大数据时代智慧城市建设中的档案工作

冯严 潘岩

（沈阳航空航天大学档案馆 沈阳 110136）

大数据时代智慧城市建设中的档案工作

冯严 潘岩

（沈阳航空航天大学档案馆 沈阳 110136）

首先从字面、研究层面、认知三个角度理解“智慧档案”，并加以图解。然后，分析数据、大数据和未来档案三者之间的关系。在此基础上，阐述了智慧城市建设中，智慧档案如何发展、大数据时代对目前档案工作所提出的新要求以及智慧档案馆建设过程可能遇到的难题。

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对于“智慧档案”这一档案学界新的研究领域，事实上，目前还没有十分明确、严格的定义，现在仅仅是一个理念式的概念。“智慧档案”理念的由来是从智慧城市的建设、发展以及要求而衍生出来的。本文试着从多角度理解“智慧档案”，并阐述大数据时代，智慧城市建设将如何助力档案工作。

一、基于不同角度的智慧档案

1.单从字面上看，智慧档案和智慧档案馆，现在还很难下一个很标准、明确的定义。从狭义上讲，档案和智慧档案是有区别的。也就是说，智慧档案中的“档案”并不是指每一份档案是智慧的，而是指管理档案的手段、方式、方法是一种智慧性的，是传统档案馆实体管理的智慧化。那么，从这个角度看，智慧档案是利用现代技术手段，对传统可公开档案进行数字化，经过数据分析、数据挖掘等大数据手段通过互联网传送到公共服务共享平台，可实现随时随地加以利用的数字档案。如图1：

图1 智慧档案的表述图解

2.从面上讲，智慧档案馆建设工作的研究层面：第一，关于信息层面的研究，也就是如何智慧地分析和管理现有档案。比如，面对海量且无需的档案信息资源时，可以通过数据挖掘技术发现数据中的隐性知识；跟踪用户的信息检索等活动并加以分析后，将用户最关心、最感兴趣的档案信息资源即时推送，进而大大提高档案馆的服务质量。第二，关于社会、设施层面的研究。就是跟城市建设、智能楼宇相互结合，运用智能化的设备、技术手段去管理现有档案。智能楼宇，一般指的是通过楼宇自控系统，采用先进的计算机控制技术、管理软件和节能系统程序，使建筑物机电或建筑群内的设备有条不紊、综合协调、科学地运行，从而达到有效地保证建筑物内有舒适的工作环境、实现节能、节省维护管理工作量和运行费用的目的[1]67-69。第三，关于信息共享平台的研究。目前，国内多数的档案信息管理系统都是满足于政府、企事业单位档案管理工作，而面向大众的系统或平台很少。智慧城市的建设要以满足人的需求为根本出发点，以实现人的发展为落脚点[2]50。所以，智慧档案馆需要提供开放的信息共享平台，目的是为公众提供优质、便捷的信息服务。公众可以通过各种手段获得共享的信息，就像现在可以通过手机得到很多信息，也包括在手机上获得相当的档案信息。

3.从认知角度讲，建设智慧档案，首先要树立大档案的概念。也就是说，必须放开思维、解放思想。过去，文书档案就是一些红头文件，之后随着档案工作不断拓展，每个部门开展的工作事务都是档案，包括行政管理、行政权力运行档案。社会发展过程当中，生成很多记忆，也都是档案。档案的目的就是为了利用，每个人在利用档案的时候都希望能够触手可及、随时想要得到所需求的信息资源，但都欲取之，必先予之。事先不予之，智慧不是想象来的，而是共同努力构建出来的，才能得到信息资源。因此，在信息资源建设上，智慧档案建设更重要的是探讨关于感知、互联、整合以及利用的问题。

二、数据、大数据和未来档案的关系

大数据，其实就是数据的集合，这些数据一直都客观存在，并不是伴随着信息化时代的到来而新产生的，只是从不同角度看所呈现的形式不同而已。从计算机人员看，这些数据就是0和1二进制码；从档案人员看，就是我们每天工作面对的档案；从老百姓看，可能就是一些个人的信息等等，这些都是数据。而大数据，从档案角度看，具有两个自身特征：第一，海量。即信息量、数据量特别大，数据源和数据维度高；第二，实时。即数据流动的速度特别快，也就是进出数据的速度特别快，实时性强。数据，对于智慧档案、智慧城市而言，它只是一个基础性工具。比如，档案库房的数据，也是相当庞大。但是库房中的馆藏数据，用大数据的理念来理解，它又是一个小数据。

要想达到智慧档案，作为小数据的馆藏档案，首先要达到数字档案。大数据是以数据和计算机为核心的一项系统工程，如果不能将馆藏资源转化为可识别的数字资源，那么档案馆建设与大数据也将无法接轨[3]67-68。因为只有利用现代技术、数字技术，才能很快、很好地把数字资源进行挖掘。比如，原来传统意义上的文书档案，发展到科技档案，再发展到权力运行档案，现在可以涉及家家户户，包括家庭档案，如果把家庭档案、个人档案、社会档案以及整个社会所有的数据融合到一个信息共享资源平台，通过大数据的积累，加以数据分析、数据整合、数据利用，就可以在方方面面、随时随地得到我们所需的信息资源。事实上，很多事情的结论都是经过数据分析得出的。数据越集中，数据挖掘的价值就越大，所得到结论的参考价值就越大，数据发挥的作用也就越大。所以说，大数据时代，独立的馆藏资料价值有限，但如果把所有馆藏数据集中到一个点上，再进行数据分析、数据挖掘，才会有可能产生更大价值的情报。

