高等学校档案信息化建设的开发探索

陈红 冶军

[摘 要] 档案管理的信息化建设是高校档案工作迈向现代化、信息化的必由之路，是高校管理走向现代化的必然要求。在我国高校档案信息化建设中，明显地存在诸多问题，比如没有统一的标准和规范，档案管理工作人员知识结构老化，认识不到位，对信息化重视不够；人力、物力、财力的投入不足，信息数据的保护存在风险等。因此，必须多举措加大力度，深入推进高等学校档案的信息化建设。

[关 键 词] 高等学校；档案管理；信息化建设

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）34-0118-02

一、档案管理信息化建设概述

档案管理信息化是在现代管理学的范畴下，以计算机、互联网、信息化为手段，以服务于全社会为目的、多学科知识交互应用的新型档案管理模式。高校档案信息化，是高校管理走向现代化的必然要求。

首先，檔案管理信息化可以使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为信息档案，并通过光盘、磁盘等新型存储手段存储，这样，整个学校几十年，乃至上百年的全部馆藏信息，都可以通过数字化的手段存储在电脑里，任何个人和机构都能可以进行查阅。

其次，档案管理信息化的核心目标是发展档案管理事业，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，更好地服务社会大众。其基本的推动力是信息技术在档案管理工作中的广泛运用，确立网络环境中档案管理与服务的基本框架。同时注重并重新思考档案管理的原则、理论与方法，最大限度满足社会各界的需求。

具体到高校改革和发展的现代化进程，知识经济时代的到来，带来了教育信息化的机遇与挑战，也对高校档案工作者的个人素质和职业素养提出了更高的要求。

二、高校档案管理信息化建设的问题与现状

目前，我们国家的高校档案工作普遍存在一些问题，不利于档案信息化建设的推进与发展。

（一）认识不到位

一般来说，年纪偏大的档案管理人员早已适应了纸质档案的管理工作，但是对档案信息化管理还比较陌生，突出地表现在对电子文件的生成，电子信息的存储、检索、管理等技术比较抵触，学习与掌握起来存在一定难度。年青一代的档案管理人员则是对档案管理工作的理论、原则和环节知之甚少。这种新旧交替之间的衔接不畅通，是我国目前高校档案管理工作中普遍存在的问题。很多档案管理员的角色定位基本上为计算机操作员，他们既没有相关专业的学习基础，也没有经历过系统性的培训，大部分人只是凭着自己计算机简单的操作与管理经验来进行工作，对档案信息化的必然性和前景缺乏必要的认识，也缺乏深入掌握档案信息化技术的动力，严重地制约了档案信息化工作的向前推进乃至创新发展。

（二）投入不充足

由于高校对档案信息化管理的认识不足，必然不会为之投入足够的人力、财力和物力。在档案信息化管理建设中队伍配置不合理、基础设施的更新与维护跟不上、信息资源无法共享、对从业人员的技术要求不达标等，都是高校对档案信息化管理建设投入不足的具体表现。例如，虽然许多学校的档案馆都配置了硬件设施，但是其软件应用水平和利用效率却很低，在工作中，工作人员主要以单机和简单的互联网操作为主，工作内容仅限于简单的查询，在工作软件的设计和利用方面十分薄弱。

（三）机制不健全

在制度方面，我国目前的高校档案管理信息化建设的政策支持和协作机制明显不足，存在很多问题。比如，学校与学校之间很难实现信息共享，没有良好的协作和共享机制，而且学校内部各部门之间由于政策的不明确、不细化，校内档案管理的信息化共享机制也没有真正建立起来。再如，数据的安全保护问题存在很大潜在的风险。一般来说，数据安全的保障主要依靠设置复杂的密码和防火墙，如果不能在技术上有很多的安全保障，这种传统的方法只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。

三、高校档案管理信息化建设的举措

结合高校档案信息化建设的现状，考虑到档案管理的功能、信息化的改革与发展要求，以及高校未来发展和人才培养的需要，笔者认为可以从以下几个方面突破重难点。

（一）加强档案信息化人才队伍建设

要实现档案信息化管理，关键在人才，必须建设一支高层次、高素质的专业技术队伍，加强档案人员综合能力的培训，使他们尽快掌握现代化技术技能的运用，通过培训来增强其事业心和责任心，为档案信息化的良好建设提供管理、技术、实施的保障。

不论是资深的档案工作人员，还是刚刚从事档案工作的新人员，都要注重自我的完善和学习，深入学习档案信息化理论知识，并且提高运用技能。在此基础上能熟练使用各种信息工具，比如网络传输工具，为更快、更好、更有效地编研、开发、利用档案信息打下扎实的技术基础，从而提升档案管理部门利用信息化手段编辑、整理、存储电子档案的技术水平。

档案管理信息化对工作人员提出了更高标准的要求，要求其具备更强的信息捕捉能力。能否熟练、快速地获取现有的档案信息提供给需求者，能否充分利用资源共享的优势，简化工作流程，提升工作效率，是考验一个工作人员是否合格的重要标准。人是第一生产力，每个档案工作者都应该发挥自己的积极性和主动性，抓住每一个学习的机会，比如脱产培训、外出进修等，尽快完善自己的知识结构，提升自己的业务能力。

能否有效地把有价值的档案信息传递给需求者，这是评价档案部门信息服务质量高低的一个重要标准。档案信息化管理工作内容十分庞杂，档案工作者必须具备一定的鉴定以及评估能力，对档案信息进行准确的判断、鉴选、分析，为需求者提供优质的服务。

（二）加强档案管理制度的规范化建设

任何一项工作都必须有一套适合自己的标准与规范，对档案信息化建设来说，必须制定一个标准体系，档案管理信息化的健康发展，离不开系统、规范化的制度来保障。一个规范化的档案信息化管理系统包括收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及统计等各个环节的工作标准，还要有高校档案管理网站信息系统管理的标准，优化档案信息化管理过程中各个环节的业务工作流程，结合互联网和信息共享资源，使高校档案数据库与各地方档案馆数据库的工作标准实现统一，构建一个具有高效率、高质量、更加简捷和合理化的工作模式。其次，强化现代信息技术在高校档案管理工作中的作用，使学校的档案信息资源得到更加科学和充分的开发与利用。加快档案管理数据库的建设进程，使档案的管理与查询完全信息化，进一步提高工作效率；运用电脑检索、多媒体存储等信息技术，把学生的考试成绩、选修课程的情况及时上传至网络，还可以将学校每年的招考情况、毕业生就业信息等进行分类与归纳，为学校管理部门提供决策依据。

（三）完善档案信息化基础设施和资源配置

高校的档案管理部门要结合自身的实际情况，统筹规划，在利用好现有设施资源的基础上，统筹规划，进一步丰富网站内容，扩大了档案信息容量，提升了服务能力，同时，逐渐购买高性能的管理软件，例如文件服务器、数据存储器、高速扫描仪等系统软件。同时，依托统一的教育网络平台，使学校与学校之间、院系与院系之间，都能够实现档案信息互联与共享。

参考文献：

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