事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考

韩逸

摘 要：本文着重分析事业单位人事档案管理存在的问题，并根据问题提出相应的对策思考，确保事业单位人事档案管理健康发展，从而促使人事档案管理日益规范化、制度化。

关键词：事业单位；人事档案；管理问题；对策思考

人事档案是人才信息的重要载体，是事业单位职工信息的主要来源。管理良好有效的人事档案，对充分挖掘人力资源具有重要作用。随着我国人事制度改革的不断完善，事业单位人事档案管理存在诸多问题，需要进一步完善人事档案管理工作。

1 事业单位人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理的重要性认识不够

由于人事档案管理工作是内部保密工作，工作并不引人注目，单位也未配备专门的人员进行人事档案管理，大多是兼顾档案管理人员。在办理干部招录聘用时，档案的获取收集比较被动，受上一手档案保管单位的限制，档案质量参差不齐，且在办理调动聘用手续时不注重人事档案的应用，未能全面核查档案，忽略了人事档案的信息功能。其次，事业单位干部更为突出专业技术能力，干部岗位形式分管理岗、专技岗、工勤岗，根据各单位的岗位设置情况，聘任岗位具有很大的灵活性，因此人事档案中有应更多内部科室架构调整、人员调动、岗位调动、专业技术职务变化、工作业绩等的记载，然而由于对人事档案管理工作的忽视，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，直接导致干部档案不完整、履历记载不完全，使人事档案工作长期处于“用起来才需要”的被动应付状态。

（二）人事档案管理水平较低

由于档案收集归档工作制度不健全，执行不严格，缺乏统一的收集范围、合理的收集手段、高效的收集途径和方法，人事档案收集工作力度和规范性不够。同时，随着人事制度不断的改革发展，事业单位机构和工作人员也在不断的调整，原有人事档案干部的岗位变动，使得一部分人员没有接受专业的档案专业学习和培训，多有组织或人事干部兼任，对档案工作精力投入不足，对人事档案进行分类和组织以及绑定等工作都不熟悉，日常事务只是简单将材料装入档案盒内，对人事档案归档的内容不明确，归档范围把握不准，严重影响档案管理水平和创新水平。

（三）档案管理的基础设施不够健全

基础设施不健全主要体现在档案存储及办公、管理场所紧缺、经费紧张等方面，导致工作运转困难，档案管理工作效率低下。一些单位档案管理基础设施薄弱，检查和处理设备匮乏，现代信息技术和计算机技术应用不够，资料录入、信息检索、档案调阅查询等仍习惯原始手工操作方式，无纸化阅档基本没有实现，技术的科学性有待增强，面对目前档案管理数字化发展等情况的研究不足，显得力不从心。

（四）缺乏监督管理，资料时效性难以保证

由于相当一部分事业单位缺乏专职档案管理人员以及档案管理工作监督部门，缺乏定期对人事档案管理工作成效的监督考核，造成人事档案归档的滞后性和不全面，许多本应该及时归档或及时补充的如人事任免文件、任职证明文件等重要档案无法得到落实，造成档案缺失、失真等情况，在需要人才提拔、岗位变动、人才交流时，需要耗费大量精力去寻找档案信息或补充完善，甚至因时代久远最终造成档案的永久缺失。

（五）人事档案管理人员素质有待提升

人事档案管理是一项比较复杂、专业、连续性高的工作，它集服务性和保密性于一体，需要一定的人力、物力和财力的支持，才能保证文件管理的质量。因此人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案管理工作。然而人事档案管理工作通常都由人事部门工作人员兼管，由他们临时负责，由于这些员工的非专业性，使得很多材料不能及时归档，及时传输信息、移交档案，导致缺乏工作人员详细档案信息。加之聘用制度的普遍推行，事业单位工作人员的流动性变大，制档管档人员的调动也愈发频繁，既不利于档案制作和管理水平的提高，也不利于檔案管理人员素质的提升和档案管理队伍的建设。

2 事业单位人事档案管理工作的完善对策

（一）提升领导对人事档案管理重视度

事业单位的领导，特别是负责人事工作的领导，要进一步提升档案管理意识，充分认识人事档案管理在人事管理中的重要地位和作用。注重人事档案的管理，把人事档案放在重要日上，定期听取工作报告，有效解决人事档案管理中的实际问题；定期研究人事档案管理工作，部署人事档案管理工作，制定和完善长期规划和实施方案，以便有计划、有步骤的检查和实施；建立干部档案登记制度，实施定期检查核对措施；主动关心档案管理人员的学习和生活，在工作取得成功或者顺利完成任务后，主管领导应给予充分的肯定和认可，充分调动工作人员的积极性和热情。

（二）加强人事档案管理的队伍建设

事业单位人事档案管理工作量大，政策性强，管理人员不仅要做好服务和保密工作，也要注意团队的管理，通过专业性培训，不断加强政治意识，加强政治素养，强化法律观念，保证档案的依法管理，提升档案专业知识水平，推进档案管理的规范化。

（三）完善人事档案管理的基础设施建设

为保障为事业单位人事档案管理工作的顺利有序进行，需要加大人力和物力投入。一是确保管理经费落实，积极争取相关部门的资金支持，向其说明事业单位人事档案管理的重要性。二是完善基础设施建设，加强人事档案库房建设，设立规范化的阅档室，为事业单位人事档案管理配备办公场所、扫描仪、档案柜、消毒设备等现代化设施，搞好通风、采光、防潮、防蛀、防虫、防盗、防火等配套保护措施，以满足档案管理工作的需要。

（四）建立健全人事档案管理机制制度

为了有效提升事业单位人事管理队伍的整体素质，制定健全的管理制度势在必行。一是明确责任制，加强绩效考核，充分调动员工的工作积极性。二是加强对专业知识和专业技能的培训管理，加强理论与实践结合，可以与外界进行沟通交流，提高团队整体素质和专业技能。三是建立有效的惩罚激励机制，采取有效的激励措施，激发学习兴趣。只有提高管理人员的整体素质，才能从根本上健全人事档案管理制度的建设和完善，从而为人事档案管理工作提供强有力的支持。

（五）探索人事档案管理新模式

人事档案信息化是档案管理发展的大趋势，是提高档案管理工作效率和提升档案管理员业务水平的有效途径。通过建立信息化档案管理平台，编制人事档案规范化整理编制目录，促进计算机技术在人事档案管理中的广泛运用，实现人事档案的数字化采集、整理、保存、查阅利用等工作，提高档案信息化管理水平，确保档案利用安全，保证档案资料不丢失、不损坏，保证档案信息的不遗失、不泄密。

3 结束语

人事档案管理是事业单位的一项重要工作，为了做好事业单位人事档案管理工作，提高人员管理能力，充分发挥员工的主观能动性，使其对单位的人事档案管理事业的发展做出更多的贡献。实际工作中要认清现有管理措施的缺陷，综合分析，完善对策，促进人事档案的科学化管理，提高档案管理工作的有效性和规范化。

参考文献

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