三、智慧城市的建设与智慧档案馆的发展

智慧档案馆是以运用新一代信息技术为基本手段,以全面感知、智能协同、深度融合为运行基本方式，以提高档案管理和服务效益为基本目标，以实现档案事业可持续发展和促进人的全面和谐发展为根本目标的档案信息化的高级形态，是未来档案馆发展的必然趋势[4]6-9。同时，智慧城市建设应当遵循几个基本原则：一是要少用能源多用信息；二是要多用信息少用管制；三是要多用信息多利民众[5]。所以说，大数据时代下，智慧城市建设和智慧档案馆的发展，二者之间并不是谁支撑谁，谁制约谁，传统档案是数字档案的根本，数字档案是智慧城市建设的重要基础，智慧城市建设的过程中必然产生很多具有保存价值的史料，是促进智慧档案馆发展的内在动力。因此，智慧档案和智慧城市之间，二者是密不可分的。

此外，在档案工作者看来，大数据一定会伴随着智慧档案的发展不断壮大，档案可以说是大数据的一部分，智慧档案馆会促进智慧城市的建设，反之，智慧城市建设也会作用于智慧档案的发展，智慧城市的发展会积累很多的智慧档案，为智慧城市保存更多具有保存价值的数据，城市记忆也会永久。

四、大数据时代对目前档案工作的新要求

1.要做好知识、技能储备。过去传统档案基本都是纸质的，现在可能有图像档案，将来可能还会有行为档案，也就是说，社会事务存在的方式在改变，留下的记忆形态也会改变。当社会形态发生变化的时候，新的档案工作任务也随之而来。所以，面对这种形势，作为档案工作者，要积极做好知识、技能储备。未来智慧档案馆发挥的作用，就是要把目前的基础数据如何让社会上更多的人、更多的企业去利用它，帮助我们去分析更多好的信息、好的数据，最终形成价值更大的档案，进一步回流到我们的平台上，再做以报存。

2.要搭建一个公共服务平台。目的是为了把更多的数据放到一个平台上。因为单个数据是没有价值的。比如说，某个人的个人信息对于本人可能是保密的，但对于其他人来讲却是没有用的。但是反过来，如果能够把一个社区的人群数据集中在一起，然后进行数据分析，这个社区老人有多少，小孩有多少，进而研究什么样的产品，推送什么样的产品，如果再了解到这些人的医疗数据，就会考虑给这些人推送什么样的健康产品。

3.要把纸质档案全部实现数字化。可以分步进行，先进行文件级目录，在此基础上，实现全部纸质馆藏全文数字化。

五、智慧档案馆建设过程中可能遇到的难题

对于我国目前档案工作实际情况，实现随时随地获取信息资源这样的目标面临最大的难题是档案鉴定问题。由于过去国家政治运动比较多，过去档案中存在大量隐私，还有一些没有开放的档案，实现全部档案数字化、全文检索、网上查询，首要前提是做好档案鉴定工作。明确哪些档案可公开、可供普遍利用，哪些档案不可公开，但由于档案鉴定量特别大，加之专业人力有限、经费有限、鉴定准确率等客观原因，全面实现由传统档案馆向数字档案馆转变需要相当长的一段时间，如果这个问题解决好了，随着人工智能化的发展，实现数字化档案馆向百姓提供档案利用的目标也就指日可待了。

[1]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案，2014（6）：67-69.

[2]王娟.基于城市特征需求的南京智慧城市建设模式分析[J].南京工程学院学报（社会科学版）,2014（9）：50.

[3]杨文刚.大数据背景下档案馆的建设研究[J].山西档案，2016（4）：67-68.

[4]莫家莉，史仕新，许杨.智慧档案馆顶层设计研究[J].浙江档案，2016（8）：6-9.

[5]智慧城市建设存在的问题及解决策略分析[EB/OL].[2016-05-24]. http://blog.sina.com.cn/s/blog_4e8b3bb30102wsux.htm l.

ArchivalWork in the Construction of Smart City in the Age of Big Data

Feng Yan,Pan Yan

(Archives of Shenyang Aerospace University,Shenyang 110136,China)

Firstly, this paper understands and illustrates smart archives from three angles of literal meaning, research level and cognition. Secondly, the relationship between data, big data and future archives is analyzed. On the above basis, this paper expounds how to develop smart archives in the construction of smart city, new requirements for present archival work in the age of big data and problems that may be encountered in the process of smart archives construction.

mart archives; data; big data; smart city

冯严，沈阳航空航天大学档案馆馆员，科长，研究方向为档案管理与信息资源管理。

G270.7

A

2017-01-14