机关汽车管理信息化探索

蔡万清

摘 要：随着以计算机、互联网为代表的信息技术的飞速发展，信息化浪潮席卷全球，信息化运用已渗透到现代社会的各个层面，在车辆调度管理方面的应用也必将起到提高管理效率，节约人力资源，控制车辆使用的随意性，增加车辆派遣透明度，增强对车辆行驶里程、速度、范围、油耗的控制，强化车辆维修成本的控制，提升市级机关车辆整体效益等各个方面有着非常重要的作用。本文就这一问题对市级机关车辆调度信息管理的情况进行了调查。

关键词：车辆调度管理；信息管理；信息化

一、传统车辆调度管理存在的弊端

过去市级机关的车辆不多，每个单位的车辆也很少，就我们管理局车队只有几十辆车，总体来说车辆的信息化程度也不高，当时的车辆调度管理上存在诸多弊端：一是人员素质差，管理人员、驾驶员文化层次低，管理混乱，管理人员和驾驶员经过正规招聘考试很少，都是靠某些领导的关系走后门进来的；二是缺乏必要的制度，车辆技术档案和人员信息档案，正式的派车制度和车辆保养维修制度；三是事故多，驾驶员的安全教育少，每年一次的驾驶证年审时才感到交通的必要性，国家没有交通法，出了问题事故双方均没有强有力的依据；存在诸多无法回避事实；四是管理不统一，安全防盗、防火、油料和材料管理不严，贪污浪费情况十分严重，公车私用、维修人员贪污材料费，驾驶员贪污油料和出差费时有发生；五是调度不及时，工作效率不高，车辆调度管理全部的登记表都是个人手工填写完成的，手续十分繁琐，也很容易出现差错，导致调度不及时、不准确，车辆闲忙不均，给领导用车带来很多不便，经常耽误工作和开会。

二、新世纪车辆调度信息管理的现实需求

随着经济的日益发展，传统的车辆调度管理已经难以适应要求，车辆调度管理的信息化成为必然选择，许多单位的车管也意识到了可以带来的多方面益处。一是提高效率。可以将大量原始资料快速地导入电脑，免去了手工录入这种耗时耗力的原始劳动，通过电脑软件的开发，局域网使用，轻松实现日常管理；二是降低误差。通过软件界面的设计优化和差错控制提示功能，有效地避免人为差错。如果输入多了则无法输进，输入少了则提交时弹出 提示对话框；三是节省成本。效率的提高节省了人力和时间，换言之就是节省了车辆使用的成本；四是便于考核。信息化将管理流程 转化为了软件操作的一个个步骤，每一个步骤链接紧密，上一个步骤的操作人员要对下一个步骤的操作人员负责，从人员、时间、质量三方面对管理工作起到了很好的监控作用，每一次的操作都會留下记录，为责任倒查追究提供了很好的依据，便于对车管人员进行绩效考核。随着信息技术的进步，信息化将会诞生出更多更好的应 用，车辆归并车队管理后，车队要做的就是如何积极应用适合自己的信息技术成果，将车队管理水平不断推向更高的层次，适应机关工作的现实需求。

三、建立车辆调度信息管理的具体实践

车队建立车辆调度信息化管理系统共分成以下几个步骤。首先是前期准备工作，分成三个阶段。先是对此项工作进行多方了解和论证。先后多开几次座谈会，一方面是找来了过去在车队工作过的老人员、老领导座谈，让他们谈谈以前车辆调度工作的 漏洞或不足，出出主意；另一方面是召开车队人员动员会、座谈会，谈谈想法，让他们各自写出改革方案，积极参与改革。通过内部发动，让大家充分认识到了车辆调度信息管理的重要性和必要性，增强自觉性和主动性，形成合力，为这项工作的顺利开展做好准备。 接着是到车辆调度信息化开展较早的周边省市县学习取经。听他们的经验介绍，看他们新开发的车辆调度管理信息软件，学习他们从车辆调度管理制度的建立到车辆管理的信息化的先进经验，收获颇丰后，使车队对车辆调度信息管理有了直观的认识，也对自身的 车辆调度信息管理有了信心。然后是建立健全车队各项管理制度，并纳入到“信息化”管理体系中去，具体做法如下：

