警惕员工虚假报销

阎付克

某公司隶属某全球性集团，公司总部设在上海，并在北京、天津、广州、西安、重庆等地设有分公司。2011年6月，集团审计部门对集团内部相关部门的员工进行例行审计，随机抽取了800份报销申请进行审计，审查期从2010年7月至2011年6月，其中在上海工作的李先生、西安工作的李女士、重庆工作的刘先生、广州工作的翟先生都在被审计人员之列。

在审计过程中发现，涉及北京、上海、天津、广州、西安、重庆80多名雇员的200多份报销申请向公司提交了共计300多张虚假发票，涉及金额80多万元。随后，集团特别调查部门根据审计结果进行了进一步的约谈调查，该公司纪律委员会对涉案员工所有报销申请又进行了进一步的审计核实。2011年12月，公司决定对包含李先生等四人在内的30多名员工予以辞退，随后李先生等四人分别在上海、西安、重庆、广州四地申请劳动争议仲裁。

Case 1

李先生向上海市劳动仲裁委申请仲裁称，2011年12月23日，公司认为其使用虚假名目报销，给予其解除劳动合同的处分，并于当日出具劳动合同解除决定书。李先生称，其报销的消费费用均属实，分开报销是按照原销售总监的要求操作，不存在使用虚假名目报销行为，也没有给某公司造成任何经济损失，并且其报销行为经过上级领导审批同意，其行为不属于严重违纪行为，该公司系违法与其解除劳动合同。

劳动仲裁委经审理认为，该公司《员工手册》规定，当多名员工一起就餐时，由级别最高者或接访方职位最高者负责费用报销，且公司明确要求不允许分开报销，但李先生与童某、孙某分开报销2011年1月部门晚餐费用，李先生未提供证据证明销售总监同意其分开报销；孙某、童某虚构名义进行报销，但李先生仍批准其二人的报销申请，其行为违反了某公司《员工手册》中的相关规定，公司给予李先生纪律处分并解除劳动合同并无不妥。故对李先生主张的请求不予支持。

Case 2

李女士向陕西省劳动争议仲裁委申请仲裁称，2011年12月23日公司以其伪造发票为由单方解除劳动合同。该公司在无伪造发票证据的情况下，恶意解除劳动合同，应当支付赔偿金。

劳动争议仲裁委经审理认为，李女士违反了该公司的报销制度，在报销过程中存在提供虚假名目报销的欺诈行为，该公司根据《员工手册》之规定作出解除劳动合同的决定并无不妥，故李女士请求支付解除劳动合同赔偿金无事实及法律依据，予以驳回。

Case 3

刘先生向重庆北部新区劳动争议仲裁委申请仲裁称，2011年12月23日公司突然告知对其作出辞退决定，且未支付任何经济补偿，公司违法解除双方劳动合同的行为严重侵犯了其合法权益，故要求该公司支付解除劳动合同的赔偿金。

劳动争议仲裁委经审理认为，刘先生未按照单位规定刷卡消费，且不据实向有关领导说明消费场所不能刷卡的特殊情况，而采取另行虚设一项报销名目，以达到一次招待两次报销的目的。刘先生客观上使用虚假名目报销，主观上存在欺骗所在公司的意图。但因部分消费场所可能存在不能刷卡消费的情况，该公司关于“500元以上必须刷卡消费”的规定在客观上实际无法完全得到执行。该公司并无证据证明刘先生存在恶意不刷卡消费的行为，且刘先生报销所涉及的费用确系因公司业务需要支出，单位并未承受经济损失。虽刘先生为报销费用虚设另一名目确属欺骗行为，应当予以纪律处分，但其事出有因，金额不大，情节较轻，该公司解除劳动合同的决定于情理不符，显属不当。故，刘先生请求该公司支付违法解除劳动合同赔偿金，予以支持。

Case 4

翟先生向广州市天河区劳动争议仲裁委申请仲裁称，2011年12月23日，其突然收到公司作出的《劳动合同终止/解除决定书》，公司单方解除与其的劳动合同，没有支付赔偿金也不向其解释辞退理由，该公司的行为违反了法律的相关规定，应当支付违法解除劳动合同赔偿金。

劳动争议仲裁委员会经审理认为，该公司虽提交了《纪律处分报告》拟证明其就解除翟先生劳动合同经过工会讨论，但该报告是以翟先生提交伪造的费用票据报销为由解除劳动合同，而该公司并非以翟先生提交伪造的费用票据报销为由解除双方劳动合同。公司也未提交证据证明其以翟先生使用虚假名目报销为由解除劳动合同已经过工会讨论，故其解除劳动合同的程序不合法；翟先生虽然存在将一次消费分多次报销的行为，但其主张报销所涉及的费用均是因公司業务需要而实际支出的费用，且所涉及的金额不大。公司亦未提供证据证明翟先生上述费用并非因公司业务需要而支出，故翟先生的报销行为尚未达到严重违纪的程度。该公司解除与翟先生的劳动合同属于违法解除，应支付违法解除劳动合同赔偿金。

