教学管理信息系统中分院的需求分析与功能实现*

2017-07-20张兴刚

中国教育信息化 2017年13期

关键词：信息库分院教学管理

陈鹏，夏莉，张兴刚

（泰州职业技术学院，江苏泰州 225300）

教学管理信息系统中分院的需求分析与功能实现*

陈鹏，夏莉，张兴刚

（泰州职业技术学院，江苏泰州 225300）

以提升高职院校分院教学管理信息化水平为目标，依据“学院－分院（系）－教研室”三级教学管理组织结构中分院各岗位的工作职责、业务活动和工作流程，分析分院教学管理功能需求，讨论实现的途径，并将其归纳为基本功能需求和拓展功能需求，设计功能模块，建立逻辑清楚又便于程序设计的数据结构，以便推进高职院校教学管理信息化系统的建设。

高职院校；教学管理信息系统；分院（系）；需求分析

一、教学管理信息系统中分院（系）需求分析及实现的必要性

高职院校分院（系）教学管理的主要任务是在学校教务处的领导与协调下，合理设置专业，准确定位人才培养目标，并依据人才培养目标的要求，按照一定的程序和方法，建设和配置分院教学资源，保证教学过程正常有序，最终高质量和高效地实现人才培养目标。随着办学规模的不断扩大和二级管理的深化，分院教学教务管理工作越来越复杂，管理任务越来越繁重，高职院校校园管理信息系统或教务管理信息系统虽能够实现部分教学工作的信息化管理，但数据往往单纯由分院（系）系统管理员（教学秘书）录入，功能侧重于排课，不能实现全员源头采集、分层审核，信息化程度低，与分院教学管理工作流程难以对应，因此，高职院校教学管理信息系统中分院（系）的需求分析及其实现不仅有助于提升校园管理信息系统的建设水平，同时，还有助于促进教学建设，提高管理效率，实现教学管理的扁平化，推动教学信息资源共享及信息互动，为教学质量管理提供准确及时的管理信息。（“分院（系）”以下称分院）

二、分院教学管理任务分析

1.分院教学管理的内涵

如图1所示，分院教学管理包括教学研究管理、教学建设管理、教学运行管理和教学质量管理。教学运行是分院教学管理的主要工作，教学建设为教学运行提供必要的支撑条件，它们是分院教学管理信息系统开发的重点，但不应忽视分院教学管理的职能还应包括教学研究管理与教学质量管理等方面，管理信息系统的开发应兼顾以上四项管理职能或预留接口。[1]

图1 分院教学管理的内涵

2.分院教学管理的组织结构

目前，高职院校普遍实行“学院－分院（系）－教研室”三级教学管理模式，分院层级主要的教学管理岗位包括教学院长、教学秘书和实训中心主任；教研室承担着一个或几个专业的专业建设工作和课程建设与教学实施的组织工作，各专业负责人由教研室主任兼任或由其他教师担任，侧重于专业建设与管理；教学工作主要通过课程来实施，各门课程一般设置课程负责人，具体负责课程建设与改革，并与其他任课教师共同完成课程教学；班主任协助教研室主任及专业负责人负责班级教学管理工作。[2]分院教学管理组织结构如图2所示，分为三个层级，第一层级侧重于分院教学行政管理，第二层级重在专业建设与教学组织，第三层级的主要工作是课程建设与教学实施。

图2 分院教学管理的组织结构

3.分院教学管理流程

明确教学管理流程的目的在于理清教学研究管理、教学建设管理、教学运行管理和教学质量管理之间的相关关系，以及如何实施，由谁来实施。教学研究的主要任务是收集和整理职教动态、行业动态，依据学院发展建设规划，为分院发展，专业、课程的建设与改革指引方向；教学建设为教学运行提供载体，合理配置师资队伍是教学运行的保证，实验实训基地建设与管理是实践教学体系质量好坏的关键，专业、课程建设是教学运行和课程实施的基础；教学运行通过一系列的组织工作，保证课程有序开出；教学质量管理依赖于教学建设与教学运行过程，同时又指导教学建设与教学运行，以达到提高人才培养质量的目的。图3为分院教学管理流程，其中教学研究管理、教学建设管理与教学运行管理与分院教学管理的组织中三个层级的对应关系明确，教学质量管理则由学院相关部门或分院教学管理岗组织完成，各层级共享数据。

