多人如何共同编辑一个表格文件

老万

Q：最近要周期性地收集和更新每个人的信息，目前只能采用比较原始的方法，就是群发电子邮件信息，搜集每个人的电子表格，然后手工填到一个电子表格中。这种做法实在是太低效了，还有什么更好的办法吗？

A：最好的方法当然是利用在线编辑的方式，对这个电子文档信息进行共同的编辑。好在现在无论是微软的办公软件还是国内金山的办公软件，都有协同办公的功能。如果用户使用的是其他办公软件的话，还可以使用腾讯最新推出的TIM客户端，通过它也可以在线进行编辑操作。

也可以将这个表格文件共享在局域网里面，用户填写完成以后主动上传到服务器里面。

将单调的数据加上图像信息

Q：在处理表格文件的时候，经常由于看到大量的数据而使人感觉头疼眼花，由于这些数据过于单调，所以有的时候还容易弄错。那么能不能将图形和数据进行有效的整合呢？

A：首先在Excel里面选中要处理的数据列表，点击“开始”标签中的“条件格式”按钮。接着在弹出的菜单里面选择“新建规则”按钮，然后在弹出的对话框里面选择“基于各自值设置所有单元格的格式”。最后在“格式样式”列表中选择“数据条”，點击“确定”按钮就可以了。

使用定位符号完整对齐上下文

Q：平时在编辑文档的时候，为了使上下文的内容更加整齐，我们往往会不停地按键盘中的空格键，可是有的时候明明看着已经对齐了，打印出来发现还是没有对齐。那么有没有更加可靠的方法来对齐上下文呢？

A：首先选中文档中的所有内容，接着按键盘上的Tab键，从而使文档编辑更加方便。接下来在编辑软件的标尺栏里面点击鼠标右键，从而设置一个对齐符号。这里需要多少对齐部分，就设置多少个对齐符号。设置完成以后将鼠标移动到每一行没对齐的句子前面，一个一个地按Tab键，就会使所有的内容成功地对齐了。

打印成虚拟文件的时候出错

Q：微软最新的操作系统里面自带了一个虚拟打印机的功能，这样就可以非常方便地将一些文件转换成PDF文件。以前我在使用这个功能的时候都好好的，可是不知道最近为什么这个功能老是出错而无法使用？

A：用户无论是进行真实的打印操作还是虚拟的打印操作，都和操作系统里面的打印服务相关，所以首先需要看看这个服务是否开启。按快捷键“Win+R”打开“运行”框，输入“Services.msc”后回车启动系统服务管理器。接下来找到一个名为“Print Spooler”的服务，在属性窗口中将该服务启动类型设置为“自动”即可。

Word 2010搜索特定词就死机

Q：我使用的办公软件是Wo rd 2010，通过它搜索一些特殊词汇的时候，就会出现软件假死甚至死机等情况。不知道这个问题是如何造成的，通过什么方法可以解决啊？

A：Word 2010这个版本出现这样的问题已经很多次了，直到现在微软也没有给出一个比较官方的说明。估计还是因为软件存在一定的缺陷而造成的，所以现在只能建议用户升级到其他版本的Word来解决这个问题。