探究计算机技术在办公自动化中的应用

张雷+张正斌

摘 要： 在信息化不断发展的大环境下，计算机技术已经成为了生产生活中不可或缺的重要组成部分。在社会工作之中，人们对于计算机技术的依赖性也在日益增加，将计算机技术应用于办公自动化中不仅是时代发展需求，同时也是企业发展，企业工作人员实现自我价值的重要条件。以下，本文就对计算机技术在现代办公自动化中应用的意义进行了分析，同时对几点计算机技术在办公自动化中的具体应用进行了粗略探讨。

关键词： 计算机技术；应用；办公自动化

近年来，在社会生产过程中，计算机技术几乎在各行各业之中得到了全面应用，并对人们的生活方式与工作方式带来了翻天覆地的变化。在日常办公过程中，人们借助计算机技术进行信息处理，沟通交流，日常工作开展。通过计算机技术应用，加快了信息的沟通，为办公、决策提供更快速准确的依据。办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

一、计算机技术在办公自动化中应用的意义

1.1 极大的提升了办公效率

对于企业员工来说，计算机技术在办公过程中的应用，极大的提升了办公效率。办公室工作中，有许多繁琐的文字材料与数据需要进行编写、汇总等，如果仅靠人工进行编写与统计，需要耗费大量的时间与精力。而计算机办公软件的应用，如WORD、EXCEL等，则快速、准确的实现了工作开展，无论是以书面形式还是电子文档形式，都极大的降低了工作时间，提高了工作的准确性，也更方便修改与传递。从另一个角度分析，计算机技术在办公中的应用，增加了企业员工之间的合作与交流，各部门、各位员工之间可以借助计算机技术更加快速、准确的进行信息沟通以及资源共享，如使用QQ、MSN等通讯工具，實现了协同工作，极大的提升了办公效率。

1.2 有效节约企业成本

将计算机技术合理应用于办公自动化中，对于企业来说，可以极大的节约办公成本，同时也为社会节约了资源。传统的办公室工作中，对工作人员的工作能力与工作量都有较大要求，而借助计算机设备资源共享与维护，实现办公无纸化，运用计算机技术提升工作效率，有效的节省了人力资源成本。在现代办公信息不断增加的竞争环境之下，采用计算机技术既有效的节约了企业成本，节约人力资源，同时有效提升了工作质量，也能更好的规避因人为失误造成的不必要损失。

1.3 创造更有条理的办公环境

传统办公环境下，企业员工受到了环境以及空间限制，工作负担重，心理压力较大，而计算机技术在办公系统中的应用，则可以有效的改善办公环境。办公人员借助计算机与互联网进行工作分配，对工作情况，工作结果进行有效沟通，借助计算机技术进行数据分析，报表整理，员工之间的的信息交流更便捷，交流更顺畅，从而有效的缓解了紧张的办公氛围，提升工作效率。

二、计算机技术在办公自动化中的应用

2.1 应用网络通信技术

计算机网络通信技术根据服务对象的不同可以分为：（1）局域网（LAN）；（2）城域网（MAN）；（3）广域网（WAN）。在办公自动化中，局域网（LAN）应用，将一个部门或一组群体组建成为一个系统网络，通过多种通信网络子系统和相应通讯技术，对话言、数据、图像等信息进行接收、存储、交换等功能。借助网络通信技术在办公自动化中的应用，能提高相互交流的效率，提高信息共享、人员交流的有效性。与此同时，网络通信技术这种共享与交流的作用，可以有效的避免因企业工作人员之间信息传输错误而造成的损失，达到节约信息传输成本，提高信息准确度的作用。除此之外，网络通信功能通过强大的交流、收集、共享等特点，为企业所构建的信息平台，可以简化办公自动化工作流程，对各项信息数据做到合理准确的利用，从而为企业发展决策提供依据，促进现代化企业的持续发展。

2.2 应用计算机远程信息传输技术

一台计算机、一个内置或外置、一条电话线、如需要传真还需要一条传真机，这些硬件可以实现计算机远距离信息传统技术。在办公自动化中，对远距离信息的传输可以借助计算机技术的远程信息传输技术。办公自动系统中安装BWV软件，结合具体工作，对传真机进行有效利用，从而对远程信息进行快速传输，达到文字与表格的快速转换以及传真的有效收发。具体来说，计算机的远距离传输技术可以通过对传真收发命令的执行，使文件存储为传真形式，处于接收状态，从而实现对文件的自动接收。除此之外，在电话线被拔出，网络不畅通情况下，BWV软件仍然可以支持计算机之间的信息传输，通过简单的操作步骤，实现较快的传输速度，实现计算机技术在办公自动化中的高效应用。

2.3 应用计算机数据备份、恢复技术

在日常办公过程中，经常会有工作人员出现误删数据、操作失误等问题。而计算机技术的数据备份技术则可以对这些常见的失误问题进行数据备份与恢复，从而有效的减少因失误问题造成的损失。通过运用计算机数据备份、恢复技术，自动扫描电脑中的个人数据如doc、txt、pdf等后缀文件的文件平，甚至包括QQ等存档文件，可以备份文件并自动上传到网络硬盘，通过设置备份频率，采用增量备份，在发生意外情况下，就可以查看历史备份记录。当存储设备出现故障，无法存诸情况下，可以利用计算机技术的数据恢复功能，对当天丢失的数据日志备份进行恢复。通过有针对性的恢复操作，使办公自动化中的存诸数据更安全。

三、结语

综上所述，在办公自动化中计算机技术的应用，对于提高办公人员工作效率，简化工作流程，提高企业经济效益等都有着非常积极的作用。因此，在实际应用中，应在办公自动化各个环节之中，合理应用不同的计算机技术，将软件硬件有效结合，针对计算机技术的数据备份功能、远程传输、共享等技术，推进办公自动化快速发展，进一步推进企业的市场竞争能力。■