浅谈秘书在企业管理中的作用

张平

摘 要：秘书一词在我国的历史中较为久远，在新中国成立后由于社会经济方面工作的需要，秘书角色也进入了新的阶段，呈现出规范化与合理化的特点，在企业管理工作中发挥着越来越重要的作用。该文就秘书在企业管理中的作用作了简要阐述。

关键词：秘书 企业管理 作用

中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）04（c）-0176-02

秘书在我国党政机关中普遍存在，而在企业中这一职位同样具有重要性。随着社会发展，秘书已经从传统的接待、打字、端茶送水向综合方面发展，其职能也不断完善。在经济全球化的背景下，企业不断发展，管理工作日益复杂，管理者个人精力有限，需要秘书来分担其一部分工作，为自己提供相应辅助。同时，秘书也不再是工作人员与管理决策者二者之间的桥梁，而是决策人员的辅助。

1 企业秘书

企业秘书作为决策者的助手，需要熟悉业务，并且有一定的分析与判断能力。由于其职位的特殊性，秘书工作质量与企业发展有着直接关系，甚至影响到了企业长远发展。秘书的特性体现在两个方面：一是专业性。作为秘书要掌握企业制度，了解国家路线、方针、政策，以及经企业经营战略，并对市场进行预测。二是辅助性。主要包括了文字与业务工作。秘书工作是为领导工作作准备与铺垫的，只有当这些工作都做好了之后，领导管理工作才能更好地开展。而领导的决策与意图都需要秘书完善与落实，后续工作也要由秘书去完善与补充。秘书工作通常较为琐碎，是脑力劳动，秘书参与决策工作只是提供相应的信息，供领导做出相应的选择，最终的决策权在领导。

2 秘书在企业的角色定位

秘书作为领导身边最重要的工作人员，首先要发挥发好参谋助手的作用。在社会主义市场经体制不断完善过程中，对领导决策的科学性要求更高。传统决策方面，领导主要是依据个人管理工作经验对现实情况作出一定判断，并在此基础上进行决策。而当下市场变化情况非常快，单凭个人经验已经无法有效地应对市场变化。企业决策在向着科学决策与民主决策方面转变，秘书人员工作职能也在向着参谋方面变化。作为一个企业，各部门之间的协调是企业发展的基础，为了确保系统正常运行，领导与员工之间需要通过一定方式连接，秘书则正好发挥了作用。秘书通过文件传递与沟通，畅通上下级之间的渠道，强化彼此之间的联系，协调各部门之间的工作，密切了员工与领导之间的关系。秘书在工作中某些时候扮演的是沟通与合作的角色，在激烈的市场竞争中企业要想获得长远发展，就需要彼此间进行合作。合作是建立在利益基础上的，秘书的工作就是要做好双方合作的前期工作，通过与双方进行沟通，获得信任与认同，从而使双方都能获得利益。

3 秘书在企业管理工作中的作用

3.1 秘书在撰拟文稿中的作用

撰拟文稿是秘书一项重要的职责。该项工作从表面来看，是理解领导意图与思想，并将其转换为文字的过程，具有相当大的被动性。但是在实际工作过程中，不同环节都可以体现出秘书工作的创造性与主动性。秘书在文稿撰拟工作的作用可以总结为以下几个方面。

首先是双向交流。撰文的前提与基础是要准确理解领导意图，而要准确理解领导意图，需要在日常工作中熟悉领导工作思路。秘书人员和领导交流有直接与间接两种方式。前者是与领导就某些问题进行讨论，了解领导对该问题的想法。后者则主要是通过领导讲话与发言、领导主持的工作会议、总经理办公会、专题会议等，记录领导主要观点。在长期积累与练习过程中以就能较为准确地把握领导思路，在公文写作、工作报告撰写、领导讲话时，能够较为准确地传达领导意图。领会领导意图并不简单地只是倾听，而是一种双向交流关系。秘书人员要通过适当方式将自己的想法传递给领导，从而保证自己所领会的领导意图不存在偏差。双向交流的好处在于可以对某些模糊的想法进行归整与梳理，存在的错误则可以得到纠正。笔者自2011年至今，一直担任总经理秘书，共写工作报告10余份，从工作报告的起草、修改、定稿、执行，一丝不苟，积累了丰富的撰写经验。除此之外，秘书的作用还体现在专题调研工作中的参谋辅助，材料梳理工作中的协调作用。