1. 车队长制度：主要是调度管理的日常事务、领导和监督车队的安全、财务、人事、维修，制定车队的规划和车队的总体工作计划，对车队实行人性化管理等；

2.安全员调度员制度：要求熟练掌握车队的车辆、驾驶员情况，与用车部门协调安排事宜，调控车辆、人员，做好记录，了解 车辆运行状况，负责全队的驾驶员安全教育与安全知识培训，做好 人员的思想工作，确保全队稳定，检查车辆安全技术状况，检验驾驶员的驾驶行为，杜绝酒后开车，负责车辆的事故处理、保险、理赔，与交警大队关系的协调等；

3.驾驶人管理制度：主要是如何招聘、解聘。招聘驾驶员以考试和考察结合的原则，凡进必考，择优录取，公开、公平、公正， 出勤制度、驾驶员的培训、和惩罚措施；

4.财务、材料、配件管理制度：车辆消耗核算、费用报销、现金的领用、配件材料的采购领用等；

5.奖惩制度：对酒后驾驶车辆、浪费贪污油材料采取重罚， 对于节约的给予公开、透明的奖励。前期工作完成后，接下来就是在搜集到的相关资料和简单的系统的基础上，针对车队的实际情况进行车辆调度信息管理软件的研发。

任务分解、分工合作，主要是几方面的工作：一是针对现有的计算机实际状况怎么样开设局域网，使现有的计算机和乘用者的联接问题，也就是上下联接如何能顺利、快速、畅通；二是对现有的车辆、人员、固定资产和配件这三大块如何输入计算机。车牌号码、技术状况、车辆登 计证上的车辆参数、和对不同车型在实际行驶中的耗油量。人员就是对现有管理人员的情况，驾驶人技术、驾驶年限、学历、家庭情况。固定资产和配件，就是现有的固定资产有多少，配件有多少，现在年均耗损配件和资金的年使用情况；三是通过网络系统，如何填写派车单，如何审批、结合车队的实际情况，研发出一套集派车登记，驾驶人信息管理，车辆信息管理，里程信息管 理与一体的多功能、较为先进的车辆调度管理系统软件。主要功能有：机构部门维护、员工信息维护、系统字典维护、查询统计、驾驶员基本档案、违章记录、年审记录、车辆基本档案、年检记录、保险记录、维修记录、保养记录、加油记录、规费记录、出车记录、变更记录等全面管理，并提供到期年检提醒、保险到期提醒、保养 提醒、驾照年审提醒、规费到期提醒等智能预警功能。档案管理中主要对基础档案资料进行统一的管理，包括驾驶员档案、车辆档案、往来单位档案、员工档案等。车辆档案登记车辆的详细资料信息，包括车牌、品牌、型号、发动机、载重、价格、生产日期、购买日期和图片信息等。车辆档案和驾驶员档案除提供基本信息管理之外，还提供图片信息管理功能。车辆日常业务主要包括维修管理、 保养管理、保险管理、年检管理、事故管理、出车管理、收支管理 等。维修管理登记车辆的维修保养记录信息，如维修类型、维修记录和金额。投保管理登记车辆的投保记录信息，如投保保险公司、保险项目和金额。年检管理登记车辆的年审记录信息，如年审登记、级别和金额。事故管理登记车辆的事故记录信息，如事故类型、对方车牌、驾驶人、单位、电话、公司承担金额、个人承担金额、对方承担金额、保险赔偿金额、事故概要、我方损坏程度、对方损坏 程度、和解内容和事故现场图片信息。出车管理登记车辆的出车记 录信息，如用车人、事由、行驶里程、出车时间、返回时间。费用支出管理登记车辆的费用支出情况，及时掌握车辆运营的消耗情况。费用收入管理登记车辆的费用收入情况，及时掌握车辆运营的收益情况。这样既可以管理车辆相关记录，还可以进行车辆费用核算。车辆使用管理提供直观的车辆状态图，车队管理人员可以一目了然的掌握车辆最新状态，包括全部、可用、出车、维修和其它状态，并且可直接基于状态图进行各种操作，并提供出车单打印等功能，大大提高车队管理人员的工作效率。系统提供丰富的报表，包括各种明细报表和汇总统计报表，如：车辆档案表、驾驶员档案表，车辆运行记录表，加油记录表、规费记录表、维修记录表、违章记 录表、年检记录表、保险记录表、费用明细表和车辆费用统计表。系统提供查询、报表打印、数据导出和报表自定义功能。智能预警功能提供年检到期提醒、保险到期提醒、保养提醒、驾照年审提醒，规费到期提醒等功能。这套系统拥有数据模糊检索功能，可快速、准确的找出相关的车辆信息资料，系统可以运用车辆所有信息进行检索，系统采用简洁、实用的员工权限机制，确保数据的完整性，具有强大的数据导入功能，支持从Excel导入设备资料，减少初期 数据录入的工作量，软件界面直观、操作简单，支持全键盘操作。

