人事档案实行计算机管理的意义研究

郑会文

摘 要：近年来计算机技术快速发展，计算机技术也应用到我们生活中的各个领域，在人事档案的存档方面也是用到了计算机管理系统，人事资料的存档对应用人才的人才调动起到了便捷的效果。如今社会发展是千变万化的，人事调动也成了经常发生的情况。在人事調动的过程中，资料的提取、档案的调动都需要使用到计算机管理，人事资料的管理也随着调动频繁而变得越来越重要，对档案资料的管理也有了越来越高的要求。由此，在计算机技术发展相当快速的现在，为了满足社会发展的需求，为了保证人事档案的准确性，将计算机管理应用到人事档案的管理中，既可以提高管理人事档案人员的工作效率，又可以为人事调动单位提供到准确的资料服务。

关键词：人事档案；计算机管理；意义

工作人员的档案是对人事的姓名、年龄、性别、学历、毕业院校、社会经历和社会面貌等信息都包含在内的资料，工作人员的人事档案可以让企业基本的了解人事的能力和优势，可以方便企业对人事有一个初步的了解，来给工作人员安排合适合理的工作岗位。在人事调动过程中应用到了计算机管理，可以对档案进行快速的划分，并且计算机档案一但生成很难再进行更改，所以计算机管理档案可以给企业选择人才提供较为准确的科学依据，人事档案更具有真实性。为了应现代社会发展的要求，计算机管理应用到人事档案的管理中是必然结果。

1 档案信息化是现代人事工作的必要要求

自打我国成立以来，社会形势发生了根本的改变。在加上后来的改革开放，也促进了国企、私企等人事制度做出了相应的完善和创新。一些企业人事调动变得越来越频繁，这就使得公司人事的信息变得越来越丰富，档案内容也在快速的变化更新，如果仍然坚持原始的人工管理要想满足企业调动人事的档案资料准确快捷的形成会有困难，所以对人事档案的管理迫切的需要创新出新的档案管理手段，将人事档案信息化是如今最好的选择。

我国的发展需要创新，发展速度需要加快，数字信息化已经在这个社会中快速的兴起，在我国的发展和企业的管理中应用到数字信息化技术符合现代国家和社会的发展方向。国家对档案信息化也已经表示出了很大的支持，并且也制定了相对完善成熟的法律法规来对人事档案做出了保护。随着计算机信息技术的盛行，各个行业中一套流行的管理理念也相应的诞生，其中最耀眼的当属人事档案的计算机信息化管理，它的流行不但为人事档案管理节省了大量的人力资源，而且也给档案的调动和查看提供了方便。

在之前传统的人力管理人事档案的过程中，不但效率提不上去，人员条件人数也不是很充足，这就导致了缺员的情况也比较严重。与此同时，人们对档案资料的认知意识越来越强，档案管方式也在一直不断的改进和完善，为了弥补传统的人力管理人事档案资料的过程繁琐、操作速度慢、并且档案资料整理方面也会比较乱的不足之处，需要引进能跟得上社会发展步伐的快节奏的档案管理方式。其中企业的人事档案管理部门的工作繁重，而且档案资料的可变动性几乎没有，灵活性较低，这也就会给档案管理部门的工作人员带来了情绪消极，工作枯燥乏味的感受，对工作失去应有的激情和兴趣，要处理档案的接收、分类、整理、归档这些种类繁多的工作就变的更加困难。因此在人事档案管理方面需要有计算机数字化的支持，将如今社会社会中已经具有了得先进设备充分应用到人事档案管理部门的工作中，来对工作质量有一个显著的提高，工作效率要提高也会变得不在话下。为我国的经济治国发展战略提供了必要的保证。

2 信息化管理可以保证人事档案资料的规范性

档案是对一个人的经历和能力有比较客观的解释，档案资料也会需要具有一定的规范性。应用计算机管理人事档案资料可以非常便捷的就能完成档案规范化的要求。对人事资料的档案信息可以很及时的进行记录，并且记录过程也比传统的档案管理方便很多，通过计算机的智能输入、保存、检索所具有的功能，来更加直观、方便的查看干部的基本信息。一旦遇到需要查找某个特定人的档案基本信息的情况，通过计算机的的智能处理系统只需要输入员工编号或者姓名就能将想要查找的个人资料快速的筛选出来，这就省去了大部分的人力，将原来几个人才能共同完成的工作，一个人就可以非常方便快速的完成，计算机管理应用到人事档案为档案管理人员的工作提高了效率。

对人事的档案资料应用计算机数字化管理，将计算机先进的技术应用到企业的管理中，能够相对全面的把人事的基本情况和经历展现出来，这就又利于企业高层对人事人才进行了解，有利于对人才的选拔和任用，让人事的能力都用在最能发挥作用的领域。对人事档案应用计算机管理也具有很强的实用价值。就最近的社会的发展形势而言，社会造假现象越来越严重，山寨品牌层出不穷，商品质量日益下降，大多数人对这个社会的诚信度已经发出了很质疑。同时也有很多不良人事利用纸质档案的弊端来对档案进行涂改，甚至造假来掩饰自己不足和弊端，已经有好多地区新闻曾经报道过人事档案造假的现象。曾经有高层人士不惜花费重金来更改自己的资料，其中山西太原质量协会原秘书长就曾经因为想要将档案资料中年龄改小两岁而遭到媒体的曝光，也有一些高层篡改工作履历来获得本来自己没有资格竞选的职位。针对上述的社会现象，对人事档案的重视度务必要有所提高，计算机管理应用到人事档案的管理中之后，对人事直接建立个人的电子档案，并且将电子档案和纸质档案分离保存，相互独立的存在，并且电子档案一旦生成就不允许人为的对其进行更改，保证了人士资料中的出生日期、学历、就业经历等信息的真实性，从而来实现人事档案的可靠性，为人事选举过程中的人事资料公布提供强有力的真实性和权威性，用档案资料说话，用自身能力来证明自己适合哪些职位。再者，纸质档案容易受损，很难对人事的原始档案保存几十年甚至更长时间，一旦档案出现破损，就很难进行修复，所以建立电子档案，不但可以完整的保存人事档案资料，而且可以保证长时间档案不受损，为人事档案的完整性提供了有利的基础。

3 结语

社会的进步是无边界的，在高科技发展迅速的今天，计算机技术已经普及应用到各个领域，原始的人事档案管理已经不在适应如今的社会时代需要，为了紧跟时代的发展步伐，需要将计算机技术应用到人事档案的管理中，为人事档案的管理水平提供行之有效的发展空间。

参考文献

[1]韦艳.浅谈计算机网络技术在学校人事档案管理中的应用[J].《数字化用户》.2013

[2]史振华.浅析计算机在人事档案方面上的管理[J].《数字技术与应用》.2014

[3]王丹虹.计算机系统在医院人事档案信息化管理中的应用[J].《科技创新导报》.2012

[4]邹丽敏.浅谈计算机在人事档案信息化管理中的作用[J].《东方企业文化》.2013

[5]魏尉，周安美.计算机管理环境下干部人事档案编号的实践与研究[J].《档案学通讯》.2011

[6]黄晓娥.基于计算机的人事档案管理系统设计与实现[J].《黑龙江科技信息》.2015