一种简易机关辅助账信息系统的设计与实现

尹松

摘要：现有军队财务管理信息系统，面向专职财务管理人员，系统相对庞大、操作复杂、专业要求较高，并不适合非专职财务人员管理单位日常办公经费。本文研究工作是设计实现用于管理行政机关各类日常经费开支的，具备操作简便、功能实用、界面友好等特性的辅助账财务软件。通过PowerBuilder开发平台和Access数据库设计和实现通用化军队财务管理信息系统，目前已在部分单位试用，结合试用反馈意见，系统还在进一步升级改良当中。

关键词：财务管理；数据库技术；通用性

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）17-0056-03

财务管理信息系统，是以信息技术为支撑，以系统集成为手段，以预算编审、预算执行、核算反映、统计分析等为主要内容，以实现财务管理的规范化、科学化和财务保障的精确化、高效化为目标的现代财务管理信息系统。我军财务管理软件历经20余年发展，现已形成覆盖后勤财务工作各个方面、种类繁多、功能强大的财务管理信息系统体系。这些财务系统大都具有如下特性：

1）复杂庞大。现有各类军队财务管理信息系统大多采用C/S架构，数据库多为Oracle或SQL Server这样的大型数据库，软件容量动辄数百MB，系统比较庞大，安装过程繁琐，对于非计算机专业的财务管理人员而言，部署应用比较复杂。

2）专一程度高。各类财务管理软件的使用者一般为军队专职财务人员，软件设计模式和风格比较倾向财务会计专业，非财会出身的普通用户很难上手使用。并且设计功能单一，在实际财务管理工作中，往往需要多个软件共同协作完成某个特定财务流程。

3）操作流程不够简洁。由于财务管理规定众多、流程繁琐，加之软件设计人性化程度不高，用户在操作使用上不够简洁易用，直接影响了工作效率。

鉴于现有软件的专业性和复杂性，当前部队机关财务管理人员在登记各类日常经费开支做辅助账时，较少使用专业软件来管理，而是使用Excel这类半自动化的表格工具进行账务登统计，虽然简单实用，能够满足基本需求，但在智能化程度和可靠性、保密性方面都存在较大问题。所以当前部队单位亟需一款适合日常经费管理及开支登统计，且简洁易用的财务管理软件。

本文主要工作是设计实现一种简易机关辅助账管理软件，为各类专职和非专职财务人员有效掌握预算经费执行、使用、管理等信息数据，提供一个操作简便、功能实用、界面友好的软件平台。研究的重点放在通用化、简洁性和提高财务管理人员的工作效率方面。

1系统需求分析

机关辅助账管理信息系统主要实现5个方面的功能：预算录入管理、经费使用记录、查询统计开支情况、系统自身管理、数据库管理。

1）预算录入管理：将机关或单位各项预算经费登记入账，由于单位预算经费都包含二级子经费，甚至多级子经费，所以系统要支持多级经费登记录人。系统具备将Excel数据直接导人数据库的功能，并且能支持经费的适时调整修改。

21经费使用记录：主要实现经费使用的借款、报账、报账还款等3种情况的登记记录，包含使用人、时间、事由、使用方式、凭证号等等相关要素，以供后期查询、统计和审核。系统具备提醒功能，自动筛选出超出60天未还款的借款记录并提醒财务管理人员。

3）按类别统计查询：系统具备强大的查询和统计功能，能根据不同的关键词或是相关要素查询或统计经费使用记录，主要包括按照经费类别、使用人、时间、摘要、金额等类型实现查询或统计功能，并且查询或统计结果能输出到Excel表格以便留存或上报。

4）系统管理：具备一般l生的系统管理功能，如用户设置、系统权限设置、数据库的导入导出等。

5）数据库管理：具备数据库备份和恢复功能。

除了以上功能性需求，本文设计实现的机关辅助账管理信息系统还需具备如下非功能性需求：

1）通用性：具备模块化设计、实用性、可维护性、兼容性等特点。

2）简洁易用性：系统各操作界面提供相应操作提示信息，操作方式和Windows系统操作方式相符合，可以让普通的电脑知识人门人员很容易上手使用本系统。

3）安全性：系统利用不同的角色区分不同用户使用权限。普通用户只能简单查询和录入财务数据；财务管理人员能够对所管理的财务信息进行一般性处理；系统管理员拥有最高权限，能设置下级角色用户，维护数据库内所有财务数据。

2系统总体设计

机关辅助账管理信息系统总体设计方案包含用户登录、预算录入、预算执行、统计查询、系统管理5个具体功能模块。如图1所示。

1）用户登录模块：用户通过用户名和密码登录本系统，系统根据用户名自动判断所属角色，赋予相应权限，同时通过ODBC建立与财务管理系统数据库的链接，最后引导进人系统主界面。在登录后系统会自动检索数据库内已发生的借款信息，筛选出超过60天尚未还款的借款条目信息并反馈给当前用户，予以提示。

2）预算录入模块：用户（一般是财务人员或是系统管理员）通过此模块将财务预算数据录入进系统。录入预算的方式有两种——手动录入或是自动从Excel财务表格中导人。手动录人是指用户自行建立相应预算经费科目目录，并将相关信息手动录入系统；自动导人是指通过本系统将财务数据（Excel文件）自动导入至数据库中。在具备相应权限后，用户能根据需求修改或是删除已有的预算科目和相应信息。