各地裁判口径不一

以上劳动争议案件是该集团进行例行财务审计时，发现员工报销行为存在严重违反单位的规章制度问题并据此予以解除劳动合同而引起的，这类争议的理解和司法上的裁量口径在各地明显不一。

员工在履行劳动合同，在工作过程当中发生的合理费用理应由用人单位承担，发票报销是一种财务支出负担由员工转嫁给公司的惯用方式。但凡公司存续，都将涉及发票报销的事务，相当一部分企业对发票报销并不作亦无从作实质审查，甚至对违规报销的欺骗行为采取放任的态度。

然而，虚假发票报销问题一旦形成企业管理的痼疾，对企业的正常经营很可能造成致命的打击。因为员工恶意以虚假发票或虚构名目报销获得不正当利益的行为严重侵害了用人单位财产所有权，并破坏财务管理制度，长此下去，无论对企业的管理，还是成本，都将是一种沉重的负担。该公司即是为了严肃处理此类事件，专门组成审计部门与纪律委员会对公司报销状况进行核查，发现问题并予以处理。

从以上四个案例可知，四人在发票报销上的问题基本雷同，但裁量的口径却形成泾渭分明的两派。

一种口径认为，员工应严格遵守用人单位关于费用报销的有关规定，如有违反，应当视为严重违反规章制度的行为，且员工如提供虚假名目报销时，应由员工举证其报销费用真实存在，否则推定其有欺诈的故意，如李女士的案件中，因李女士在报销过程中存在提供虚假名目报销行为且未能提供不存在欺诈的证据，因此被认定为存在欺诈的故意，故严重违反规章制度。

另一种口径认为，应审查员工虚假报销的情节分别对待，对于既虚设名目，又报销假账，侵占单位财务的，性质较为恶劣，可以据此解雇；对于仅虚设报销名目，但账目属实的，虽有过错，但情节较轻，不应一概立即解雇。且用人单位应举证有争议的报销项目并非因公司业务需要而支出。

笔者认为，用人单位应享有一定的用工自主权，只要其制定的规章制度合法有效，任何员工均应遵守，用人单位也可以据此处分员工，如发现问题仍需一事一议，考虑实际主观恶性、情节严重与否等，则规章制度作为管理依据的意义将荡然无存，更谈不上用人单位的自主权。

另外，根据举证的一般规则，谁主张谁举证，用人单位查出员工有违规行为事实的，抗辩的事实应由员工承担，且将证明对方没有发生过的消极行为的举证责任推给用人单位，明显不符情理，上海、陕西在处理此类案件时对举证责任的分配更显公平。

提供虚假发票是否要担责

在大量案例中，员工提供虚假发票的情形较多有发生。员工提供的发票不真实，是否应承担责任，有大致两种观点。

一种观点认为，员工在获得消费场所的发票时无从了解其接收到的发票真伪，对提供虚假发票的行为无过错，当然没有相应的责任，大不了去消费场所更换真实有效的发票。

另一种观点认为，员工以发票报销获得相应款项，属于公司财务支出的一部分，员工应予以重视，有区分、检验所接受的发票是否为真伪的注意义务，一旦其向公司提交了虚假发票，即使通过公司审核，公司也有权依据相关规定以其存在不正当行为为由解除劳动合同。

笔者比较认同第二种观点，员工进入公司，即表示与公司在工作内容、工作规则上达成了一定契约，往往以劳动合同、规章制度的形式予以体现，双方应自觉遵守，任何一方违反相应约定，理应承受不利后果。只要用人单位的规章制度明确严格处理提供虚假发票的行为，用人单位就可以单方解除劳动合同。

如何举证虚假报销

在实务操作当中，即使有提供虚假发票或虚假名目事实的存在，如何运用公司制度及法律规定对该事件进行处理，仍是很多用人单位比较头疼的问题。按照相应法律规定及实务操作经验，处理存在该类行为的员工应至少做到以下几点：

第一，有合法有效的证据证明员工提供了虚假发票或虚假名目报销，如经员工本人签字的，详细到发票号、消费日期、金额的报销申请单及问题发票等；

第二，劳动合同或规章制度有约定提供虚假发票或虚假名目报销属于严重违反公司规章制度的行为。如在规章制度约定“员工提供虚假发票进行报销或以虚假名目报销的，属于严重违反公司规章制度，公司可以单方解除劳动合同”；

第三，用人单位解除依据的规章制度经过民主与公示程序；

第四，解除勞动合同须履行法定程序。如通知用人单位的工会并征求其意见，书面向员工送达通知。只有在事实和程序上让员工无从找到瑕疵，用人单位的处罚决定才算无懈可击，否则即使审批机关相信事实，但仍会依据经审理认定的法律事实或程序瑕疵作出对用人单位不利的裁判，这是广大用人单位在作出影响员工切身利益的决定时一定要注意的问题。 责编/寇斌