企业OA电子公文系统的运用与维护方式

汪顺治

摘 要石油企业在发展的过程中应用电子公文系统有效提升了工作效率和工作管理水平，实现了石油企业文档办公一体化发展。文章结合中国石油OA（办公自动）电子公文系统发展现状，结合实际为如何完善石油企业OA电子公文系统进行分析。

【关键词】OA电子公文系统 石油企业 应用

中国石油企业结合自身业务发展需要，在发展的过程中加快引进或者自主研发了办公自动化系统。在办公自动化系统支持下的各部门管理具有不同的特点，在实际的管理操作中很难达到统一，对文件的处理存在一定的困难，为了更好的促进中国石油企业办公自动化发展，需要为中国石油企业发展提供一套方便管理各业务人员的、流程化办公、协同工作效果好的电子公文系统。

1 OA电子公文系统的特点

中国石油企业的电子公文系统是按照用户的业务要求和工作需要进行配置的，具有以下几方面的特点：

（1）OA电子公文系统能够根据用户需要对各种流程文件进行处理。

（2）OA电子公文系统可由不同的角色来控制具体操作流程中的节点内容。

（3）OA电子公文系统会记录每个人的操作记录，并为用户提供多种手段来对公文的状态进行跟踪。

（4）OA电子公文系统拥有多层级的安全设置。

OA电子公文系统从软硬件的设置安排上都充分考虑了中国石油发展的内部特点，能够让不同地区的管理员结合自己的需要来更改系统配置，并实现对红头文件的有效管理。

2 OA电子公文系统在石油企业的应用现状

2.1 石油企业OA电子公文系统概述

中国石油电子公文系统是中国石油公司（中国石油天然气股份有限公司）统一实施的办公自动化系统，在石油公司（集团）内部得到了广泛单的推广和应用，对石油 公司各部门的公文管理制度进行了完善（各地区公司都制定了相应的公文管理制度，对公文流转进行规范）。石油企业（各地区公司）的电子公文系统结合石油企业公文管理实际情况，制定了关于公文流转的流程规定，通过发文、会签、收文等流程操作使得公文在各个机关部门得到了广泛的流传（建立了有效的公文流转体系），并通过相应角色和权限的制定有效保证了企业公文的严密性，提升了工作效率。

2.2 石油企业OA电子公文系统发展目标

中国石油企业的公文管理系统发展依据是石油公文处理制度。石油公文处理制度的存在有效保证了文件的有效性、规范性、安全性。石油企业OA电子公文系统的发展目标是提升公文处理效率，加强各部门工作人员之间的密切配合。

2.3 石油企业OA电子公文系统发展存在的问题

伴随石油企业的快速发展，石油企业对电子公文系统的发展建设提出了更高的要求。现阶段我国石油企业公文系统发展存在技术落后、管理操作不规范、信息整合能力差、操作复杂、系统界面不统一等方面的问题。为此，在新的历史时期，需要有關人员思考采取怎样的措施来完善石油企业OA电子公文系统发展完善。

3 OA电子公文系统在石油企业的应用完善

3.1 提升OA电子公文系统的安全性能

电子公文系统在流转操作的过程中会涉及到公文的起草、销毁等多个环节内容，每一个环节都存在不同程度的安全隐患。因而怎样保证电子公文的真实有效性成为电子公文管理系统需要思考的问题。基于现阶段一些石油企业办公自动化系统开发技术落后、系统安全性能不高、公文管理不完善问题，保证OA电子公文系统数据的安全稳定，需要有关人员加大对系统软硬件的投入力度，具体可以通过身份认证、定位跟踪、权限分配设置、信息加密等方式来保证系统的应用安全。

3.2 拓展OA电子公文系统的应用功能

OA电子公文系统的功能不仅是对电子公文处理中某种问题的处理，而且还需要对公文起草、审批、归档等一系列工作进行全过程的管理。因而，石油企业的电子公文系统管理不能局限在公文的接受和发放层面，而是需要通过技术的改进丰富完善原有的工作流程，提升石油企业公文管理效率。针对石油企业电子公文处理不够规范的问题，可以加快建立一套科学的流程重组方案，为石油企业电子公文的管理提供统一规范的支持，保证公文管理流程的科学有效。

3.3 提升OA电子公文系统管理人员的技能水平

（1）OA电子公文系统管理人员在公文的签批上要加强对网络处理技术的应用，为电子公文系统的连续化管理提供重要的支持。

（2）石油企业要加大力度对公文管理人员进行培训，提升公文管理人员的公文管理技术水平，加强对电子公文系统应用的推广。

（3）加强引进电子公文管理的相关技术人才，建立具有石油企业发展特色，符合国家公文管理规定的标准化公文管理系统。石油企业的公文管理人员不仅需要掌握基本的公文管理技能，还需要熟练应用各种信息技术进行公文管理。

（4）加强石油企业公文管理人员、技术人员等之间的有效沟通交流，引导公文管理人员能够从不同角度思考、分析公文管理问题，为公文管理各部门机构提供便利的支持。

4 OA电子公文系统在应用中各环节需要注意的事项

4.1 登记环节需要注意的问题

在进行电子公文处理的时候要严格按照登记的要求进行，做好相应的公文录入工作，并做好记录，为日后的查询管理提供支持。

4.2 呈批环节需要注意的问题

电子公文呈批操作需要严格按照相应的操作手续进行，不能越级进行。

4.3 运转环节需要注意的问题

公文管理工作要按照相应的操作程序进行，管理好公文流程和操作人员之间的关系问题。公文管理人员在实际工作中要具备较强的工作责任心和工作热情。

5 结束语

综上所述，自动化电子公文系统的建立提升了石油企业发展的竞争力，为了更好的实现电子公文处理电子化、自动化发展，需要相关人员学习更多的公文管理知识技能，掌握新型电子公文处理方法，借助现代科学技术打造一体化、系统化的办公信息管理平台，改变石油企业电子公文系统管理建设中存在的问题，实现石油企业电子公文管理的信息化、网络化发展，在实现对各种资源高效利用的基础上更好的促进石油企业发展。

参考文献

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[3]杜文，范柯.OA系统与电子公文交换系统集成的设计与实现[J].电子技术与软件工程，2016（24）：52-53.

作者单位

抚顺石化公司 辽宁省抚顺市 113008