3）預算执行模块：此模块包含4个子模块——借款、报账、报账还款以及执行情况表，如图2。用户分别通过借款窗口、报账窗口和报账还款窗口将相应预算执行信息（包含：凭证号、预算科目、使用人、时间、事由、使用方式等等）录入数据库，若借款或报账数额超过预算科目余额，系统会给予提示并阻止继续执行，以杜绝超额开支情况发生。用户通过预算执行情况统计窗口检索已发生的预算执行情况以及各预算科目的经费余额。在具备相应权限后（一般为系统管理员），用户能根据需求修改或是删除已发生的预算执行信息，系统自动判断修改是否合法，若是合法数据，则将修改信息提交至数据库。

4）统计查询模块：此模块包含6个子模块——按科目查询、按日期查询、按摘要查询、按金额查询、按类型查询以及汇总统计模块，如图3。其中，按科目查询模块不仅能查询本级预算经费的执行情况和经费总额余额，也能查询下级预算经费的相关信息，并且具备简单的汇总统计功能；按日期查询可以查询某个具体时间或是时间段预算经费的执行情况，并予以统计；按摘要查询能够按关键词查询某位使用人办某件事情的经费开支情况；按金额和按类型查询与之类似；汇总统计模块具备强大的统计功能，能够统计指定时间段内机关各部门各项预算开支的使用情况，帮助财务人员自动汇总统计各类月报表、季度报表以及年度报表，极大地减少了财务管理人员的工作量。

5）系统管理模块：此模块为用户提供管理财务系统的一些基本手段，仅限系统管理员权限可登录使用。包含3个子模块——用户设置、财务表设置以及数据库的备份与恢复。用户设置界面提供用户账户、角色权限、使用单位及使用人信息的设置修改功能；财务表设置一般用于年度财务结算完成后，具备清空本年度财务数据以及建立下一年度财务表功能；数据库的备份与恢复界面为系统管理员提供了实时备份和恢复系统数据库功能。

机关辅助账管理信息系统的一般使用流程如图4所示。

3系统实现

在本文第3节系统总体设计的基础上，整个财务管理信息系统采用PowerBuilder+Access具体编程实现。

1）系统登录

系统登录界面是普通用户和管理员进人财务系统的唯一通道，系统登录模块通过验证当前的用户名和对应密码的一致性判断用户合法性，然后根据用户名所属角色赋予相应权限进入系统。进入系统后自动检索数据库内已发生的借款信息，筛选出超过60天尚未还款的借款条目信息并反馈给当前用户，予以提示。系统主界面包括：预算录入、预算执行、查询统计、系统设置、实用工具、帮助等6个主功能选项。

2）预算录入

财务管理人员通过预算录入界面能够将机关部门年度各项预算经费登记入账，并且可以根据需求进行预算追加或是修改，其界面设计如图5。其中，界面的左侧树状列表模块从数据库预算表中提取已录入的预算信息，并以树形列表的形式显示录入预算的编号、名称、科目等级和逻辑从属关系。界面右侧上方本级预算信息区域负责显示当前鼠标点击的树形列表项对应预算科目的详细信息。右侧下方区域负责显示相关下级预算科目的详细信息。

在左侧选取需要新增下级预算的科目后，点击“新增”按钮，弹出新增预算窗口，如图6。点击“新增”，系统会根据上级预算科目（父节点）相关信息自动输入新增科目（子节点）的编号、科目等级、录入日期（读取windows系统时间），并默认将预算金额填0。

由于在录入过程中系统能自动输入相关信息，用户只需手动输入预算科目名称和金额即可，有效减少了财务管理人员的工作量。当录入完本级预算科目信息后，点击“保存”按钮，将录入信息保存至数据库，系统会自动根据所有下级预算金额计算上级预算科目金额总和。

3）预算执行

预算执行模块负责日常经费报账开支的登统计，是财务管理信息系统的主要业务模块。包含4个子模块——借款、报账、报账还款以及预算执行情况统计，界面设计如图7所示。

为了形象直观、便于操作，预算执行主界面主要负责显示本部门已有的预算经费以及各预算经费的开支明细表，使得财务人员在操作使用时能实施掌握当前经费的开支进度。借款、报账、报账还款3个子功能，则是通过右键单击相关预算科目，选择开支方式来实现。

以借款模块的具体实现作举例说明，其他模块的实现与之类似。在预算执行主界面，用户（可以是普通用戶或是系统管理员）选择所要借款的预算科目，右键单击，选择借款项，弹出借款窗口，如图8。系统自动获取所借科目的编号、名称、预算余额等信息，并显示在借款窗口上部。

点击“新增”，系统会自动帮用户填写借款项目编号、类别、当前日期和借款科目编号等信息，用户只需填写借款事由、金额、支付方式等等。点击“保存”，将数据提交至数据库。若借款或报账数额超过预算科目余额，系统会给予提示并阻止继续执行。借款模块支持多笔同时录入。

4结束语

本文首先介绍了当前军队财务管理信息系统的现状和典型系统运用，分析了在实际使用过程中存在的一些不足之处，进而引出需要开发一款适用于军队机关日常经费管理和开支结算统计，且具备较高智能化程度、简洁易用的财务管理软件。然后详细了解了军队财务管理的一般业务流程，研究了本次软件开发所用到的技术和平台支撑，并与财务管理人员多次沟通，确定了本系统研制的功能性和非功能性需求。最后基于面向对象软件开发工具，借助PowerBuilder开发平台和Access数据库设计和实现了通用化的机关辅助账管理信息系统。通过与军队现有财务软件对比测试可以看出，本系统在通用性、简洁易用性和软件智能化程度上较现有系统有了明显的提升。