事业单位档案管理的电子化建设

刘艳 牡丹江市残疾人劳动就业服务管理站

事业单位档案管理的电子化建设

刘艳 牡丹江市残疾人劳动就业服务管理站

电子信息技术，在人们日常生活当中的各个领域进行了广泛的推广和应用，并且也逐渐的对人们的生活产生了一个不能替代非常重要的影响。比较高效和快捷的电子化档案的管理在为档案管理工作到来进步的同时，由于电子档案管理当中出现的漏洞，就导致了事业单位档案管理工作也存在很多非常严重的问题。

事业单位 档案管理 电子化建设

档案信息化的管理主要是利用传统的纸质实体的档案转变成电子的档案，并且也对电子档案的信息进行了进一步的分类和分析以及加工，从而也对档案管理的水平进行不断的提高以及对档案管理的成本进行逐渐的降低。所以，档案的管理在信息化建设的过程当中，存在的严重的问题也将会对信息化的建设造成非常严重的影响。因此，对于事业单位档案的信息化的管理，必须要对其中存在的比较严重的问题进行进一步的分析和解决，并且也根据实际的情况以及经常出现的问题，提出了信息化建设过程当中具体的应对策略，从而能够促进档案管理逐渐的向着自动化和网络化以及智能化的方面进行发展。

一、事业单位档案信息化管理当中存在的问题

对事业单位实行的档案信息化的管理，在对管理效率进行提高的同时，也将会逐渐的面临着各种各样的管理问题，主要体现在以下几个方面：第一，档案信息化管理的意识比较薄弱，事业单位在对档案信息化管理模式引进之后，单位的相关领导没有对相关的管理模式起到的意义和作用进行充分的认识，并且在信息化建设的方面，也严重的缺乏统筹性的管理和指导，对单位档案的开发利用造成了非常严重的影响，也对档案资源信息的建设和发展造成了严重的制约。第二，档案信息的安全性的问题，档案信息化管理系统需要对深层次的方向和发展进行应用。第三，档案信息统筹管理方面。一是法制化的问题，二是管理技术的问题，三是协助事业单位推进档案信息化建设的软件公司对相关事业单位的特点和管理的流程特点不熟悉。第四，档案管理人员的综合素质问题。

二、事业单位档案信息化管理的对策

（一）对档案信息化管理的意识进行不断的提高

第一，事业单位的领导，应该对档案信息化管理的优点进行全方面的了解，在经费上给予大力的支持，并且要对单位档案归档的工作进行重视，不仅可以为事业单位的档案进行有效管理打下一个良好的基础，也可以为事业单位的重大决策提供比较可靠的依据。第二，全单位要树立信息化管理的理念，对信息化的建设进行大力的推广，从而来对单位的决策和管理的水平进行不断的提高。第三，收集和分类以及归档事业单位设备仪器档案和产品档案以及科技档案等，将这些完整性的档案在事业单位的生产和发展当中的作用进行充分的发挥。第四，要从重管理和轻利用的传统模式进行逐渐的改变，并且主要以开放型的档案管理的思路来将档案工作的中心转移到事业单位的发展的优质的服务方面。

（二）对档案信息化管理的安全性进行不断的提高

第一，要认真的对事业单位档案信息化管理相关的政策进行研究。第二，对于电子档案的保存环境必须要防潮、防高温和防腐蚀以及防病毒等等，从而对档案的保存环境和保存方式的水平进行不断的提高。第三，要制定严格的电子档案的管理规范的系统。第四，要对安全管理的制度进行逐渐的完善，并且对档案管理人员的安全意识进行不断的提高。

（三）对档案统筹的管理的水平进行不断的提高

要针对档案统筹管理存在的相关问题提出了以下的建议和措施：第一，要建立比较健全的规范体系，从而对档案信息化的管理提供规范化和标准化的制度。第二，要对档案管理的支撑基础水平进行不断的提高。第三，在档案信息化进行管理的过程当中，还应该针对不同事业单位的特点，来对各项档案管理的需求进行相应的结合。

（四）对管理人员的综合的水平进行全方面的提高

事业的单位在进行档案信息化管理的过程当中，管理的人员首先要在思想观念上来对信息化管理的认识进行端正，并且要以全新的心态来主动的对网络的知识和网络的技术进行学习，以及对电子档案信息的分类和管理的方法进行全方面的学习，从而对电子档案信息的开发水平和利用的价值进行充分的发挥，其次事业单位要以可持续发展的眼光来对档案管理培训的方案进行及时的制定，并且也对档案管理的人员创造培训学习的机会，从而通过培训来对管理的知识水平进行不断的提高，来对档案管理的新需求进行适应。最后是管理人员要在对专业知识进行学习和加强的同时，还要对自身的知识面进行不断的扩展，对综合分析的能力进行不断的提高，从而可以很方便的来对不断更新换代的现代信息管理的技术进行全方面的掌握。

三、结语

综合上文所述，事业单位档案的信息化的管理将有利于对档案管理的水平进行不断的提高以及对档案的管理的成本进行逐渐的降低，但是因为信息化建设的不全面，其中主要存在着管理意识比较淡薄、安全性不足和管理缺乏统筹以及管理人员的综合的水平不高等相关的实际的问题，并且也会对当啊信息化建设的发展造成非常严重的影响，因此，事业的单位只有不断的对档案管理信息化的意识、信息化管理的综合的水平和档案统筹管理的水平以及档案人员的综合水平进行不断的提高，才能够逐渐的实现档案管理的自动化和网络化以及智能化，并且还能够全方位的对事业单位档案管理事业的可持续的发展进行不断的促进。

[1]张洪冰.事业单位档案管理的现代化和电子化 [J]. “决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（下）, 2016,(05)：44-47.

[2]吴松.如何推进事业单位档案管理信息化建设 [J]. 决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会论文集（上）, 2015, (10)：55-58.

[3]赵光月.事业单位档案管理信息化建设问题 [J]. “决策论坛——公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）, 2016, (09)：66

[4]贺兰瑛.探讨事业单位档案管理中的电子档案管理 [J]. “决策论坛——地方公共决策镜鉴学术研讨会”论文集（上）, 2016, (12)

[5]孙铭珠.事业单位档案管理信息化建设的探讨 [J]. “决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集（上）, 2016, (06)：144-147.