浅谈企业采购内控管理要点及控制策略

赖兰燕

摘 要：采购业务是企业生产经营的重要组成部分，也是企业成本控制的关键环节。该文在分析企业采购业务中存在的问题的基础上，对企业采购业务的内控管理要点进行了阐述，认为只有加强采购流程重点环节的内控管理，才能有效的提升企业采购业务的运作效率与管理水平。

关键词：采购内控 采购管理 企业内控

中图分类号：F123 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）05（a）-0125-02

采购是企业生产经营活动开展的最前端，也是源头所在，对于企业来说，尤其是制造型企业来说，采购成本往往占据总成本结构中的较大比例，因此，采购环节历来是企业成本控制的关键环节。采购流程虽然并不复杂，但每个环节都是环环相扣，牵一发而动全身，从采购计划的制定、供应商的选择到采购定价、采购方式、合同签订、验收及付款等，任何一个环节出现问题，企业都将面临巨大的资金风险与成本危机。基于此，在企业采购业务中引入内控管理理念，将严格的内控管理制度运用于采购业务的全过程，可以有效的优化企业的采购流程、降低企业的采购成本及预防采购风险，对企业的可持续发展来说是至关重要的。该文将对企业的采购业务内控管理要点进行分析研究并对其控制策略进行探讨。

1 企业采购业务中存在的问题

企业采购业务主要是指企业在购买物资或是授受劳务过程中产生的一系列相关活动。采购业务看似简单，但其流程中每一个环节都蕴藏着巨大的风险。在实践中有些企业虽也重视采购业务，但在管理上还会存在一些问题，这些问题主要包括：一是采购需求或是请购申请编制不合理；二是供应商选择不当或是供应商备案制度不完善；三是采购合同或是协议订立不当；四是采购定价不合理；五是付款流程不当。这五个方面的问题是企业在采购业务中较为常见的问题，也是企业采购流程中的关键环节。

采购需求或是请购申请制度不合理，将会在很大程度上影响企业的采购计划，并使企业的库存量高企及资金被占用，进而影响企业正常的生产经营活动；供应商选择不当主要表现为企业没有建立完善的供应商备案制度，没有对供应商的市场信用、资质等进行严格的审查，使得企业的采购风险加大；采购定价不合理是指企业在没有经过详细的市场调研的情况下，盲目的确定所采购物资的价格，使得企业的采购成本增加；采购合同签订不当主要表现为企业的风险防范意识与法律意识不足，在签订合同时没有认真审核相关条款，致使在发生纠纷时企业的正当权益受到损害；付款流程不当多表现为企业在没有对所采购物资的质量、完整性等进行详细检验的情况下将货款付出，这种付款流程不当容易使企业的采购风险进一步扩大或增加，在物资采购发生问题时不能将风险控制在最小的范围内。

2 企业采购内控管理要点

企业采购业务的内控管理要点与企业采购业务流程的关键环节基本一致，也是企业采购管理中容易出现问题的地方。加强企业采购业务的内控管理，需要在采购业务的关键环节下工夫，要重新审视现有采购流程的合理性，要本着规避风险、降低成本、高效采购的原则来进行。具体来说，企业采购业务内控管理的要点主要有几下几点。

2.1 完善采购申请制度并统筹采购计划

采购需求与采购计划是采购业务的基础部分，采购申请制度不完善，没有采购计划或是采购计划不合理，都会为之后的采购环节造成影响，进而影响企业的生产经营活动，不是造成企业库存高企、资金占用，就是造成物资供应滞后，影响企业的正常生产。因此，采购内控的要点之一就是要建立完善的采购申请制度并统筹安排采购计划。具体来说，一是企业生产各部门要结合生产实际需求，准确、及时的进行采购需求申请；二是采购管理部门要结合企业生产实际、物资库存及采购情况，统筹安排采购计划，在满足采购需求的前提下兼顾低成本策略及资金使用效率；三是采购管理部门要严格审核采购需求申请的准确性、合理性，要赋予一定的审批权限；四是采购计划的制定应纳入企业预算管理体系，以确保采购计划的执行得到有效的保障。

