浅谈档案信息资源的开发与利用

张建平

摘 要：随着人类社会进入知识经济时代，信息资源在研究事物发展规律、继承成果过程中起着承前启后的作用，档案信息资源的价值日益渗透到社会的各个层面。分析了当前档案信息资源开发利用中存在的主要问题，探讨了如何开发档案信息，提高档案利用率的问题。

关键词：档案信息；档案资源；开发；利用

档案是记载社会活动的全过程和具体成果，它是社会实践活动的真实写照，是反映和储备社会活动信息资源的重要载体。它能够传承文明、记录历史、服务社会、造福人类，是人类的物质载体，是社会活动的历史记录，是一种“社会记忆”。

档案部门作为档案信息汇集、交流的中心，应该跟上社会科学技术发展的步伐，多渠道争取资金，积极引进计算机、缩微技术等现代化设备和技术手段，提高对档案信息的存储、处理、检索能力，从而提高档案信息资源开发利用工作的效率。档案部门可以通过建立档案信息网络，打破馆藏档案的地域性、封闭性，使档案信息资源成为一个统一的、开放的信息资源系统，真正达到档案信息资源的共享。

首先加强档案的编研工作。随着科学技术的高速发展，利用者需要档案部门快速、高效地提供多层次的档案信息。这就要求档案部门不仅向利用者提供原始档案，还要根据利用者和社会的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同层次的档案信息。

其次强化服务职能，提高服务质量。为了全面开发档案信息资源，档案部门应运用各种服务方式，变被动服务为主动服务，最大限度地满足利用者的需求。在服务态度上做到熱情主动、细致周到，善于与利用者沟通，了解利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用。

第三实行有偿服务，调动档案信息开发利用工作人员的积极性。档案信息开发利用工作是一项投入多、周期长、见效慢、效益大的工作。每一项档案信息开发成果都凝结着档案人员的辛勤劳动。档案机构作为社会公益机构，一直靠国家有限的投入开展工作。档案经费的缺乏，抑制了档案人员的工作积极性，直接影响着档案信息资源的开发利用。因此，档案信息资源的开发利用应与其创造的经济效益挂钩，按一定比例收取费用，增加经费投入，促使其健康发展，走以档案养档案的路子，使档案信息开发工作形成良性循环。

第四，要端正意识，应强化服务意识，搞好档案信息资源开发与利用。人们一直注重文书档案信息资源的开发利用和管理，不太重视科技档案，专门档案信息资源的开发利用，没有进行多渠道开发利用档案信息资源，这样限制了档案的利用。随着社会的进步，管理的来密性，工作的迫切性，需要我们在更广泛的范围和更深层次的开发利用档案信息资源，采取积极主动的办法，多渠道及时准确地把信息资源提供出来，把档案的潜在的能量，充分地发挥出来，为社会建设和经济发展服务。

第五，明确收集档案信息资源的途径。档案的种类很多，不同的种类的档案，其具体形成过程存在差异。比如，科技档案的形成规律区别于政务档案，以同一项科技，生产活动为中心的档案，具有完整性和独立性，若继续采用同一形成者为中心的管理方法，会破坏档案之间的有机联系，所以应采用更为科学合理的“实用性”原则。通常我们在归类时容易用同一科室或同一问题来归档，但在实际工作中应兼顾档案利用的便捷高效性，既要维护档案形成过程中的本质联系，又要便于查找利用。档案信息的收集管理和利用有着密切的联系一一定的因果关系。有文必档，容易形成一大堆无用的档案，不利于查找利用。必要的信息资源不立档，就没有档案信息，谈不上更好地利用档案，单位领导没有档案信息作借鉴，就不能搞好本单位的工作。所以在收集档案时一事实上要用来密的思维和严谨的态度，注意甄别档案。

第六，要掌握好档案开发利用。信息资源立档后，怎样在进行开发利用呢？一是档案管理需要各种检索工具。如卡片目录，电子目录。注意提高编制水平，达到规范化和标准化。二是编研史料，系统服务，及时掌握领导关心热点和难点问题，根据工作性质，确定不同主题的汇编材料，命名为 ** 单位发文汇编，** 资料汇编。比如单位领导最常用的是本单位形成的发文，那么每一次的发文都多打印一份（或复制一份），编辑在一起，到年末把本年度的发文订成一本发文汇编，这样在以后的工作中领导需要时，可以很容易查找，迅速地提供利用，又不用把档案拿出来，有效地保护了档案，延长了档案的寿命。随着社会的进步，计算机的普及，产生了电子文件，电子档案的产生，给我们的工作带来了很大的便利条件。同时我们也应该根据它的特性注意几个方面，电子档案的利用形式有三种：提供拷贝，通信传输和直接利用。电子档案利用形式的多样化与所依赖技术的多重化，需要我们对电子档案采取一系列管理措施。电子档案虽然便于保存档案，但是它是通过磁盘或光盘等，具有不确定性，所以必须有可靠的备份。还有电子档案可以直接利用，可以同时多人利用，同时，容易泄密，所以在利用电子档案时，要建立安全检查制度，包括计算机系统开关机状态检查，用户合法性检查，备份文件的定期检查。在借阅电子档案拷贝时，

确立拷贝回收制度并防止拷贝再复制，防止档案信息无原则的散失，再一个就是十分重要的制度保障，电子档案及其数据管理人员的保密责任制。时时有保密意识，为了确保万无一失，在计算机系统内设置跟踪程序，自动记录系统每日操作的实际情况，对重要的不能对外提供利用的档案进行加密，还要时时防护病毒，借助于最新研制的杀毒软件进行保护电子档案的安全。对可以提供利用的档案，全力以赴提供利用，让档案充分发挥积极作用，对需要保密的档案，一定要注意守密。

第七，档案洗洗管理人员素质急待提高档案信息管理人员素质一直是困套档案工作的重要问题，由于档案人员只是结构水平和综合能力较低，他们不熟悉保管的档案信息资源的情况，因而提供不出利用者所需要的信息资料，使利用者无法方便、快捷和有效地利用档案信息资料，更谈不上对档案信息资料的开发和利用了，久而久之，人们失去了查找信息资源、解决实际问题的信息，这些问题最终导致档案信息资源的利用率逐渐下降。

总之，作为档案管理工作者，一定要做好档案信息的开发利用工作，既要提高服务意识，增强档案利用的社会效益，通过开展多种形式，多渠道，多层次的开发利用工作，使档案信息资源能够为单位领导和社会各界提供及时的，有效的服务，充分发挥档案的参考和凭证作用，为人类的进步做贡献。