基于办公自动化的高校协同办公系统构建
2017-07-09夏敏纳
夏敏纳
[摘 要] 办公自动化管理系统就是利用网络技术、计算机技术、工作流技术，知识管理理念等实现单位管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，实现整个高校组织内的协同工作的系统。
[关 键 词] 办公自动化；协同办公；系统功能
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）34-0054-01
一、系统设计原则
系统设计遵循稳定性、可扩展性、开放性、安全性原则。
二、系统网络整体结构设计
网络整体规划中考虑到如下情况，如果职工在外地出差，可用笔记本通过Internet网络，VPN认证、防火墙安全进入单位内网，实现单位内部信息查询或移动办公功能；各职能部门及处室用户通过内部局域网，访问单位内部办公协同平台系统。
三、系统功能模块设计
总体功能结构包含OA系统，OA系统包括系统接口子系统、基础服务子系统、个人办公子系统、公文管理子系统、公共信息子系统、综合办公子系统系统。
（一）系统接口子系统
1.系统支持向上级、向下级和平行接口：数据库、Dll库、Webservice多种接口方式。
2.支持XML/RSS/JSON多种数据格式。
3.与数字校园平台接口。提供与学校数字校园平台对接和整合接口，包括单点登录认证接口、信息发布接口、统一门户接口、短信平台接口、与档案管理系统接口、扫描仪、电子签章等外接设备接口。
（二）基礎服务子系统
1.系统维护模块，包括系统注册、部门设置、用户设置、群组设置、数据库设置、角色设置、权限设置等功能。
2.参数设置模块，可以对OA系统中的个人办公、公文管理、综合办公、公共信息、校务公开、系统接口、基础服务七大类别中的各个模块中相对固定、标准化的值进行初始设置，用户在录入信息的时候可直接选择，方便用户输入数据，又避免输入错误，还统一规范数据格式。
3.流程设置模块，可以对OA系统中的个人办公、公文管理、综合办公、公共信息、基础服务五大类别中的各个模块中的流程按照用户实际流程进行配置。
流程设置处理：增加流程环节、删除流程环节、修改流程环节设置。
4.冲突处理模块，对OA系统中的个人办公、公文管理、综合办公、公共信息、校务公开、基础服务五大类别中的各个模块中的冲突事件进行统一控制，以保证系统的整体性能，当一个文档多用户同时操作（修改）时，由冲突处理模块协调处理。
5.资源管理模块，该模块只对系统管理员或程序开发员开
放，对整个办公协同平台系统中所使用的资源进行统一管理。主要包括图片资源库和公共函数库。
6.使用说明模块，包含帮助信息录入和帮助信息查询功能。
（三）个人办公子系统
1.待办待阅模块，该模块是个人待办工作内容的汇总。
2.个人督办模块。在待办事宜模块中没有被处理的事宜就成了个人督办的对象；个人督办用来管理自己发出的任务和信息
是否被别人查阅和处理。
3.个人文件模块，将与自己相关的文件信息分类展示在个人文件中。通过个人文件模块，用户可以实时了解到文件的状态，方便以后查询。
4.办公邮件模块，能在Internet网上建立自己的邮件服务器系统，登录OA系统后，可捆绑用户，通过选择收件人，接收和发送电子邮件。
5.日程安排模块，该模块对个人的近期工作或周期性工作进行日程安排，并自动生成日程表，可根据需要设置多种提示方式，对外发布自己的日程安排。
6.个人收藏模块，保存系统的文件信息，将自己关心的信息放到个人收藏中，方便以后查询、增加、删除、修改自己的文件信息，并对文件信息进行分类管理。
7.用户设置模块，通过用户设置修改个人资料、密码。
（四）公文管理子系统
包含收文管理模块、发文管理模块、会议纪要模块、学术发文模块、呈批件模块、部门收文模块。
（五）综合办公子系统
包括公告通知模块、会场申请模块、会议申请模块、每周会议模块、信访管理模块、接待管理模块、信息报送模块、项目立项模块、合同审批模块、采购合同模块、基建审批模块、重大变更模块、测评管理模块、请假管理模块。
（六）公共信息
包括政策法规模块、规章制度模块、单位电话模块、办事指南模块。
四、采用办公自动化系统的积极影响
（1）优化行政管理组织结构。（2）促进管理层决策科学。（3）提高行政管理日常事务处理效率与质量。
基于办公自动化的协同办公系统，由于流程的既定化、执行过程的可视化、决策记过的可追溯性，避免了人工操作的失误与意外，从而提高工作能效。
参考文献：
[1]高强.办公自动化系统模块设计与功能[J].通讯世界，2016（4）：253-254.
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[3]朱尚明，乌蓓华，金奕麟，等.面向流程的校园协同办公平台设计与开发[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015（Z1）：428.
