社交媒体应用于高校档案工作现状调研分析

李爽?张建华

摘 要：本文通过实际调研，分析目前微信公众平台在高校档案工作中的应用现状，找出问题与不足，并提出合理化的建议，为移动互联时代下，社交媒体应用于高校档案工作积累理论基础和实际经验。

关键词：社交媒体；微信；学生档案

高校档案涉及人事档案、教学档案、财会档案、科研档案、基建档案、声像档案等各类档案，形成以及管理部门相对比较分散。因此，档案的管理和利用服务之间的连接和互动性较差。正是基于以上原因，在高校建立专业的档案服务微信平台，充分利用微信覆盖面广、交互性强、接收信息及时快速的特点，能够促进高校档案服务工作的深入开展。

微信是腾讯公司发布的一款即时通讯类的社交軟件，主要应用于智能移动端，包括智能手机和平板电脑。微信公众号是开发者在微信公众平台上申请的应用账号，可在微信平台上实现和特定群体的文字、图片、语音、视频的全方位沟通、互动。目前很多高校档案部门都已经开通了微信公众平台，为社会提供各个方面的档案利用及查询服务。本文针对我国已经开通微信公众平台的高校档案馆进行调研，对高校档案服务的方式、内容、利用效果进行总结和分析。

1 调研概况

本次调研从2月10日开始，截止到至4月10日。为期两个月的时间。笔者分别以“档案馆”、“学生档案”为关键词，在微信公众平台进行搜索，共得到有效的、经过认证的高校档案馆平台27个（高校名单见附表）。这一数量和我国高校总数相比，可以说是非常之少。其中涉及档案服务的模块以及内容各有侧重，详情见下表：

模块类型 服务内容 数量 比重

新闻动态 时事新闻，档案新闻，档案馆咨询，工作动态 8 30%

馆藏介绍 图片、音视频展示，校史，编研成果等 14 52%

档案收集 档案征集，档案移交，档案捐赠 2 7%

查询利用 规章制度和业务介绍，预约查档，查询指南，在线查档 18 67%

学生档案服务 毕业生档案去向查询，学籍、学历查询，成绩查询 5 18%

从上表可以看出，在所有27个微信公众平台中，馆藏介绍类和查询利用类的服务所占比重较大，分别占到52%和67%。但包含学生档案查询利用工作所占的比重较小，不到20%。档案收集类的工作所占的比重非常少，只占7%，这和现阶段档案数字化的程度还不高有直接关系。

2 调研分析

从各高校档案馆微信公众平台的功能来看，可以分为以下几大类模块：行业及本馆新闻、馆藏展览介绍、档案收集、查询利用。

2.1 行业及本馆新闻

本次调查共有8个高校档案馆微信公众平台具有这一功能，占所有调研对象的30%。这一功能模块的内容主要包括档案界的工作动态、档案科技动态以及本馆的日常工作新闻等。新闻内容包含面较广，即有国内动态，也有国际动态，大都图文并茂，形象生动。但多个微信公众平台的新闻动态里，也存在更新不及时、时效性差的问题。

2.2 馆藏展览介绍

本次调查中共有14家高校档案馆的微信公众平台具有这一功能模块，占比重52%。这一模块的内容多种多样，主要是各个高校通过文字、图片、音视频等不同记录方式，展示本馆的馆藏。除此之外，还有校史展览、主题展览、档案编研成果展览等等内容。不足之处是大多数微信公众平台所展示的内容数量偏少，档案类型不够丰富，深度不够。

2.3 档案收集

档案收集功能在所有参与调研的对象中，只有2家高校档案馆微信公众平台具有。但通过浏览发现，这一功能模块仅仅提供了档案收集方式的介绍、流程、联系方式等等。并非真正的在微信公众平台端进行实时在线的数字档案收集。所以这一功能基本上并不是真正的存在。

2.4 查询利用

档案工作的最终目的是方便社会各界利用。因此，在全部调研的27个高校档案馆微信公众平台中，有18家高校档案馆开设了查询利用功能模块。是所有功能模块中所占比例最大的，达到了67%。通过仔细浏览各个高校档案馆的微信公众平台，可以发现在档案查询利用功能上，主要有两类：第一类是预约查询类，即利用者在微信公众平台相关页面内填写个人信息、联系方式、需求目标等，然后再去档案馆进行实地查询。第二类是网上在线查询类，即利用者可以直接在微信公众平台内实现相关档案电子版的查询。第二类才是真正意义上的查询利用服务。另外，在提供档案查询的18个微信公众平台中，只有5所高校的微信公众平台包含学生档案的查询和利用，这一比重很少。

3 调查总结

微信作为近年来十分普及的一款社交软件，用户基数大，可实现的功能多。利用微信公众平台开发一套档案服务平台的成本并不是很高。但是，通过这次调查，可以看出目前我国高校档案馆在利用微信平台开展档案工作的广度和深度还有很大欠缺。调研的27个高校档案馆微信公众平台，也是存在各种各样的问题。

3.1 更新不及时，内容匮乏

微信平台的优势之一就是交流的及时性，然而在调研中发现，大部分平台的内容相当陈旧。无论是新闻类还是馆藏类的模块都存在这一问题。有些平台从调研开始，到调研结束，在长达两个月的时间里，始终没有任何内容上的更新。从内容上看，也有很大不足，比如馆藏类的板块，许多平台仅仅是有几张图片，配上简单的文字介绍而已。长期以往，对利用者的吸引力必将大幅下降。导致平台的利用率降低。

因此，应该保证公众平台的及时更新，加大内容的数量及质量。吸引更多的利用者利用微信公众平台。

3.2 功能欠缺，形式简单

大部分高校档案馆微信公众平台开设的功能板块比较单一，形式上也是比较简单。比如一些利用服务的板块，只能提供基本的业务联系电话和查档流程说明而已。而能提供直接在线查询的平台，可查询的档案信息也很少。搜索的方式也很简单，效率低下。而对于高校档案中的学生档案查询部分，大部分高校档案馆在其微信公众平台上并没有提供，仅有安徽大学等几家大学提供了全面的查询服务，包括学历学籍认证、毕业生档案去向查询等。因此，应充分利用微信公众平台的丰富功能，结合档案工作的要求和利用者的实际需求，开拓视野，开发更多更有效地档案服务功能和管理模式。

3.3 缺乏互动性

微信的特点之一是互动性强，然而在所调研的27个微信公众平台中，仅有不到3个平台提供了在线留言或者论坛类的功能。而能够定期推送平台信息的，在调研的2个月期间，也只有不到10个平台能够做到。今后应加强互动性的建设，增进同利用者之间的交流。这样才能更了解利用者的真实需求，更好地为利用者服务。

3.4 开发标准不一致

微信公众平台服务于高校档案工作还属于初期起步阶段。因此，各个高校的微信公众平台还没有一个统一、规范的开发标准。功能板块、名称、数据形式多种多样，不利于这一平台整体的建设。相关部门应尽快制定开发建设的统一标准，以利于这一平台的良性发展。