新时期国有企业人事档案管理的发展与完善分析

2017-07-13申海花山西高平科兴龙顶山煤业有限公司

消费导刊 2017年15期

申海花山西高平科兴龙顶山煤业有限公司

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人事档案管理是人事管理的重要组成部分，它真实记录着员工的工作经历、社会关系、品德作风等信息，是企业选拔和任用员工的重要依据。作为一项重要的原始客观凭证，因此，各企业都需在一定的保密性和专业性基础下做好相关的管理工作。新时期背景下，我国国有企业经济体制在随着市场经济体制不断进行改革，对国企的人事档案管理工作也提出了更高的要求。

新时期国有企业人事档案管理

引言

人事档案管理在我国的发展历史较为悠久，而随着信息化时代的深入，人事档案管理工作已进入了全面发展时期，更加强调管理的规范化与制度化。作为现代企业管理工作中的一项重要环节以及企业获取人才信息的重要来源，如何做好相关的管理工作是所有人事档案管理者所面临的重要课题。目前，在国有企业规模的不断扩大的形势下，其人事档案管理中存在的一些问题也逐渐暴露出来，因此，为稳定国企的健康发展，首先就必须完善其人事档案的管理工作。

一、国有企业人事档案管理的发展现状

1.缺乏完善的管理体制。国企人事档案管理是影响员工晋升的重要因素，而现今部分国企缺乏完善的管理体制，管理人员在工作时缺乏统一的管理标准和相关的制度支持，常使得管理结果与制度要求不一致。例如对于员工档案资料丢失的现象缺乏一定的惩治机制，导致管理人员忽视制度的规定，降低了管理水平。

2.管理手段落后。如今，信息化时代的不断推进，带来技术发展的新思潮。但部分国有企业并未将先进的现代化管理技术与创新思想融合应用到人事档案管理工作中去，而是仅仅借助计算机对员工的档案信息等进行录入，缺乏完善的人事档案管理信息化数字化建设，进而开发人事档案管理的综合性功能。

3.缺乏有效的汇总内容。目前，我国国企的人事档案管理汇总内容大多相同，较为重视员工的历史性和政治性信息资料，并且员工档案中的调岗和业绩等方面的资料对于国企的核心竞争力和创新能力具有重要的作用。但由于其缺乏有效的汇总内容，进而使管理人员在工作上也缺乏一定的有效性，逐渐忽视了人事档案管理的重要性。

4.历史遗留问题严重。国企的人事档案管理常存在着因一些历史问题而丢失许多重要原始信息资料的现象。随着多元文化思想的冲击，现今许多员工的维权意识不断增强，而这些历史遗留问题直接导致了部分员工与企业矛盾的升级，如由于档案资料的缺失而影响员工的福利待遇及无法办理退休等等，为企业带来许多不必要的纠纷。

5.过度依赖人才市场。目前，许多地区的人才市场已开展了企业人事档案的有偿托管业务，而部分国企为方便统一管理在未对员工的档案进行审查、核实等情况下，便将员工的人事档案直接挂靠当地的人才市场进行管理，严重忽略了员工档案的重要性。

二、新时期国有企业人事档案管理的完善措施

1.完善管理的制度化建设。完善的人事档案管理制度可以是管理工作更具规范性、严谨性。因此，为了促进国企员工的职业发展，就需要不断完善管理的制度化建设。首先，要建立人事档案信息汇总制度，把握信息归档的完备性和时效性[1]。其次，需完善人事档案的借阅制度，严格按照相关规定进行借阅，保证档案的保密性和安全性。随后，需要优化人事档案的传送制度，避免新入职、辞职等员工的信息录入出现脱节现象。最后，还需建立惩罚制度，对出现错误的管理人员采取合理有效的惩罚措施，端正管理人员的工作态度，以提高管理人员的责任意识和管理水平。

2.改善管理手段，提高管理水平。传统的人事档案管理通常是借鉴文书档案管理的方法，针对档案页数的不同选择不锈钢定装订或是专用胶等，随后严格按照档案的顺序编号用档案盒进行装置。但这种管理手段容易造成档案的混乱性，占据空间大且不易保管。现代化信息技术发展下，为提高管理效率和水平，国企应借助计算机等技术的应用，改善管理手段，进而提高信息录入的准确性，减少不必要的管理环节，提高档案管理的效率和水平。

3.加强管理的信息化数字化建设。首先就需要完善国企人事档案管理的硬件和软件设备，利用计算机、扫描仪等技术代替原有的纸质档案管理模式，提高信息传递的速度的同时，还需对基础信息设备进行定期的维修与翻新，确保其正常运转。其次，需要建立并完善国企人事档案管理信息系统，进而实现人事档案存储、检索和调动的系统化、规范化，降低企业的管理成本。随后国企需要实现人事档案的独立化信息管理，避免与其他部门的职能等出现混淆想象而影响了人事档案管理的准确性。

4.提升管理人员的专业素养。为保证国企人事档案管理的质量，提高管理人员的专业素养是重要的工作之一。因此，在招聘和任用档案管理人员时，首先需要对其专业管理能力进行考核，确保员工工作的时效性。同时对录用的人员要做好专业素养和职业操守的定期培训工作，加强他们对国企人事工作方面的政策法规的认识与了解，提高其责任意识，进而增强其集体荣誉感，为企业的发展而考虑。

5.加强领导的重视和支持力度。人事档案管理需要企业的领导者给予充分的重视和支持，尤其对于发展规模较大的国企来说，领导者的重视与支持可以帮助管理人员提高自己的职责意识，督促相关管理的制度化和信息化建设的落实和实施，进而推动人事档案管理各个工作环节的有序开展，增强管理人员的执行力度，提高企业的管理效率。同时，领导者需要了解人事档案管理人员的工作环境和待遇情况，并采取激励性的有效措施以提高管理人员的工作积极性，进而提高企业的人事档案管理水平。