3.2 秘书在企业目标管理工作中的作用

企业确定目标是建立在一定基础上的，秘书则是基础的建立者。企业目标制定关系到企业未来发展，目标要利于企业发展，同时又要符合企业实际情况。领导决策要具有科学性，科学性是建立在大量的资料之上的，资料收集与整理则是秘书完成。资料包括了企业所处的环境、受到市场需求影响情况、市场调查与预测、企业自身情况、同行业情况等等。领导在综合各方面信息的基础上才能进行科学合理的决策。秘书人员也是目标实施过程中重要的保障。在目标执行阶段总会存在多方面的问题，领导由于个人精力问题无暇顾及到每一个方面，秘书则可以在一定程度上完善与补充领导在决策后的后续工作，也就是在执行过程中的监督与沟通。在领导授权范围内开展检查工作，以促进目标落实，同时也能够及时将目标情况反馈给领导，便于下一步工作开展，并对于工作出现的偏差采取纠偏措施。秘书除了要检查目标执行情况，同时也需要关注到目标落实的均衡情况，避免影响到总体目标。检查过程中秘书可以促进信息沟通与交流。在对目标进行评价时，主要作用在于辅助领导开展工作总结，评价标准制定，资料整理与归档。由于评价标准是该项工作成果的依据，因此，秘书只有协助领导做好相关的标准，才能保证评价工作的效果。

3.3 秘书在企业危机中的作用

秘书工作就是要考虑到领导所没有考虑到的地方并适当提醒，企业在发展过程中危机是时刻存在的，作为秘书工作人员要强化危机意识，树立防范理念，并协助领导制定防范措施。

对于企业而言在危机发生时，首先要协助领导对危机作全面分析，包括了产生原因、发展趋势、影响范围、受影响程度、通过何种方式解决、信息发布渠道等等。企业在危机发生后，会受到不同的方面关注，包括了社会公众、媒体、受害者、对手等。秘书应该在领导支持下，协助相关部门迅速查清真相，及时发布消息，避免扩大社会影响，维护企业形象。很多时候，权威对于危机处理有很好的作用，企业要善于借助权威来处理危机，在善后事宜处理方面，企业要勇敢承担责任。

3.4 秘书在企业文化建设工作中的作用

企业文化建设主要包括了三个方面的内容：一是精神文化，二是制度文化，三是物质文化。企业文化对于企业的影响是巨大的。秘书在企业文化中的作用主要体现在，首先是标杆示范作用。领导在企业文化建设中发挥了领头作用，领导个人行为会对企业管理工作产生影响。但是由于领导与员工在职位方面存在差异，秘书作为领导的代言人，其活动在很大程度上反映了领导的价值取向。其次在于信息获取。秘书工作开展于企业活动的各个环节，因此能够获得各方面的信息，依据不同的信息，企业文化才能够实现变革与发展。第三，体现在内部协调方面。岗位特殊性决定了秘书在员工与领导之间的纽带与桥梁作用，企业形象需要企业文化来支撑，也需要企业员工的共同努力，在此过程中，秘书通过自身协调作用发挥，增强企业内部凝聚力，使企业文化得以深入人心。

4 秘书人员需要注意的方面

首先秘书要对自身有准确的定位，并且在不同的场合需要进行角色转换。秘书只是领导工作的协助人员，不要混淆了自身与领导的角色。其次要培养良好的意识，认清自我角色，认识自己的工作。再者是要不断提升把握能力，加强修养，提升素质，作为领导的代言人，在某些情况下代表的是领导，甚至是企业。最后，作为一名秘书，要有扎实的基本功。这是做为秘书最基本的，也是必备的条件。

5 结语

秘书在企业中的作用十分重要，作为秘书工作人员而言，要对自身有准确的定位，并不断提升自己，为企业发展做出自己的贡献。作为企业，要慎重选用人才，避免为企业发展带来不利影响。

参考文献

[1] 郭学利.秘書在企业媒体关系管理中的角色[J].现代营销：学苑版，2012（3）.

[2] 杨柳.浅谈秘书在企业中的作用[J].商业文化：下半月，2012（12）.