浅析电算化环境下的会计档案管理工作

邹洪伟

随着信息技术的高速发展，现代科技越来越多地应用于社会生活的方方面面。财务管理领域也不例外，电算化软件的普及应用为财务管理活动带来了前所未有的广阔前景，也为会计档案管理工作增加了新的内容。电算化环境，对会计档案资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅利用等都有新的要求，广大档案工作者必须正确认识，妥善应对。

一、电算化会计档案的内涵

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据、会计信息和计算机打印输出的书面形式的会计数据。具体包含：①由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料应当符合国家统一的会计制度规定，根据有关规定立卷归档保管，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。②以磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计数据（会计凭证、会计账簿、会计报表等数据），在未打印成书面形式之前，应当妥善保管并留有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。③会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，也应当视同会计档案保管。

二、电算化会计档案管理工作的特点

与传统的手工记账、登账的纸质会计档案相比，电算化条件下的会计档案管理必须要借助于计算机硬件和软件系统才能查看和取得，这是其特有的存在和存储形式，在管理、保存的方式、方法上电算化会计档案也相对复杂，需要关注的问题也更具有灵活性。例如，在信息的承载性方面，会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的载体由原来的纸质媒介转变成现在的磁盘、光盘等电子介质；在信息的安全性方面，通过电子介质存储的会计档案除了要防范一般性风险之外，还要注重电子档案的网络安全。

会计电算化条件下的会计档案管理，其特点可以归结为以下几点。一是电算化会计档案的存储介质有所拓宽。电算化会计档案不仅包含传统的纸质会计档案，还包含大量的电子档案。二是电算化会计档案需要一定的软硬件支持。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在电子介质上的会计档案必须要依靠特定的计算机硬件和软件系统。三是电算化会计档案查找方便。传统会计档案的存放占用空间大、保管难、查找数据难，会计电算化条件下信息存储主要是通过电子计算机，占用空间小，保管易，数据查寻方便并快速。此外，随着会计软件的升级，企业应更加关注新软件对原有会计档案的兼容性，即科学地管理电算化会计档案。

三、加强电算化会计档案管理工作的措施

1.提高思想重视程度。会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章，增强全员的会计电算化档案管理意识；另一方面，要积极主动地争取领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，使其高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，将会计电算化档案管理工作纳入单位整体工作的范围加以考虑和安排，给予电算化会计档案管理工作开展必要的人力、物力、财力和政策支持。

2.完善硬件设施建设。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放库房；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位业务实际的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

3.健全各项管理制度。①建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。②建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。③建立严格的利用制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。④建立电算化档案定期备份制度。定期将会计数据备份到磁性介质上，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏、丢失或无法读取。⑤建立电算化会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。

4.提升管理队伍素质。会计电算化不仅要实现传统会计的功能，还要有其他利用计算機高速度计算、分析能力的功能，所以必须提高会计部门人员素质，完善人员配置结构。在加强对现有会计人员和会计档案管理人员教育培训的基础上，要相应增加档案专业人才的数量，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时，电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的计算机专业人才，以维护电算化管理系统的日常运作。