社会保险 档案管理 不足与对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

1社保机构档案管理工作存在的不足之处

1.1社保档案管理工作权责模糊

社会保险档案涉及面较广，在我国，不同类别的社会保险档案划分给不同部门管理，从而出现多头管理的情况。因不一样的档案分属管理部门不同，各个管理机构缺乏有效沟通，极易出现一个参保人参保资料保存在不同部门。有些社保经办机构不按照档案统一管理的原则，文书档案交由综合档案室进行保管，其余业务材料均存放在业务科室。各管理部门缺乏明确的分工，对档案管理工作效率和质量产生不利影响。

1.2社保档案管理缺乏规范的管理制度

社保单位开展保险档案管理工作因缺少国家统一标准，导致各地区社保档案管理办法不统一的情况。对不同专业类别的社会保险档案，对其工作人员的管理水平和管理要求有所差异。哪部分材料需进行整理归档，如何实施整理；哪部分材料无需归档，进行销毁应遵循哪些原则；何种档案资料必须进行分类、分级管理；哪种资料应实施统一管理等。从客观角度来说，社保机构并未形成良好的管理制度和运行机制；从主观角度来说，社保机构必须建规范化的管理制度，确保更好地开展社保档案管理工作。

1.3社保档案管理水平落后

近些年，随着网络技术、信息技术的快速发展，加之社会保险业务量逐年增加，部分社保机构开始推行微机化管理模式。社会保险档案数量较多，工作环节繁琐、复杂，加上部分社保机构领导不重视，并未配备社保档案管理工作所需的软件、硬件，导致社保档案丢失、随意保存的情况时有发生。因软件、硬件和人三者没有实现合理集合，有些机构软件设施不足，有的缺少硬件，有的不具备档案管理专业人才，未能发挥最佳的管理效果。同时，有些社保单位依然使用过去手工管理模式，管理效率较低，查找、更新资料不易，对社保档案管理工作产生不良影响。部分比较落后的地区并未建立专门的社保档案室，档案资料的管理极为不合格，时常出现资料遗漏、丢失等情况。

1.4社保档案管理人员业务水平有待提高

社保机构档案管理人员的素质直接影响档案管理效果。部分地区社保机构为节省成本，很少聘请专业档案管理人员，有些单位存在用业务员充当管理员的情况。同时，多数社会保险业务经办机构并未对档案管理人员开展相应培训，且缺少实际工作经验，管理人员业务水平无法满足档案管理工作要求。虽然部分社保机构引入高学历的兼职档案管理者，但档案管理专业人才少之又少，没有经过培训的兼职人员一般实际业务水平不高，直接影响其档案管理工作效果。

2改善社会保险档案管理的策略

2.1社保档案规范化管理

社会保险档案详细记录参保单位或个人需要缴纳的社会保险金、可以享受的社保待遇等内容。制定完善的业务档案管理制度，能保障社会保险档案的有效性和完整性。因此，不同地区要依据《社会保险业务档案管理办法》的相关要求，结合自己承办机构的实际需要，通过分级管理模式，确保参保档案的安全性。建立完善的档案收集、整理、鉴定、保管等管理制度，健全社保业务档案管理标准体系，制定分类、著录等规范的档案格式，确保社保业务档案管理纳入规范化、信息化的轨道。

2.2提升档案管理人员的业务水平

打造一支业务水平强、素质高的档案管理团队，是发展社保事业必须解决的问题。社保档案管理工作应与其他工作展开统一部署和考核，遵循年初有计划、年终有部署、年末开总结的原则进行管理。各地区设备档案管理部门要保障办公场所宽敞、明亮，办公环境清静，办公人员职责清晰。根据一万卷配置1个管理者的标准配备管理人员，促使其在日常工作中不断提升专业技能和素养，提高自身的管理水平和效率。可定期组织管理人员接受培训，建立一支具有较强业务能力的社保团队，满足新时期档案管理工作需求。

2.3明确划分管理权责

社会保险业务档案涉及的内容、人员较多，因此，必须严格依照《社会保险业务档案管理规定（试行）》制定的归档标准展开管理。对保险业务进行办理时，要做好登记、征缴、转移、待遇核定、基本信息变更等环节的工作。在社保经办机构办理相关保险业务后，其中，那些具备保存和利用价值电子文档、声像等作为归档内容。同时，将管理责权落实到个人，每个业务的具体经办人员担负起收集、整理、裝订客户材料的工作，由专职档案管理员审核达标后方可进入档案室，并由档案员确定该档案的保管期限等工作。其中，归档主要由档案收集、档案整理两个部分组成。进行档案收集操作时，认真查看具有利用价值的材料是否收集完整，如果存在缺失必须及时补齐，确保档案的真实性、完整性。档案整理过程中，采用档案部门规定的专用卷皮、卷盒和装订材料，每一卷档案均要制作《案卷全引目录》和《卷内备考表》，在各项签字完成后做好收集、利用等信息记载工作，仔细填写卷皮的内容，做到清晰、准确。

2.4社保档案管理与新技术相互结合

随着信息技术的发展，社会保险档案是否实现信息化管理效果，成为判断社会保险档案管理效果的重要标准。社保档案管理工作与所有劳动者的利益密切相关，随着社会的日益进步，各地区劳动者流动极为频繁，存放在企业或个人手中的参保资料极易发生遗失，参保职工与企业间的纠纷也日益增多。提供社保信息查询和鉴证也是社保经办单位为人民服务的表现，社保机构在加强基础建设基础上，开发新的程序软件，确保各级社保保险机构、政府等实现联网，便于及时查询、使用档案信息。同时，在提升档案管理人员水平基础上，要以信息化建设为切入点，借助软件程序立卷，对档案目录、收发文件等进行录入管理，便于及时、准确的查找档案信息所存在的问题，从而提升档案管理质量和利用效率。

综上所述，档案管理工作是社会保险事业的重要组成部分，其管理效果对社会保险事业的可持续发展产生重要影响。为更好地规范社会保险档案管理工作，必须建立完善的社保档案管理制度与流程，不断拓宽档案收集渠道，提升档案管理人员的业务水平，确保社会保险档案的完整性和安全性。

参考文献

[1] 朱玉媛.对基层社保业务档案管理工作的几点思考[J].档案学通讯，2013（3）.

[2] 孙艳梅.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].办公室业务，2013（6）.