新型档案载体法规政策在高校档案领域的应用

杨杰

摘 要：作为一种多媒体文件，新型档案载体被广泛应用在高校档案领域，它图、文、声、像并茂，具有传统纸质文件所没有的优越性，但是由于自身的特点，其真实性和有效性一直备受质疑。文章着眼于此，对当今我国档案领域现有的法规政策进行研究，以期对高校档案领域的新型载体应用提供法律依据和制度保障。

关键词：新型档案载体；法规政策；高校

中图分类号：G640 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2017）07-0070-02

新型档案载体即通常我们所说的用于保存电子文件的介质，它是一种特殊的载体，不能直接读取，需要借助计算机来完成且可以在互联网上传输。新型档案载体的形式多种多样，包含磁盘、磁带、软盘、光盘、相片、缩微胶片等。作为一种多媒体文件，新型档案载体图、文、声、像并茂，具有传统纸质文件所没有的优越性。然而，依托新型载体的电子文件在给人们带来便利的同时，其真实性和有效性一直备受质疑，电子文件信息的共享性、信息与载体的易分离性、信息的易变性、多种信息媒体的集成性、信息的不安全性等特点使电子文件管理的真实性、完整性和长期可读难以确定，同时也不便于对电子文件的管理。针对层出不穷的信息安全问题，国家相关部门出台了一系列的法律条文和标准规范。在高校档案领域，新型档案载体的应用较为广泛，但是可依据的法律规范并不多见，面对浩瀚如海的大数据时代，建立健全技术操作和制度规范，才能确保新型档案载体的在高校档案馆的收集、保管和应用的真实性与有效性。

一、新型档案载体法律规范在高校档案馆的

应用现状

高校档案馆是高校档案馆藏的汇聚地，是学校教学、科研的服务地，同时也是我国先进科技开发和应用的先锋地。规范地收集、整理和使用信息载体是必要的，切实可行的，但是实际上，专门针对高校档案领域應用的法规并不多，主要有《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》。

适用于我国档案界各个领域的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）是1987年9月5日第六届全国人大常委会第二十二次会议通过，1988年1月1日起正式施行的，1996年7月5日第八届全国人大常委会第二十次会议对《档案法》作了修订，2007年，国家档案局建议再次修改《档案法》，提出修订“电子文件归档的要求和电子档案管理的内容”，这是顺应时代发展的要求和电子文件自身发展的需要，档案领域根本大法的纳入，在法律高度上赋予电子文件法律证据性，是实现电子文件管理法制化和规范化最基本的依据和最重要的法律保障。

2008年9月1日起实行的《高等学校档案管理办法》的相关细节就规定了电子文件的使用依据。其中

第十七条规定：“电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）》执行。”这两种规范也同样适用于高校档案馆。

二、我国新型档案载体保护技术的法规政策

20世纪80年代，国家标准总局首次发布了《顶装式单片可换盘式磁盘的机械性能（GB 2308-80）》，此后，我国陆续颁布一系列的标准和规范以保障电子文件信息的真实、安全。

（一）载体安全

新型档案材料尽管在记录方式、记录技术上具有一定的先进性，但是采用的多是化学合成材料和非机械性刻写方式，对新型档案载体的性能和持久性影响很大。和传统的纸质档案比起来，新型档案载体保存的电子档案化学稳定性差、形体易损坏、老化速度快、易造成信息内容的失真，不适宜的温湿度环境会使感光材料的胶片感光乳剂发生化学变化，使档案面临霉菌的侵害，因此，在ANSI/PIMAIT 9.25-1998 中具体规定：贮存环境（S tor age enviro nme nt）贮存材料的条件，即温度、相对湿度、设施的清洁程度和空气污染物[1]。

磁记录材料是指利用磁特性和磁效应输入、记录、存储和输出声音、图像、数字等信息的磁性材料，具有记录密度高，稳定可靠，可反复使用，时间基准可变，可记录的频率范围宽，信息写入、读出速度快等特点。它是新型档案中最基本的载体，在高温高湿环境下，磁盘、光盘等磁记录材料的存储介质对温湿度要求较高较严，易发生氧化反应，因此，国际标准GB/T 13719-92（ISO 8860

/1-1987）对软磁盘的材料规定：“磁盘可由表面涂有柔性磁性材料的任何合适的材料（如双向拉伸的聚对苯二甲酸乙二酯）制成等。”

元数据是电子文件管理的最关键因素，它是用来描述信息和数据本身的特征和属性，用来规定数字化信息的一种数据结构标准，是电子文件数据的数据。元数据能根据语义、应用和结构对任何信息内容进行定义、描述、解释；能运用逻辑对信息内容进行过滤、链接、集合；能根据应用需要对信息内容进行组织、识别和转换。鉴于元数据在新型档案载体中起到的关键作用，我国出台了《元数据元素的规范与标准化（ISO/IEC11179）》、《信息与文献—文件管理流程—文件元数据（ISO 23081-1、2）》等，国家推出的一系列标准规范了磁盘、光盘等新型载体的安全，确保了数据的真实和信息的完整。有效地实现了对电子文件生命周期全过程的控制，保证了电子文件的真实性、完整性和可读性。

