数字化时代档案管理信息化建设途径

曹武权

摘 要：档案管理工作规范化、现代化建设的主要途径就是信息化建设。现代档案管理不但要强化硬件建设，还要推动信息化建设，实现档案管理工作规范有序发展。数字化时代档案管理通过信息化建设，提高自身市场竞争力。本文分析数字化时代下档案管理信息化建设途径，希望通过本文论述为行业水平提高贡献一份力量。

关键词：数字化；档案管理；信息化建设

数字化时代背景下，档案管理工作的模式与内容发生很大改变，其中最显著的就是档案信息化建设。数字化时代下档案工作人员应该树立信息服务的全新理念，保持高度的信息来源与共享需求，全面收集各方面信息，明白用户的潜在需求，有目的、阶段性的推进档案管理信息化建设，充分满足客户不同阶段的需求。

一、档案管理信息化的必要性

新时期下各行业领域都发生着巨大改变，档案管理工作同样面临着改革，以自身情况与发展为基础，改革档案管理工作，有效改变传统管理方法的局限与不足。数字化时代下档案管理工作主要记录与整理单位工作内容、人事资料、重大举措及发展状况等。档案管理工作有助于协调内部工作、提高工作效率，整理、归类、统计及保存原始档案信息。目前企业改制不断深入，面临着新机遇与新挑战，相关企业要意识到档案管理工作的重要性，不断创新工作机制。接下来笔者主要分析数字化时代下档案管理信息化建设现状及存在问题。

二、档案信息化建设现状与问题

数字化时代下档案管理信息化建设过程中存在一些问题，笔者结合实际工作经验将这些问题归纳总结如下。

（一）资金规模有限

档案信息化建设以基础设施投资与建设为基础，也是实现档案信息化工作的前提条件，可以说基础设施建设质量与水平直接影响到信息化建设成败与高低。信息化建设过程中需要购入大量基础设备与设施，但这些设备与设施价值较高，档案部门往往经费来源有限，造成相关配置与设置较低，不能满足网络信息化建设的标准要求，阻碍档案信息化建设。

（二）缺乏系统规划

档案信息化建设很长时间以来，缺乏统一的规划管理，造成各单位已建成的档案信息化业务与技术缺乏通用性，对档案信息共享产生阻碍。分析市场中存在的档案管理软件，可以发现多以单机版为主，并没有联网功能，不能满足数字化与网络化发展要求。此外档案管理软件缺乏信息管理功能，还缺乏检索文件与信息管理的软件系统。

（三）安全意识缺失

档案信息化建设需要信息技术的支持，而信息技术的使用难免会遇到各种安全性问题，而在传统档案信息管理工作中，很多部门和人员都普遍缺乏必要的安全保护意识，都简单的以为只要有了安全防护体系就能确保信息安全，必要的风险防范意识薄弱。而且很多的档案馆为了放便，都将一些数字化工作外包给相关信息企业进行，没有严格的管理制度，不能进行实时监控，容易发生信息泄密和丢失的危险。

（四）业务素质不足

目前大多数档案管理人员缺乏足够耐心与工作态度，要求其具备一定的计算机知识以满足工作需求。但现阶段从事档案管理工作的人员来源复杂，专业素质存在差别，造成很多工作人员并不了解自身职责，造成实际工作中存在遗漏与不全面的问题。使用计算机时，受到自身学识限制，部分档案管理工作者不能熟练使用现代化设备，影响工作积极性，影响档案管理工作效率，给档案管理工作造成一定损失。

三、数字化时代档案管理信息化建设途径

数字化时代档案管理信息化途径较多，笔者根据上文分析中存在的问题，给出具体的应对解决措施。分别从五个角度展开分析：拓宽资金渠道、规范建设方式、保证资源安全、完善备份管理及提高人员素质。

（一）拓宽资金渠道

档案管理部门在原有资金来源的基础上，不断拓宽资金来源渠道。地方政府在地方预算中纳入档案信息化建设，可以通过扩大电子政务建设规模增加专项资金的规模，保证信息化建设过程中有足够资金支持。除此之外，信息化建设过程中可以引入社会组织，比如可以和电信部门合作，获得免费网络资源与支持等，通过各种方式获得资金、技术及资源等因素支持。

（二）规范建设方式

需要建立统一标准与规范进行档案信息化建设，有效整合内外资源，实现资源共享，实现档案资源的长期保存。信息资源整理、数据库建设及网络建设等都需要得到相关标准规范。现阶段需要不断完善与优化建设标准，推动档案信息化建设工作，实现共享、共用档案信息，优化档案业务流程，提高档案管理整体水平。

（三）保证资源安全

在信息化建设过程中由于计算机技术和应用网络的使用，导致网络安全问题经常发生，对数据库和操作系统产生严重损坏，面对这些问题，档案工作者首先要提高自身安全风险防范意识，处理好相关方面的安全建设工作，保证档案管理工作安全、可靠。同时处理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具体处理措施，做好档案保密和管理之间的关系，做好重要数据的备份处理工作，提高系统安全防范。

（四）完善备份管理

对于企业档案信息，完善档案数据的备份机制非常重要。首先，精细化档案数据备份流程，明确档案人员的备份工作职责。档案人员应当重视日常档案数据的正确存储、及时汇总和定期销毁；其次，制定明确的备份规则，建立数据备份和恢复方案。企业档案数据的备份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以来不重视档案数据备份的重要性，缺乏完善的备份机制；最后，制定数据一致性监控方案。企业档案业务日趋复杂，业务量也越来越大，档案数据存在数据修正等情况，或是出现资料类型合并增减等数据属性变更的情况，从而备份数据和生产数据的结构和数值可能有所不同。

（五）提高人员素质

控制档案从业人员素质，聘用具有相关从业资格证的人员，保证档案管理人员具有一定经验与高素质，在内部形成良好的工作氛围，人人按照规则办事，树立正确的职业观与道德观，通过制度规范行为避免发生渎职行为。除此之外，做好档案管理人员的培训工作，确认档案管理人员熟练掌握档案管理实务技能，从业资格证并不能说明相关人员具备相应的实务能力，各类人员素质参差不齐，企业在聘用后加强培养，提高档案管理技能以适应企业档案管理工作方式。与此同时，企业明确各部门职责，推行岗位责任制。在档案管理工作过程中，需要加大政策执行工作力度，提升互联网实际利用率，尽可能满足档案管理工作需求，实现档案管理工作与数字化时代有效结合，促进档案管理工作更好发展。

四、结语

总而言之，档案信息化建设过程中应用高科技技术，有助于提高档案管理效率，给用户提供更为优质的服务，这也是现代社会发展的必然趋势。除此之外，提高档案信息化安全建设、加快档案信息更新速度，有助于提高档案资源使用效率，推动档案管信息化建设。

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