图3 分院教学管理流程

三、教学管理信息系统中分院的功能需求

教学管理信息系统中分院的功能需求包括基本功能要求和拓展功能要求。基本功能要求主要指与分院教学业务管理流程相对应的功能，该功能以基本信息库为基础，以数据关联关系为纽带，以每个角色的业务活动为主线，与分院教学管理工作密切相关；拓展功能要求是指个性化教学管理要求，如成果登记、项目申报、审批、数据分析（数据运算、查询、检索、筛选）等，拓展功能要求同样依托于基本信息库，一般具有即时性，有时甚至具有唯一性，但随着个性化教学管理要求的定型、固化，拓展功能要求也可能转化为基本功能要求。

1.基本功能需求

对应管理流程的分院教学管理基本功能要求可归纳为以下几点：（见图4）

图4 分院教学管理基本功能分析

（1）基本信息库的录入与维护功能

将诸如教师、教研室、专业、学生、班级、人才培养方案（教学进程表）、课程库、教学场所等基础数据直接导入并存储在系统服务器中，并由相应角色完善。基本信息库录入的关键要素是实现各基本信息的隶属关系和关联关系，如“学生←班级←专业”之间的隶属关系，再如课程库中各课程的拟开实训项目与教学场所中的可开实训项目的同一关系；同时，基本信息库中的信息要便于调整和更新，如可由原人才培养方案调整生成新的人才培养方案。[3]基本信息库的录入有效降低了人工统计数据的误差概率，保证了基本教学数据的准确性，是提高教学管理工作效率和质量的关键。

（2）目标信息库的录入及指标比对功能

教学研究为教学建设、教学运行、质量管理提供指导，其对应于教学运行、质量管理主要是方法、措施等的支持，而对应于教学建设，则有明确的指标要求，将建设指标要求包括规划期建设指标要求和年度建设指标要求录入系统，设置功能模块并将其与基本信息库中的信息进行比对，可以明确教学建设工作的重点。

（3）通知功能

以基本信息库中各角色的相互关系为路径，以工作任务为主题，由高层级向低层级定向发出工作通知，减少非关联人员接受垃圾信息，如教材征订可由教学秘书向拟开课课程负责人发出，选课可由教研室主任向学生发出。

（4）与教学业务活动相关联的功能

与教学业务活动相关联的功能要求主要包括教材征订、选课、配课、课表编制、实训课表编制、考试编排、教学运行过程中的调整、教学工作量记录、教学过程监控等，可看成是基本信息库的扩充和完善，它依赖于基本信息库及其相互关系，通过该功能模块的建设实现基本的教学管理。如教材征订，由基本信息库中人才培养方案（教学进程表）生成各专业学期开课表，到课程库中找到相应课程及课程负责人，即可指令各课程负责人征订教材，而对于教材的数量（学生＋教师），根据配课结果确定；再如选课功能，同样由基本信息库中学生与专业的隶属关系，找到备选课程，设置选课条件即可进行选课。

（5）记录教学运行的功能

“智慧化校园”硬件建设达到一定要求后，可在教学场所记录教学运行情况，如教学日志、学生出勤情况、学生平时成绩以及教师课程完成情况等，该功能的实现一定要简单便捷，烦琐的操作会让师生心生厌恶，难以推行。如软硬件建设达不到便捷记录教学运行过程的要求，也可线下记录，定期录入，或参照计划安排生成并按实际进行调整。

（6）网面展示功能

如专业、课程建设等，可在系统中设置链接，通过网页来展示，作为教学信息管理系统的补充。

2.拓展功能需求

（1）信息登记的功能

除基本信息库中的信息之外，还有很多信息是动态的、实时的，及时做好登记工作，可以提高工作效率，减少重复劳动，如教师教学年度科研工作、学生奖惩信息，实训仪器设备的添置、报废，实验室耗材购置与使用等信息，设置相应角色权限，做好登记、审核工作即可。信息登记也是基本信息库的扩充，如教师、学生档案，实训基地工作档案等。

（2）实现特殊化要求的功能

在分院教学管理过程中，有许多诸如项目申报、调查问卷、学生报名参加专门考试、技能竞赛管理、技能鉴定管理、奖励申请、事务审批等功能要求，个性化特色鲜明，一般由事务发起人发起相应项目，根据条件筛选出潜在的符合要求的角色，由他们网上填报信息，最后经过审查、确定，完成相应项目。

（3）数据分析功能（数据运算、查询、检索、筛选）

数据运算如教师教学工作量的计算、科研积分等可依据教学运行信息和登记信息给出计算规则即可得出，去除了烦琐的人工计算，实时、准确。数据查询、检索功能以各数据的关联关系与隶属关系为主线，合理配置各角色的权限，通过信息化平台，实现广大教师和学生上网查询检索自己需要的教务相关信息和内容，为他们自主安排自己的工作和生活提供了便利。数据筛选功能则为如三好生评审、奖学金评定、学生专转本选拔条件等工作提供了便利。