（二）管理安全

新型档案载体材料与传统的纸质档案相比具有存储量大、复制速度快的特点，但是其老化速度快、化学稳定性差、对外界的抵抗力弱，档案内容容易消失或失真。因此，我们除了要做好载体的安全保护、环境温湿度的控制外，更要注重对档案内容本身真实性、安全性和长久可读性的管理。加强对档案管理人员安全技术的培训，利用加密技术、防火墙技术、入侵检测技术等，保护电子档案的真实性、原始性和有效性，防止档案内容被破坏、篡改。光盘和磁性介质的载体档案对外界环境的抵抗力差，容易因为保管不善造成损坏和变形，因此必须做好库房温湿度的控制，配有恒温、恒湿、自动感应照明灯设备，还要有防辐射、防尘、防水等功能，避免因为环境因素给档案造成的危害。《磁性载体档案管理与保护规范（DAT 15-1995）》为磁性载体档案的安全管理提供了参考。

此外，在计算机领域的规范还有《计算机信息系统保密管理暂行规定》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》以及《计算机病毒防治管理办法》等法律规范，这些规范的推出对维护公共秩序和社会稳定，加强对计算机病毒的预防和治理，保障计算机信息网络的安全提供了法律依据。

（三）法律效力

为规范电子商务行为、给电子商务发展提供必要的法律保障，进而对电子政务领域进行规范，2004年8月，我国颁布了首部信息化法律《电子签名法》。电子签名是指通过数字加密的形式对电子文档的电子格式进行电子签名，是用电子密码形式代替手写签字的一种电子印章。《电子签名法》规定，“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。这一规定确定了电子签名的法律效力，规范了电子签名的行为，保障了电子签名的安全措施，对我国电子文件法律证据价值给予确认。

三、大数据时代健全高校新型档案保护设备

规章制度的策略

随着信息技术的飞速发展和云计算、移动终端等技术和互联网的广泛发展，电子文件的数量激增，电子文件已成为日常生活中的主导文件。据统计，2013年，我国产生的电子数据总量已超过了8亿TB，预计到2020年，全球数据总量将再增加50倍，如潮的数据澎湃而至，数量之大，种类之多，来势之迅猛，都是前所未有的，人类社会迈入了大数据的时代。大数据时代，除了传统的文本、照片、图片等多媒体信息外，甚至人的关系、想法和喜好也能成为数据得以保存。大数据作为一种新型资源，发展之迅速，渗透力之强，得到前所未有的重视和发展，已深深地影响和改变我们的世界和生活。2015年9月，经李克强总理签批，国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》，其中文中明确指出：“在未来5—10年打造大众创业、万众创新的创新驱动新格局……着力推进数据汇集和发掘，深化大数据在各行业创新應用，促进大数据产业健康发展；建立国家大数据发展和应用统筹协调机制。”在国家战略的推动下，大数据发展工作被提升到国家发展战略中，一系列国家级标准的法规政策出台更有利于保障信息的安全和发展。大数据时代呼唤国家层面的法律法规，国家级法规政策出台为大数据时代提供了政策依据和法律保障。

大数据正以它独有的方式改变人们的思维方式和工作方式，质变着整个社会。然而我们在享受数据带给我们的高效和智能的同时，也被信息安全与隐私等问题所困扰。数据泄露事件的增长率成倍上涨，个人和企业因此受到的损失不可估量，各项信息真实有效的保护措施被提上了日程。在技术上不断加强数据加密，保护隐私，屏蔽网络攻击外，各项法律法规也应随之得以加强。2015年9月18日贵州省启动我国首个大数据综合试验区的建设工作，力争将贵州大数据综合试验区建设成为全国数据汇聚应用新高地、综合治理示范区、产业发展聚集区、创业创新首选地、政策创新先行区。2016年1月，中国首部大数据地方法规《贵州省大数据发展应用促进条例》获得通过，这标志着我国大数据的法规政策正式出台，新时代下将大数据产业纳入法治轨道，以信息和科技带动社会新兴产业，以立法引领和推动大数据产业蓬勃发展必将成为未来发展的趋势。

高校作为新兴科技的开拓者和应用者，在国家政策的推动下，率先产生联动效应，高校档案馆作为新型载体的保存机构必将在高校和自身行业的管理与规范的约束中应用，实现档案的信息化、数字化。当前，整合是应对大数据挑战的核心，也是实现档案大数据价值的关键。要实现档案数字资源的整合就必须转变观念，灵活运用云计算和大数据处理工具，实现档案数字资源的融合与深度挖掘，将档案数据转化为服务能力，构建起大数据时代档案部门的核心竞争力[2]。

参考文献：

[1]武丽.国家标准与电子文件——新型档案载体材料的保

存和保护[J].档案学研究，2002，（4）.

[2]孟歆.大数据时代档案数字资源整合的难点及对策分

析[J].山西档案，2015，（1）.

[责任编辑 林召霞]