对工资档案管理的认识

温秀娟

摘 要：隨着改革开放的深入和经济社会的发展，工资制度几经改革和调整，而人事工资档案管理需要与社会主义市场经济和人事制度改革形势相适应。本文主要是对工资档案的特点、内容、工资档案检索管理的内容及如何做好工资档案管理工作进行分析论述，希望能够提供一些有价值的参考，从而做好该项工作。

关键词：工资档案；管理；措施

1 工资档案的概述

1.工资档案的特点

第一，复杂性

工资档案是指反映每个工作人员的职务、职称、学历、参加工作时间及工龄（教龄、护龄）、的任职时间、奖励等基本情况，全面地反映每个员关系的历史记录。既有文书档案的材料，又有档案的材料（科技成果奖）等等。可见工资档案的内容是十分复杂的。

第二，多层次性和分散性

进行工资工作，离不开“工资”档案作为依据，可是目前工资档案还没有完全从人事档案中分化出来，仍在人事档案的第九类中，所以必须依赖于人事档案去进行调资工作。然而人事档案管理范围实行的是干部管理权限划分的，所以负责管理“人事档案”的部门有组织、人事、劳动、教育和卫生等多家。在晋级调资工作中，必须逐家去查找依据。鉴于此，“工资档案”的管理就具有分散性。有的“人事档案”还在市或者更高层次的组织部分管，使“工资档案”具有多层次性。

第三，普遍性

第一，一个人只要一踏入社会，从事某一项社会实践活动，就有档案伴随着他，并逐渐形成人事档案；第二，人事档案是各级组织、人事部门进行人事工作的依据，每人的调资晋级审批表大都归属为人事档案之中，形成的工资档案也具有普遍性的特点。

以上所述“工资档案”的特点，对晋级调资工作带来一定的困难，所以，必须加强工资档案的管理。

2.工资档案的内容

第一，随着工资制度的改革，工资项目的调整也非常频繁。从1993年工资制度改革开始，国家机关、事业单位人事、职工每个人即建立工资套改原始数据；在此期间遇有行政和专业技术职务晋升、工人技术等级晋级、年度考核合格薪级的变动等，工资都需要做调整变动，每变动一次都会留下变动原因、变动依据、变动标准等一些档案材料， 今后人们变动岗位工资、薪级工资、晋升职务工资、调动工作等，都离不开这些数据。

第二，近年来，为加强教师队伍建设，促进教育事业科学发展而实施的绩效工资政策，在实施绩效考核中形成的考核依据、考核内容、考核办法、考核结果、考核等次的确定等形成的材料以及最终兑现工资花名册、增资批复等等， 这些最原始的数据材料，是工资变动的基础和工资变化过程中的真实写照。

第三，所以，必须保证工资档案的齐全完整，一定要按时立卷归档。归档的范围应包括工资改革、调整工资标准、变动岗位工资、薪级工资、晋升职务工资等工作中形成的文件，如测算数据、增资标准、文件依据、上级部门的批示等等。这项工作不仅费时费力而且还特别容易出错。调整完后的工资审批表应归入个人档案材料。

2 工资档案检索管理内容

资档案检索卡编制的内容是：单位、姓名、出生年月、文化程度、职务、参加工作时间、工资情况[包括科技职务工资、级别工资、工龄工资、津贴、教（护）龄]等项目。为了确保工资档案检索卡的严密性和一致性，也应该注意到七个一致：第一，参加工作时间要与组织认可的工作年限相一致；第二，学历、学制要与国家教育部门承认的学校建制相一致；第三，职务要与各级组织部门的任命或聘任相一致；第四，调级增资时间要与政策规定时间相一致；第五，工资级别与工资额相一致；第六，工资晋升的级差要与工资变动政策界级相一致；第七，行政职务、技术职称要与工资升级相一致。这样就会达到“依次登记”，级职对应，升降有据，审批明了，准确无误，测算底清。再通过“专人查档制卡，专人审核定准”的做法不仅维护了工资的严肃性，而且保证了编制工资档案卡的准确性。

3 强化工资档案管理的措施

1.实行工资档案管理信息化

工资档案通常由人事部门管理，不纳入国家档案管理体系。在国家档案管理的改革中人事档案的管理显得比较滞后，长期以来，阿勒泰市教育局工资档案管理工作，主要是由人工管理的，由于大量的测算、数据分析、人工填报各表格等基础性工作很多，查找人事档案非常费时费力，需要投入相当大的人力和精力，给工作造成很多不便及大量的人力、物力上的浪费。近年来，由于计算机的普及，利用ExceL系统来完成调整工资项目、表格的自动生成，特别是大批量晋级、调标、晋升等工作方便、准确、快捷。

2.工资档案管理台帐化

档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。利用计算机管理工资档案不失为一种好办法，但为了堵塞工资管理中的漏洞，提高精确度，还应建立手工工资管理台账要，即：工资变动情况登记表；登记表汇总个人基本信息、工改前和工改后工资基本情况，并特设工改后工资变动专栏，按工作调动、职称变动和职务（技术等级）晋升等分类记录工资变动情况，将每个人的工资变动按年逐次记录下来，每变动一次记录一次，遇有特殊情况加以说明。这样，可以直观地反映出每个人的工资变动情况，清楚明了，遇工作调动则表随人走。

3.工资档案管理人员专业技术化

第一，实行工资档案信息化管理，将繁重、复杂的信息处理与运算交给计算机完成。随着科学技术的发展，包括管理规范化、咨询电子化、保存缩微化、复制自动化等档案工作现代化势在必行，这就要求档案人员必须具有较高的专业知识和技能。档案管理人员应具有现代意识和服务思想，掌握必要的计算机知识，应具有学习意识，及时补充更新知识；在钻研档案知识的同时，还要努力优化自己的知识结构，工资档案管理现代化需要管理人员既精通档案业务知识又要掌握现代化设备的操作技能。没有掌握现代化设备的操作技能，势必会影响到档案管理现代化的进程，如只懂操作技能不懂档案业务管理的基础知识，同样也不能科学管理好档案，两项缺一不可。

第二，工资档案工作是专业性、技术性、科学性和机要性很统一的工作。

第三，还可以把大量的工资档案材料以电子文件的形式存放在优盘、硬盘、光存储介质上。在选用保存工资档案存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存贮介质的质量关系到工资档案能否被使用，而纸质的质量只会影响到使用效果；对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；对硬盘上的工资档案应定期备份到软盘或光盘上。

4 结束语

综上所述，工资档案管理工作关系着每个人事职工的切身利益，政策性强，备受关注，非常敏感。负责工资档案管理的同志一定要本着高度负责的精神认真做好这项工作；要熟悉现行的工资制度和相关工资改革政策规定，对工资的演变过程要了如指掌；熟练掌握各类人员不同情况套改增资具体操作方法，尤其要认真注意保管好本单位人事工资档案，这是做好以上一切工作的重要保障和前提。

参考文献

[1]林晓云.关于人事档案管理创新的几点建议[J].北京档案，2011（07）.

[2]李宪寅，张燕超，张务恒.做好档案工作促进企业发展[J].煤炭工程，2011（z1）.

[3]王雨霞.浅析人事档案的现代信息化管理方法[J].华章，2011（09）.