四、车辆调度管理系统软件的使用

经过使用和不断完善，车队车辆调度信息管理取得了显著的成效：1、准确清晰，将所出车辆与所在车辆合理分配，提供车辆实 际与计划的使用情况，准确清晰的记录所出车辆的驾驶人员、目的地、出发时间、到达时间、总行驶里程、所消耗的费用等问题得到确切的解决，这样就很好的解决了以往人工记录所带来不便的地方，从而更好的解决了以往的不足，也弥补了人工带来的的漏洞；2、方便快捷，车队管理人员从繁琐的传统车辆调度中解放出来，从派车、出车执行任务，到回程，方便、快速、简捷无纸化；3、精细透明，从车辆人员信息的数据输入到日常管理，车辆技术状况，车辆何时年审、保养、行驶公里数、保险，人员的招聘，驾驶人的安全教育、奖利、驾驶证的年审情况等都是公开的；4、减员增效，提高车辆的合理使用，解决了过去车辆调度管理混乱，减少公车私用，驾驶员贪污油料等，车辆的事故大大减少；总之，没有了领导和同事的吵闹现象，没有了耽误出车时间的现象，工作的热情度明显增加，贪污油材料、出私 车的没有了，学习的多了，真正做到了和谐相处，建成和谐车队，模范车队。

五、持续改进不断提高

为了提高车辆调度管理的工作效率，还需要改进完善，比如现实中乘者的需求各异甚至相互冲突，乘者满意度的提高和运作成本的降低就是一对矛盾，车队在运着决策中没有充分考虑多目标的情况，对服务水平，运营成本，时间，距离等各方面的因素进行权衡，距离效益最大化的目标尚有不小差距；车辆调度管理实际面临的不确定性因素很多，而目前我们市级机关还没有利用开发车辆调度系统，考虑由一个或几个方面（如需求、行驶时间、乘者的不确定性）引起的车辆调度优化问题，未综合考虑车辆、乘者、路况等各種不确定性因素，同时对不确定性的考虑也只限于单一的随机或模糊形式的不确定性，领导的决策很重要，今后要采取改进措施不断完善，结合这次车改带来机会，车辆调度管理软件系统对车队是很重要的，应用科学的车辆调度方法，减少运营成本，为机关的领导与同事们提供优质高效的服务。车辆调度管理系统是个新兴的课题，也是一个逐步探索的过程。相信这些新知识、新技能一定会帮助我为机关车辆信息化调度管理工作做出应有的贡献。

参考文献：

[1]《职业道德》 江苏省机关事业单位工人编委会

[2]《汽车指导驾驶员》江苏省机关事业单位工人技术等级岗位考核培训教材

[3]《交通法》中华人民共和国交通部

[4]《机关后勤》南京市市级机关事务管理局编委会

[5]《社会主义市场经济》中共中央党校编委会