四、分院教学管理功能的实现

1.基本功能的实现

基本功能的实现如图5所示，分以下四个部分：

图5 分院教学管理基本功能的实现

（1）教学研究管理功能的实现

教学研究功能相对其它管理环节，逻辑性较弱，不利于编制管理信息系统，主要根据研究的类别，以网站的形式加以展示，对建设目标中相对明确的建设指标，分年度要求和建设规划期要求，纳入信息管理系统，以便对照建设成果，为教学建设指引方向。

（2）教学建设管理功能的实现

分院的教学建设主要包括分院综合建设（专业设置、师资建设、实训条件建设等）、专业建设和课程建设，教学建设管理是分院教学管理中最能动的因素。系统通过建立基本信息库来表达教学建设工作，搭建关系清晰的基本数据库是分院教学管理信息系统建设成败的关键。基本数据库主要包括学生、班级、年级、专业、教研室、教师、课程、教学场所等，相互间的关系如图5所示。各项数据又可包括基本信息、教学安排信息、教学运行信息和登记信息。基本信息主要包括编码、名称、数据间的隶属关系等；教学安排信息是指在教学运行过程中人、物所赋予的事项；教学运行信息反映教学运行情况，一般应与教学安排信息一致，未能按计划运行的须做调整；登记信息一般是指动态的、实时的信息。教学建设展示网站是教学建设管理功能的补充，如专业、课程、实验实训室均可开发。

（3）教学运行管理功能的实现

教学运行管理可分为教学运行计划安排和实际教学运行两部分。教学运行计划安排是指依据人才培养方案，特别是其中的教学进程表，由系统直接生成学期课程开课清单，将课程分为专业选修课、专业必修课、公共基础课和公共选修课，开出专业课程的教材征订和试卷命题均由课程负责人完成，并录入系统，在专业选修课程选课完成后，由教研室完成专业课程配课（配置教学班、任课教师、教学场所要求），公共课程则由学院完成配课；根据配课结果，完成课表编制和考试编排，多场所教学的课程尚须按课表编制实训（二次）课表，这三张安排表指导教学运行。教学运行不是完全按照教学安排一成不变的，还要动态调整，如教师调停课、课表变更等，在教学运行过程中，还要对教学过程进行记录，包括日常教学检查的记录、教学对学生的评价、学生学习成绩等。最后，教学运行计划安排和实际教学运行与相关的教师、学生、场所关联后形成教学档案。该功能的实现需要设计一定的功能模块。

（4）教学质量管理功能的实现

只有加强信息化资源的建设和管理，形成教学质量监控信息化系统，及时进行数据分析，才能不断调整和提升高职院校人才培养工作，提高教学质量，优化教育资源配置，促进实现高职院校内涵建设。教学质量监控信息化系统包括信息采集分析和信息反馈处理两个子系统，监控的对象为专业、课程建设与实施。[4]信息采集分析子系统采集的信息主要分为直接采集、汇集统计、调查分析三类。直接采集类信息通过添加用户角色即可实现；汇总统计类需要开发简单的功能模块即可实现；调查分析类信息则要根据质量监控的要求设置功能模块。信息反馈处理两个子系统要将采集和搜集到的各种数据、评估信息等进行统计分析，及时反馈至主管领导、部门或个人，以便及时采取有效措施进行处理，改进工作，提高质量，达到教学质量监控的真正目的。

2.拓展功能的实现

拓展功能的实现同样基于基本数据及其相互关系，按照拓展功能需求的要求，编制功能模块，并能将部分信息作为基本信息库的拓展。

五、与教育行政主管部门的数据接口

我国已进入创新驱动转型的新阶段，需要发挥信息和数据的作用来促进社会和经济的发展。国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要提出，实施国家大数据战略，把大数据作为基础性战略资源，全面实施促进大数据发展行动，加快推动数据资源共享开放和开发应用，助力产业转型升级和社会治理创新。目前，教育行政主管部门已经开发应用 “高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台”、“高等职业院校适应社会需求能力评估数据采集”、“高基报表”、“全国教师管理信息系统”等系统，但未能实现数据互相调用，造成各高校反复填报数据，信息采集工作量大，给学院和教师带来了不便，如填报数据能从学院教学管理信息系统中自动抽取，既能减轻工作负担，又能从源头上保证数据的准确性、真实性和实时性，教学管理信息系统中分院（系）的需求分析与实现应考虑国家大数据系统的采集要求，并在采集要求基础上加以细化。如在“高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台”中，关于专业信息、班级信息、教职工信息、学生信息、校内实践基地、校外实习实训基地、课程信息等均应能直接从系统抽取。