2.2 建立健全供应商管理制度

供应商的选择是采购业务的核心管理要点之一，关系到采购物资的质量、物资供应的效率以及成本支出等诸多方面，供应商若选择不当，不但对企业的生产经营具有重大的影响，而且会对企业的资金、成本等造成损失，容易出现舞弊行为。因此，加强对供应商的管理，建立健全供应商管理制度，对供应商进行科学的评估、调研、审查是企业采购内控管理的要点。具体来说，一是要在供应商的选择上建立科学的评估与准入机制，要对备选供应商的各项资质、生产经营状况、企业信誉等进行严格的评估审查，只有符合企业制定的相关指标，才能与之建立合作关系；二是企业的物资采购应通过招投标的方式来进行，只有进入企业供应商名录的供应商才能参与投标，优胜劣汰、公平竞争，一方面可以确保优质的供应商成为企业的合作伙伴，一方面也可以有效避免采购业务中徇私舞弊现象的发生；三是要建立科学的供应商评价机制，对供应商在采购业务过程中的表现进行评估，包括产品合格率、供应效率、价格执行率以及其他考核指标，通过淘汰制来确保供应商的优质。

2.3 建立科学的采购定价机制

采购价格是采购业务中的关键部分，对企业的采购成本及资金使用具有较大的影响。 “高性价比”采购是企业采购部门孜孜不倦追求的永恒目标，只有建立科学的采购定价机制，才能有效避免企业在采购过程中的不合理定价，才能确保企业的采购价格是具有“高性价比”的。具体来说，一是要选择与企业实际情况相符合的科学合理的定价方法，采购定价的方法有很多，如长期协议定价法、招标定价法、动态竞价采购等，但无论是哪一种方法，只有适合的才是最发孤，企业在选擇时要根据自身的实际情况来综合考量，避免盲目定价；二是企业应建立系统的采购价格数据库，应设立专人对企业所需采购的大宗物资进行市场价格跟踪分析，结合相关定价方法确定采购的最终执行价格；三是采购定价部门之外应设立监督审查机构，以确保采购定价的公平、公正及透明。

2.4 加强采购合同的管理与控制

采购合同或框架协议的订立意味着企业与供应商在物资采购价格、交易方式、付款方式等方面就权利与义务达成了一致，后期的实物交易需要以此为依据，具有法律效力。若采购合同订立不當或是条款不明确，则有可能在后续的交易中产生合同纠纷，企业的合法权益就有可能受到损失。因此，加强对采购合同的管理与控制，是企业规避采购风险的重要方面。具体来说，一是在合同订立前要确保供应商的资质及市场信誉良好，合同的范本要详尽，要明确双方的权利与义务，对于违约责任尤其要明确；二是合同的订立要本着自愿、公平的原则，双方的谈判基础应以双赢为目标，条款要细化，责任要明确，在签署前要经过法务的审查；三是在合同执行过程中，要进行有效的监控，确保采购交易按合同规定执行。

2.5 完善采购结算和付款流程，加强采购应付账款管理

采购结算与付款是采购业务的终端环节，也是重要的关键环节。在此环节上，企业应完善审核流程，只有在物资采购的实物交易与合同规定无误后，才可以按合同约定的形式向供应商支付货款。付款流程及应付账款管理不当对企业财务管理、资金管理以及企业信用等方面均有较大影响。具体的来说，企业财务部门应严格审查各项原始凭证的真实性、合法性和有效性，一旦发现异常，及时与供应商沟通解决或拒结货款；二是合理选择付款方式，严格遵循合同条款约定；三是应付账款及预付账款的账务处理应准确、及时，应定期与供应商核对往来款项余额，防止错付现象的发生。

3 结语

采购业务作为企业生产经营的重要组成部分，其管理的成败在一定程度上决定着企业的市场竞争能力。在采购业务上加强内控管理，企业需要明确管理与控制的要点、重点与难点，只有在采购关键环节加强内部管理与控制，才能有效的提升采购业务的运作效率，确保采购流程的顺畅，从而为企业稳定健康发展打下坚实的基础。

参考文献

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