做好会展策划与管理的思考

江灵爽

【摘要】为达到更好的产品宣传与商业推广的目的，许多企业都选择以会展的形式开展活动，彰显实力的同时达到吸引更多合作商的目的。所以，如何做好会展策划与管理，是值得深思的一个课题。基于此，本文从策划的前期准备、具体工作的落实以及管理与反思等几个方面对会展策划进行了思考，希望可以提炼出更多有益的信息，从而更好地完成会展的策划与管理工作。

【关键词】会展策划；管理；思考

一、重视会展策划的调研与分析

（一）会展立项策划要充分

为保证会展活动井然有序地展开，合理的策划是关键，而在会展策划开始前，会展的立项策划一定要充分。许多企业为节约时间，通常会选择忽略掉会展的立项策划，以致于真正投入后才发现相关的准备工作严重缺失，比如，市场信息调研不足、展览题材选定有偏差等。从中获得的教训是，仓促间推进会展的策划，有可能导致更高的代价。因此，我们应当坚持要在充分的会展立项策划通过后，再有条不紊地安排后续工作。

（二）会展项目可行性分析落到实处

许多企业在会展策划中对会展项目的可行性分析不重视，以致在实际的操作中会展项目的可行性分析流于形式，没有为会展活动的发展提供可靠的依据，相应的风险也无法及时规避。可见会展项目的可行性分析要落到实处，比如，从市场环境分析、展会项目生命力分析、展会执行方案分析、展会项目财务分析、风险预测等，每一个方面都应当了解清楚，并写进会展项目可行性报告中。如此，才能为会展活动的举办形成一个好的开端。

二、细化工作，提高策划效率

（一）会展品牌形象策划

品牌效应的形成是会展的重要目的之一，因此，会展策划中应当将品牌形象的策划摆在首位。策划人员可以从以下两个方面展开。首先，明确展品企业的品牌含义、宣扬的价值观，保证会展中的形象设计符合该企业的定位。其次，会展品牌形象的策划也要结合本次会展的主体，将二者进行完美的融合，达到更好的宣传效果。除此之外，还要讲究心意，结合参加会展人群的喜好，考虑不同的设计形象，促进企业形象的多元化发展。

（二）会展实施方案策划

会展实施方案是很多会展策划人员工作的重中之中，但即便如此，还是存在很多隐患，因而也要保持足够的关注度。在实施方案的制定中，应当保持事无巨细，思虑周全，并写入执行方案中，以备查阅。通常，实施方案中要包括展位承建商、运输代理、旅游代理、参展商手册等各个方面，其中会场的卫生与公共安全是比较容易出问题的环节，一定要提供更全面的保障。

（三）会展活动策划

会展活动如果太刻板，给人留下的印象也不会太深，对于商业宣传而言还是一种欠缺。所以，当前很多会展的策划中，都会添加一些娱乐性节目的编排，活跃会场的氛围。而会展活动的安排与设计是最花心思的，一方面，要保证会展活动的质量，故活动的选择与会展主题的表达应相得益彰。而另一方面，活动的安排需尽量丰富，照顾到更多人的喜好和需求，从而借助活动造势，会展的主题会更加深入人心。

三、完善会展的招展与招商工作

（一）招展与展位营销

一次精彩的会展，除了流程清晰、活动丰富外，类型不一的展商分布也体现了该会展设计的精致所在，所以，在招展与展位营销这一环节上，也要加倍重视，主要可以从以下几点进行考虑。第一，数据库的建立，用于存储提前收集好的展商资料，权衡之下决定展商。第二，对展位和展区做出具体的划分，然后再将展商合理分配。第三，制定招展价格，为商家入驻提供更明确的决策信息。第四，发送招展函，告知相关的商家展会的事宜。第五，敲定详细的招展方案，并扩大展位的营销。简言之，招展和展位的营销中，展位的划分和展商的排布是重中之重。

（二）招商与宣传推广

许多失败的展会策划案例表明，如果展会的宣传推广不到位，会直接影响展会的招商工作。在实际的会展策划操作中，常存在宣传滞后或是宣传不到位的情况，使得展位到后期仍无法完成招商工作，对于展会举办方造成了极大的损失，影響会展的效果。而现在，人们也开始意识到，对于展会的招商与宣传应当尽早开始，比如，可以通过专业媒体广告、网络平台、印发传单、展讯等方式告知展会的目标群体，而对于重要的观众或商家，则可以发放会展邀请函。这样对展会感兴趣的商家就会主动联系，会展方也能在招商工作中获得更大主动权。

四、强化会展管理工作的执行

（一）展会服务与现场管理方案

会展管理是一项繁琐的工作，应当将展会的服务工作以及现场管理工作制定合理的方案，并交由不同的人加以执行和监督。首先，就展会服务，主要从礼仪指引、安全保卫、设计安装、物品租赁、运输仓储、广告宣传、后勤保障等方面细化。而对现场管理来说，一方面着眼于现场秩序的维护，分配好保安以及相关负责人，保证会场每个角落的安全。另一方面，会展的清洁卫生工作也需及时展开。展会服务与现场管理一定要提前规划预备方案，以便发生意外时将损失降到最低。

（二）会展客户关系管理计划

会场是将所有的客户关系合成到一起，是一张庞大而复杂的关系网，所以会展策划时也应当把客户关系管理做出合理的管理计划。首先，会展方应提前了解客户间的关系，以便更好地安排展位。其次，会展进行的过程中，保持各客户的平等对待原则，不能体现出区别对待，以免影响客户关系的和谐。最后，借助会展的舞台，通过一些互动和交流的活动，促进客户关系的发展。会展中的客户关系管理是商场利益关系的折射，所以成功的会场策划，一定将客户关系妥善管理。

（三）会展时间管理方案

对于参与会展的众多商家而言，时间就是金钱，所以他们也会格外地重视会展方对时间的管理。基于此，会展时间管理方案的制定就更需要精心策划。时间管理方案的制定中，不仅需要考虑会展主题表达时长的需求，同时也需要综合考虑不同展商对时间安排的要求、场地租赁、展会成本等因素的影响。在时间管理上，注重时效性，保持付出与回报率的相对平衡，是主要需要考量的因素。

（四）展后总结

每次会展的成功策划与管理，都为下一次活动的开展提供了经验，在展后总结中，将会展达到的成果与预期目标对比，发现执行不足的方面，在今后的策划中加以改进。对本次会展中出现的意外，加入下一次策划的方案中，不断完善对会展策划的危机处理机制。通过会展的总结，还可以发现有价值的客户关系，为商业关系创造更多可能。

结语

综上所述，可见会展的策划与管理需要综合考虑的因素很多样，所以每一个成功的策划背后，都是无数的心血和付出，而每一项管理的严格执行，也是会展策划得以顺利落实的根本保障。可以预见，会展的策划与管理对于企业间的商业交流越来越重要，而如何构建好这座桥梁，是当前会展业关注的焦点。

参考文献：

[1]黄驿淳.浅谈会展策划与管理中的人性化服务[J].人间，2016，198（3）：30-30.

[2]覃旭瑞.基于SCM方法会展项目的策划与组织[J].装饰，2014，（3）：141-142.

[3]杨京波.会展场馆选择标准研究述评——基于会议策划者视角[J].旅游学刊，2013，28（12）：105-115.DOI：10.3969/j.issn.1002-5006.2013.012.012.